Sistem eFaktura 

Sistem eFaktura (SEF)

Potrebna podešavanja u SEF-u

U SEF-u je potrebno kreirati barem osnovni korisnički nalog za svaku firmu (svaku bazu podataka različitih pravnih lica) za koju želite da koristite servis za SEF. Za kreiranje naloga i sva ostala podešavanja (e-mail adrese za slanje obaveštenja o prispelim fakturama, ostale podatke o firmi itd) pogledajte uputstvo SEF-a.

Prijavom preko administratorskog naloga svake firme na portalu SEF, u sekciji Podešavanja --> API menadžment --> Ključ za autentifikaciju, potrebno je generisati ključ za programski pristup SEF-u i uključiti "API status" na "Aktivno".

Potrebna podešavanja u programu Administrator

U glavnom panelu za administraciju B2B servisa, za svaku bazu podataka (bira se sa leve strane), potrebno je u padajućoj listi na vrhu prozora izabrati servis "eFaktura Srbija" i uključiti polje "Koristi se".

Za razliku od servisa Moj eRačun, programski interfejs (API) SEF-a ne koristi pojedinačne korisničke naloge, nego samo ključ za autentifikaciju firme (objašnjen u daljem tekstu). Korisnički nalozi koji se dodeljuju u samom SEF-u služe samo za interaktivni pristup portalu SEF. Ipak, zbog konzistentnosti rada sa B2B servisima u Calculusu, potrebno je definisati barem jednog korisnika servisa, pri čemu se kolone "Lozinka" i "Korisnik ID" ne popunjavaju. Uključivanjem polja "Podrazumevani" dozvoljavate svim korisnicima Calculusa da koriste ovaj servis.

Uključivanjem polja za potvrdu "Operacija Pošalji samo kreira dokument" određuje se da operacija slanja dokumenata u servis samo kreira dokument na lokalnom disku (npr. XML ili PDF datoteku), ali ga ne šalje u servis.

Ova opcija je prvenstveno namenjena za korisnike koji izaberu informacionog posrednika za slanje faktura u SEF, a u slučaju kada Calculus nije integrisan sa servisom tog posrednika. Calculus će tako pripremiti XML datoteke faktura na lokalnom disku, a korisnik kasnije te XML datoteke na određeni način dostavlja svom posredniku.

Opcija može da se koristi i za privremeno testiranje kreiranih datoteka, kada je iz nekih razloga potrebno proveriti detalje generisanih datoteka bez slanja u servis.

Datoteke za slanje u SEF se kreiraju u podfolderu "IzlazniRacun\Posalji\Zavrseno" unutar glavnog lokalnog direktorijuma "Lokalni dir." definisanog u glavnom panelu servisa. Datoteke se uvek kreiraju u ovom podfolderu, bez obzira da li je slanje dokumenata uključeno ili isključeno. Preuzete datoteke iz SEF-a čuvaju se u podfolderu UlazniRacun\Preuzmi\Zavrseno.

Naknadne operacije nad poslatim dokumentima čuvaju datoteke i u podfolderu IzlazniRacun\PreuzmiOveren\Zavrseno.

Posle snimanja izmena, dugmetom "Parametri firme i komitenata" otvorite prozor prikazan na slici i u polje "ID firme u servisu" iskopirajte ključ za autentifikaciju kojeg ste generisali u SEF-u za tu firmu.

Potrebna podešavanja u bazi podataka

Analitike

Ako u SEF šaljete dokumente vezane za javne nabavke, neophodno je da na svakom takvom dokumentu unesete analitiku koja predstavlja javnu nabavku. Za javne nabavke je neophodno da se kreira posebna slobodna vrsta analitike, koju možete da nazovete "Javna nabavka", "Tender" i sl, a na kojoj je potrebno uključiti kolonu "JN". U nazivima analitika te vrste treba unositi brojeve javnih nabavki. Ukoliko šaljete dokument za čiju javnu nabavku nije nosilac kupac tog dokumenta, nego neko treće lice, uz tu analitiku treba da definišete i komitenta koji je noslac javne nabavke, a taj komitent mora imati definisanu šifru budžetskog korisnika.

SEF omogućava i slanje broja okvirnog sporazuma, ali je za broj okvirnog sporazuma i broj javne nabavke predvideo isto polje u XML datoteci, pa nije moguće poslati oba podatka, nego ili jedan ili drugi. Ako želite da pošaljete broj okvirnog sporazuma, te brojeve takođe možete uneti kao analitike u navedenoj vrsti analitike za javne nabavke. Posle toga, u fakturi, umesto analitike sa brojem javne nabavke, unosite analitiku sa brojem okvirnog sporazuma.

Organizaciona struktura i komitenti

Ako je vaše preduzeće korisnik javnih sredstava (budžetski korisnik), potrebno je u organizacionoj strukturi za firmu uneti petocifrenu šifru korisnika javnih sredstava u polje "Budžetski korisnik".

Za sve komitente korisnike javnih sredstava (budžetske korisnike), potrebno je uneti petocifrenu šifru korisnika javnih sredstava u polje "Šifra budžetskog korisnika".

Iako je najavljeno da se Centralni registar faktura (CRF) ukida uvođenjem SEF, sistem eFaktura automatski registruje fakture budžetskih korisnika u CRF-u, a na portalu SEF mogu se videti identifikatori i statusi faktura u CRF-u.

Na komitentima u polju "UBL format" možete izabrati specijalan UBL (XML) format kojeg taj kupac zahteva kod slanja dokumenata. Detaljno uputstvo možete naći stranici Specijalni UBL formati.

Vrste dokumenata

Na vrstama dokumenata za tip dokumenta "Faktura", "Profaktura", "Ponuda", "Faktura-povrat" i "Knjižna odobrenja kupcu" potvrdite opciju "Ide u SEF:" i to samo na onim vrstama dokumenata koje šaljete na SEF. Podrazumevano je NE, tako da je potrebno da postavite sami na DA samo za one vrste dokumenata koje šaljete na SEF. Na primer, ako na SEF šaljete vrstu fakture "Faktura gotovih proizvoda", potrebno je da iz glavnog menija programa Trgovina birate stavku menija "Osnovni podaci - Vrste dokumenata" i za tip dokumenta Faktura izlistate sve njene vrste, selektujete vrstu fakture "Faktura gotovih proizvoda" i potvrdite polje "Ide u SEF:" u listiću "Vrsta" i snimite promenu, slika ispod.

SEF - Knjižna odobrenja i zaduženja

U prozoru za vrste dokumenata (za tipove dokumenata faktura i knjižno pismo kupcu) dodato je polje "Podtip", sa vrednostima "Faktura", "Knjižno odobrenje" i "Knjižno zaduženje".

Podrazumevana vrednost je "Faktura", a na svim vrstama dokumenata koje predstavljaju knjižno odobrenje ili zaduženje neophodno je da podesite odgovarajući podtip, bez obzira na to da li je to vrsta dokumenta tipa "Knjižno pismo kupcu" (koristi se u trgovini za odobrenja i zaduženja po pojedinim stavkama/artiklima fakture) ili tipa "Faktura" (koristi se u trgovini za odobrenja i zaduženja po pojedinim stavkama usluga fakture gde je ta vrsta dokumenta dostupna u programu Trgovina u prozoru "Fakture", i u finansijskoj operativi za finansijska odobrenja i zaduženja).

Ova oznaka je bitna zbog SEF, gde se odobrenja i zaduženja tretiraju na drugačiji način od faktura, a bez odgovarajuće podešenog podtipa Calculus ne može jednoznačno da odredi da li neka faktura u finansijskoj operativi ili knjižno pismo u trgovini predstavlja fakturu, odobrenje ili zaduženje.

Za kreiranje knjižnih odobrenja i zaduženja po stavkama fakture gde je ta vrsta dokumenta dostupna u programu Trgovina u prozoru "Fakture" pogledajte uputstvo Knjižna pisma iz Faktura. Za slanje knjižnih pisama po stavkama fakture u SEF, koristie B2B tip dokumenta "Knjižno pismo faktura", koji je dostupan u prozoru "B2B pregled dokumenata" i u "B2B filteru".

Dažbine - Propisi

SEF zahteva da se kod svih prometa osim standardne PDV kategorije (oporezivi promet sa opštom ili posebnom stopom), u elektronskoj fakturi dodeli šifra razloga oslobođenja. Da bismo omogućili izbor šifre razloga oslobođenja, u prozoru "Propisi", koji se otvara dugmetom "Propisi" iz prozora za dažbine, u članovima propisa je dodata kolona "Šifra SEF" (šifra u sistemu elektronskih faktura). Detaljnije objašnjenje za ove šifre možete naći u uputstvu za prozor "Propisi".

Zbog ovog pravila, neophodno je da svaku tarifu koja pripada navedenim kategorijama povežete sa odgovarajućim članom propisa, jer je to jedini način da se odredi šifra razloga oslobođenja. Te tarife se moraju koristiti u stavkama faktura, bez obzira na izabrani tip prometa na fakturi, jer se iz tipa prometa ne može odrediti tačna šifra razloga oslobođenja.

Za svaki od razloga oslobođenja koji koristite potrebno je da definišete posebnu tarifu i da je povežete sa odgovarajućim članom propisa, a PDV redosled treba izabrati prema smi sl. prometa i potrebama PDV evidencije u obrascu PO PDV. U fakturama na svakoj stavci koja ne pripada standardnoj PDV kategoriji morate da dodelite odgovarajuću tarifu (nije dovoljno da na fakturi samo izaberete odgovarajući tip prometa). U suprotnom, Calculus neće moći da odredi odgovarajuću šifru PDV oslobođenja za SEF.

Za PDV kategorije N (Promet bez naknade) i SS (Posebni postupci oporezivanja) u Calculusu ne postoje odgovarajući PDV redosledi na tarifama, već se koriste posebni tipovi prometa i kategorije POPDV. Takve fakture u trgovini se ionako ne koriste za evidenciju PDV i na njima se ne unosi poreski period, a za PDV evidenciju i iskazivanje u obrascima PO PDV i PP PDV kreiraju se posebni interni obračuni PDV u KIF-u. Međutim, i za ove PDV kategorije je neophodno da kreirate odgovarajuće tarife i povežete ih sa odgovarajućim članovima propisa, a PDV redosled takođe treba izabrati prema smi sl. prometa i potrebama PDV evidencije u obrascu PO PDV, uz stopu 0%.

SEF, odnosno UBL 2.1 standard za elektronske fakture, dozvoljava samo jedan razlog oslobođenja unutar svake PDV kategorije, pa ovo predstavlja dodatno ograničenje. Dakle, na jednoj fakturi sve stavke koje pripadaju istoj PDV kategoriji moraju imati isti razlog oslobođenja (po istom članu, stavu i tački Zakona o PDV). Ako imate stavke sa različitim razlozima oslobođenja unutar iste PDV kategorije, morate kreirati više faktura, svaku sa svojim razlogom oslobođenja.

SEF je u avgustu 2024. uveo razdvajanje PDV kategorije AE na na kategorije AE10 (posebna stopa) i AE20 (opšta stopa). U članovima propisa smo, radi jednostavnosti, zadržali kategoriju SEF-a "Oporezivi promet dužnik je kupac (AE)", odnosno nismo je razdvajali posebno na kategorije AE10 i AE20. Calculus kod slanja dokumenata u SEF i preuzimanja iz SEF-a, automatski interno određuje kategorije AE10 i AE20 na osnovu dodeljenog PDV redosleda u tarifama.

Lice za kontakt kod slanja dokumenata

Calculus u XML svakog dokumenta poslatog u SEF upisuje podatke lica za kontakt u vašoj firmi (ime i prezime, telefon i e-mail). Podrazumevano se šalju podaci lica koje je prijavljeno u bazu podataka u trenutku slanja dokumenta u SEF, ako je to korisničko ime povezano sa nekim radnikom u firmi. Ako korisničko ime nije povezano sa radnikom ili na radniku nije upisan telefon ili e-mail, uzima se telefon i e-mail sa same firme iz organizacione strukture.
Ovaj podrazumevani kontakt možete izmeniti podešavanjima u prozoru "Opcije programa", kartica "Zaštita", opcije "B2B kontakt za finansijske dokumente".

Opcijom "Podrazumevani kontakt" možete odrediti jednog radnika u firmi, koji će biti lice za kontakt za sve dokumente.
Opcijom "Sa dokumenta" možete odrediti da se lice za kontakt uzima sa svakog pojedinačnog dokumenta iz polja Agent, Poslao ili Kontrolisao. Ako je izabrana opcija "Nijedan" (podrazumevano), onda se ne uzimaju u obzir podaci lica sa dokumenata. Polja Agent, Poslao i Kontrolisao možete da inicijalizujete na vrstama daokumenata, tako da se za određenu vrstu dokumenta kod unosa novog dokumenta to lice automatski upisuje na dokument.

Prioritet određivanja lica za kontakt je sledeći:

• Ako je u opciji "Sa dokumenta" izabrana opcija Agent, Poslao ili Kontrolisao, uzima se to lice sa dokumenta.
• Ako na dokumentu nije uneto lice podešeno opcijom "Sa dokumenta" ili je u toj opciji podešeno "Nijedan", uzima se lice uneto u opciji "Podrazumevani kontakt".
• Ako nije definisano lice u opciji "Podrazumevani kontakt", onda se uzimaju podaci lica koje je prijavljeno u bazu podataka ili telefon i e-mail sa firme (već opisani podrazumevani postupak).

Artikli i jedinice mera

U stavkama dokumenata servisa koriste se UN/ECE kodovi za jedinice mera - pogledajte Tabelu UNECE oznaka. U prozoru za jedinice mera je dodata kolona "UNECE code" i popunjena je za sve standardne jedinice instalirane u Calculusu, pogledajte poglavlje Jedinice mera. Ako ste sami definisali druge jedinice mera, morate ih dopuniti UN/ECE kodovima.
Barkod (GTIN/EAN kod) artikla nije obavezan, ali je poželjno da bude definisan.

U polje za naziv artikla u XML-u za SEF, popunjava se podatak iz polja "Tekst na štampi" iz stavke dokumenta (ovde se podrazumevano nalazi naziv artikla). Ako je to polje prazno, popunjava se naziv artikla. U Calculusu su i dužina naziva artikla i "Tekst na štampi" ograničeni na 200 znakova, a za duže opise se na štampama u Calculusu koristi opis iz artikla ili napomena na stavci dokumenta. U XML-u SEF-a je u polju za naziv artikla dozvoljen unos do 2000 znakova, a postoji i posebno polje "Description", predviđeno za dodatni opis artikla, odnosno opis stavke dokumenta. Međutim, polje "Description" SEF ne prikazuje u svom PDF-u, pa ono ne može da se koristi za prikaz dužih opisa artikala u PDF-u, nego samo za eventualnu automatizovanu razmenu dokumenata između dva ERP softvera.
Zbog toga smo u prozoru "Opcije programa" - kartica "Detalji dokumenata i pregleda" - sekcija "Prodajni dokumenti", uveli polje "Napomena stavke kod slanja u SEF" (na slici) sa sledećim opcijama:

• Ne koristi se - napomena stavke se ne upisuje u XML (podrazumevana opcija)
• Upisuje se u "Description" - napomena stavke se upisuje u XML polje "Description", ali se ne prikazuje u PDF-u kojeg generiše SEF
• Dodaje se na naziv artikla - napomena stavke se u XML-u dodaje na naziv artikla
• Zamenjuje naziv artikla - napomena stavke se u XML upisuje umesto naziva artikla; ako je napomena stavke prazna, koristi se podrazumevani način: upisuje se "Tekst na štampi", odnosn naziv artikla

Opcijom "Povući opis artikla/usluge u stavku" u kartici "Dokumenti" možete dodatno podesiti da se, ako duže opise unosite na samim artiklima, kod unosa stavki fakture ovi opisi automatski prepišu u napomenu stavke dokumenta, pa će samim tim biti poslati i u SEF prema izabranoj opciji u polju "Napomena stavke kod slanja u SEF".

Unos dokumenata

Dodatna polja u fakturama

Zbog zahteva SEF-a uvedena su nova polja u dokumentima:

• datum poreske obaveze, rešenje o poreskom oslobođenju, broj ugovora i porudžbenica kupca:
  u trgovini u prodajnim dokumentima (kartica "Ostalo") i u finansijskoj operativi u knjigama izlaznih i ulaznih faktura (kartica "Dokument")
• fakturisani period, UBL šifra načina plaćanja i šifra objekta fakturisanja:
  u trgovini u prodajnim dokumentima ("Detalji isporuke") i u finansijskoj operativi u knjigama izlaznih i ulaznih faktura (kartica "Ostalo")
• Podtip internog obračuna PDV, Osnov odabira, Broj povezanog dokumenta, U poreskom sistemu, Osnov za avansno plaćanje, polja čiji naziv počinje sa "Opis prom. ...":
  U finansijskoj operativi u knjigama izlaznih i ulaznih faktura (kartica "Ostalo")
• Vid dokumenta u knjigama izlaznih i ulaznih faktura i Period EPP u knjizi ulaznih faktura (kartica "Dokument")

U SEF-u je obavezan podatak datum poreske obaveze (datum prometa ili datum izdavanja fakture) prema članu 16 Zakona o PDV. U polju "Poreska obaveza" podrazumevano je postavljen datum prometa, što je najčešći slučaj. Datum izdavanja se postavlja samo u izuzetnim slučajevima iz člana 5 stav 3 tačka 1 Zakona o PDV.

U avgustu 2024. od verzije SEF-a 3.8 uvedena su nova pravila za popunjavanje datuma poreske obaveze:

1. Za fakture, avansne račune i knjižna zaduženja u SEF-u je uvedena nova opcija "Ne nastaje obaveza obračuna PDV", koja se primenjuje ako izdavalac dokumenta nije poreski dužnik, ako je promet oslobođen PDV i sl. U Calculusu ne postoji ovakva opcija, jer se polje "Poreska obaveza" koristi i za određivanje datuma kurseva i knjiženja u glavnu knjigu, pa je u tom polju uvek neophodno izabrati odgovarajući datum. Ali program ovu opciju automatski prosleđuje u XML-u kod slanja dokumenata u SEF, ako dokument ne sadrži nijednu stavku sa poreskom kategorijom S (oporezivi promet).
2. U SEF-u su u fakturama opcije za datum izdavanja i datum plaćanja promenjene u "Član 16. tačka 2a) ZPDV" i "Član 36a ZPDV", u avansnim računima je opcija za datum plaćanja promenjena u "Datum avansa", a u knjižnim zaduženjima su opcije za datum izdavanja i datum prometa promenjene u "Datum izdavanja - zaračunavanje troškova" i "Datum povećanja - ugovor".
   Ovi nazivi su izmenjeni samo u korisničkom interfejsu SEF-a, dok se u XML-u i dalje koriste standardne dosadašnje oznake. Zbog toga, kao i zbog konzistentnosti unutar programa, Calculus je zadržao stare nazive "Datum prometa", "Datum izdavanja" i "Datum plaćanja", ali ih kod slanja u SEF automatski prosleđuje u odgovarajućem obliku.
3. Opcija za datum plaćanja ("Član 36a ZPDV") na fakturi je nova, jer su do sada u fakturama mogli da se koriste samo datum prometa i datum izdavanja. Kao datum plaćanja se u SEF prosleđuje datum valute plaćanja iz fakture.
4. Opcija za datum prometa ("Datum povećanja - ugovor") u knjižnim zaduženjima je nova, jer je do sada u zaduženjima mogao da se koristi samo datum izdavanja. Uz opciju za datum prometa ("Datum povećanja - ugovor"), neophodno je u polju "Datum prometa" navesti odgovarajući datum, koji se sada prosleđuje u SEF.
5. Kod knjižnih odobrenja se datum poreske obaveze u SEF-u ne koristi, a u Calculusu se i dalje podrazumevano koristi datum izdavanja.

U slučaju da se u fakturi pojavljuje promet oslobođen PDV (prema članovima 24 i 25 Zakona o PDV), SEF zahteva da se u fakturi prosledi broj rešenja o poreskom oslobođenju. Ako posedujete takvo rešenje, treba da ga unesete u polje "Rešenje o por.osl.". Ako nemate takvo rešenje, Calculus će u odgovarajućem polju elektronske fakture automatski proslediti tekstualni opis razloga oslobođenja.

Za popunjavanje broja ugovora i broja porudžbenice kupca u elektronskoj fakturi, koriste se polja "Broj ugovora" i "Porudžb.kupca" u fakturama. Kada se dokument šalje budžetskom korisniku obavezan je ili broj ugovora ili broj porudžbenice kupca.
Ako u Calculusu koristite dokumente "Ugovor sa kupcem" i povezujete fakture sa ovim ugovorima preko standardnog polja "Ugovor" ili ih kreirate automatski iz ugovora, uzimaju se u obzir i polja "Ugovor kupca" i "Porudžb.kupca" sa samog ugovora. Na sličan način, ako u Calculusu koristite dokumente "Zahtev komitenta" i kreirate fakture automatski iz zahteva, uzimaju se u obzir i polja "Ugovor" i "Zahtev poručioca" sa samog zahteva.
Pošto se u Calculusu ugovori sa kupcem koriste na dva načina kao stvarni ugovori ili samo kao evidencija porudžbenice kupca, koriste se različita pravila. Zahtev komitenta nikada ne može predstavljati ugovor, jer on sam po sebi predstavlja evidenciju pordužbenice kupca.
Ako su polja "Broj ugovora" i/ili "Porudžb.kupca" popunjena na fakturi, ugovor i zahtev se ne gledaju.
Ako polja "Broj ugovora" i/ili "Porudžb.kupca" nisu popunjena na fakturi, primenjuju se sledeća pravila:

• Ako je faktura nastala iz zahteva komitenta, uzimaju se polja "Ugovor" i/ili "Zahtev poručioca" sa zahteva.
• Ako je faktura povezana sa ugovorom u Calculusu (bilo ručno, bilo automatskim kreiranjem):
• Ako na ugovoru u Calculusu unesete broj porudžbenice kupca, a ne unesete broj ugovora kupca, onda se smatra da taj ugovor predstavlja samo evidenciju porudžbenice (ne predstavlja stvarni ugovor), pa se broj samog ugovora u Calculusu ne upisuje u elektronsku fakturu. Ako polje "Porudžb.kupca" nije popunjeno na fakturi, onda se uzima broj iz istog polja iz ugovora.
• Ako ugovor u Calculusu predstavlja stvarni ugovor sa kupcem, i broj tog ugovora u Calculusu je zaista broj ugovora kojeg ste sklopili sa kupcem, polje "Ugovor kupca" ne treba koristiti, pa će se uzimati broj samog ugovora u Calculusu.
• Ako ugovor u Calculusu predstavlja ugovor, ali sa kupcem imate sklopljen ugovor pod nekim drugim brojem, onda u polje "Ugovor kupca" na ugovoru u Calculusu treba da unesete taj broj.

Kod automatskog kreiranja faktura iz ugovora i zahteva, polja "Ugovor kupca" i "Porudžb.kupca" se prepisuju na fakturu.

Fakturisani period omogućava slanje knjižnih odobrenja i zaduženja za određeni period u SEF. Knjižno odobrenje ili zaduženje može da bude ili povezano sa jednom fakturom na koju se odnosi ili da ima unet fakturisani period, ali ne oboje istovremeno. Fakturisani period može da se unese i na drugim dokumentima osim odobrenja i zaduženja (npr. na fakturi kojom se fakturiše period nekog zakupa i sl).

UBL šifra načina plaćanja je obavezan element XML-a. Calculus podrazumevano u XML upisuje šifru 30 (plaćanje na tekući račun), a samo ako kupcu želite da naznačite drugačiji način plaćanja, možete uneti odgovarajuću šifru. Ovu šifru možete uneti kao inicijalnu vrednost na vrstama dokumenata i na pojedinim komitentima, tako da se kod kreiranja fakture određene vrste ili za određenog komitenta ovo polje odmah inicijalizuje tom vrednošću, pri čemu komitent ima prioritet nad vrstom dokumenta.

Ukoliko koristite softverske aplikacije drugih proizvođača, koje od ranije pristupaju Calculus bazi podataka i u njoj kreiraju dokumente, treba da proverite da li se neki od ovih podataka (npr. broj porudžbenice kupca) upisuje u neko drugo polje u dokumentima (npr. Eksterni dokument i sl). U tom slučaju treba uskladiti i te aplikacije sa ovim zahtevima. Slično je i ako od ranije ručno unosite ovakve podatke u druga polja, pa od sada treba da ih unosite u ova namenski predviđena nova polja.

Polje "Šifra objekta fakturisanja" u SEF-u će biti vidljiva u polju "Šifra objekta". Koristi se za različite namene, npr. šifra brojila, šifra vodomera i sl. ili posebne oznake koje Vam pojedini kupci traže u XML-u u polju BT-18 (npr. RFZO traži da se ovde upiše tzv. KPP - kategorija poslovne promene).

Polja "Podtip internog obračuna PDV" i "Osnov odabira" su vidljiva samo u internim obračunima PDV (na vrsti dokumenta je u polju "Tip zaduženja" izabran "Interni obračun PDV") i namenjena su samo za slanje u evidenciju PDV. SEF deli interne obračune PDV na dva podtipa: "Interni račun za promet stranih lica" i "Drugi interni obračun", a u Calculusu je podrazumevana vrednost "Drugi interni obračun". SEF zahteva da se u internim obračunima PDV odredi i "Osnov odabira" (na šta se odnosi taj obračun), koji može da bude "Promet" ili "Avans", a u Calculusu je podrazumevana vrednost "Promet".

Pored podtipova "Interni račun za promet stranih lica" i "Drugi interni obračun", naknadno su dodati i podtipovi "Faktura", "Avansni račun", "Knjižno zaduženje" i "Knjižno odobrenje", koji se koriste samo za pojedinačnu evidenciju PDV za dokument koji nije izdat u roku za podnošenje poreske prijave za određeni poreski period. Detaljan opis evidentiranja takvog dokumenta opisan je u uputstvu za zbirnu evidenciju PDV.

Polje "Broj dokumenta" u SEF-u je u avgustu 2024. ukinuto kod slanja internih obračuna PDV za nabavku (šalje se samo broj internog računa) pa Calculus više ne koristi "Broj povezanog dokumenta" kod slanja u pojedinačnu evidenciju PDV. Ovo polje ostaje vidljivo u Calculusu samo zbog starih dokumenata i evidencija PDV. Naknadno je polju "Broj povezanog dokumenta" vraćena funkcija kod slanja PEPDV iz KUF-a. Ako je to polje popunjeno, taj podatak se šalje u polje "Broj internog računa" u SEF-u, a u suprotnom se šalje broj samog dokumenta. Time je omogućeno da u SEF pošaljete broj internog obračuna PDV iz KIF-a, umesto broja dokumenta iz KUF-a.

Polje "Osnov za avansno plaćanje" se upisuje kao opis u stavci avansnog računa kod slanja u SEF. Ako avansni račun sadrži više stavki sa različitim tarifama, onda će sve stavke imati isti opis, pa je bolje koristiti polja čiji čiji naziv počinje sa "Opis prom. ...", tako da svaka kategorija stavki dobije svoj opis. Ako je istovremeno popunjen "Osnov za avansno plaćanje" i opis prometa odgovarajuće kategorije, opis prometa ima veći prioritet i on će biti upisan u stavku. Ovo polje se upisuje i kod slanja avansa ili internog obračuna PDV sa osnovom odabira "Avans" u posebno polje pojedinačne evidencije PDV.

Polja čiji naziv počinje sa "Opis prom. ..." se koriste kao opisi stavki kod slanja dokumenata u SEF iz KIF-a (avansni računi, knjižna odobrenja i zaduženja) i kao opisi pojedinih kategorija prometa kod slanja dokumenata u pojedinačnu evidenciju PDV. Budući da se u pojedinačnoj evidenciji PDV iznosi ne grupišu po svim pojedinačnim kategorijama prometa kod svih tipova dokumenata, opisi prometa će biti sabrani u jedan opis koji obuhvata više kategorija. Npr. kod slanja izlaznih dokumenata (Isporuka - KIF) u pojedinačnu evidenciju PDV, svi iznosi se sabiraju samo u kategorije za opštu i posebnu stopu, nezavisno od toga da li se radi o prometu objekata ili prometu bez naknade, pa će eventualno uneti opisi za kategorije prometa objekata i prometa bez naknade biti sabrani u opise za ukupne promete po opštoj i posebnoj stopi.
Trenutno SEF dozvoljava da se dokument pošalje sa opisom samo jedne kategorije, čak i kad postoje iznosi u drugim kategorijama, ali savetujemo da uvek popunite opise za svaku kategoriju koja ima iznose.

Polje "U poreskom sistemu" eksplicitno određuje da li je dokument evidentiran u nekom od poreskih sistema (SEF, fiskalni računi, ...). Koristi se kod slanja pojedinačne evidencije PDV, kao i kod formiranja zbirne evidencije PDV i evidencije prethodnog poreza i detaljno je objašnjeno u tim poglavljima.

Za polja čiji naziv počinje sa "Opis prom. ..." i polje "U poreskom sistemu" na vrstama faktura mogu da se definišu inicijalne vrednosti koje se onda automatski popunjavaju kod kreiranja novih dokumenata. Za ove vrednosti u prozoru za inicijalne podatke na vrstama faktura postoji posebno dugme "Inicijalni podaci za KIF i KUF u kartici "Ostalo".

Polje "Vid dok." (Vid dokumenta) ima tri opcije (Regularan, Povrat i Storno) i koristi se u zbirnoj evidenciji PDV radi određivanja dokumenata koji se iskazuju u sekcijama za storniranje. Samo dokumenti koji u ovom polju imaju postavljenu opciju "Storno", uz zadovoljene i ostale uslove, biće iskazani u tim sekcijama. Ovo polje se automatski popunjava opcijom "Storno" kada dokumenti nastaju operacijom "Storniraj" (bilo u trgovini, bilo u finansijskoj operativi). Jedini izuzetak je operacija storniranja avansnog računa. Dokument sa tipom zaduženja "Storno avansa" u Calculusu u opštem slučaju ne predstavlja storno dokument u pravom smislu te reči, nego "razduženje" avansnog računa. Storno avansa u Calculusu se kreira iz tri razloga: zbog povezivanja fakture sa avansom, zbog povrata novca po avansu ili zbog grešaka ("stvarni storno"). Pošto se u zbirnoj evidenciji PDV u sekcijama za storniranje iskazuju samo dokumenti koji predstavljaju kompletno storniranje zbog grešaka, na stornu avansa je potrebno eksplicitno izabrati opciju "Storno" kada se storno avansa kreira zbog grešaka.

Polje "Period EPP" se koristi za određivanje poreskog perioda dokumenata za evidenciju prethodnog poreza. Postoje slučajevi, zavisni od datuma prometa, izdavanja, prijema i prihvatanja dokumenta, kada se isti dokument iskazuje u različitim poreskim periodima u poreskoj prijavi (obrascu POPDV) i evidenciji prethodnog poreza, pa je sa dva polja za poreski period sada to i omogućeno. Ovo polje je dostupno samo u KUF-u i KUP-u i to tek posle prvog snimanja dokumenta u bazu. Inicijalno se ovo polje automatski popunjava istim poreskim periodom kao i polje "Period". Izmenom datuma izdavanja ili datuma prometa (zavisno od postavljenih opcija programa), ažuriraju se oba perioda dok god su oba perioda ista. Ako ručno izmenite ili obrišete neki od perioda, izmenom datuma ažurira se samo polje "Period", dok polje "Period EPP" ostaje nepromenjeno. I pored ova dva perioda, neke slučajeve za evidenciju prethodnog poreza i obrazac POPDV je i dalje moguće rešiti samo kreiranjem dodatnih internih obračuna PDV. Primer je slučaj kada se u pojedinim evidencijama iskazuje samo osnovica ili samo PDV ili slučaj kada se PDV koji se može odbiti ne iskazuje u tekućem nego u kasnijem periodu.

Ostala polja u dokumentima

Polja "Naša referenca" i "Vaša referenca" koriste se za tzv. "Interni broj za rutiranje" kojeg je SEF uveo od 01.05.22. Kod slanja dokumenata u servis, u internom broju za rutiranje se šalje podatak iz polja "Vaša referenca", a kod preuzimanja dokumenata iz servisa se taj podatak upisuje u polje "Naša referenca".

Broj profakture ili ponude u fakturi i avansnom računu za subjekte javnog sektora

Prema uputstvu SEF-a objavljenom 06.05.22 za plaćanje po profakturi za subjekte javnog sektora, u SEF-u i ostalim B2B servisima, Calculus kod slanja fakture ili avansnog računa prosleđuje u SEF broj profakture u polju "Broj narudžbenice / Broj fakture / Broj ponude" ako u Calculusu postoji uplata po profakturi vezana za tu fakturu ili avansni račun. Budući da SEF nije predvideo posebno polje za profakturu, već ovo polje služi i za broj porudžbenice, vezana uplata po profakturi ima prioritet u slučaju kada je na fakturi ili avansnom računu naveden i broj porudžbenice u polju "Porudžb. kupca". Osim toga, SEF dozvoljava da faktura bude vezana za više avansnih računa, a svaki od njih može biti vezan za drugu profakturu. U tom slučaju Calculus prosleđuje samo broj prve profakture, jer je SEF predvideo samo jedno polje za broj profakture. Ako je uplata izvršena po ponudi ili ako u Calculusu niste povezali profakturu - uplatu - avansni račun - fakturu, broj ponude ili profakture treba ručno da unesete u polje "Porudžb. kupca".

Dodatne napomene vezane za PDV

Prema pravilima Calculusa vezanim za prikaz pojedinih kategorija PDV u obrascima (KIR, KPR, POPDV, PPPDV), ako je na zaglavlju fakture dodeljen neki neoporeziv ili oslobođen tip prometa, cela faktura se smatra neoporezivom, odnosno oslobođenom, bez obzira na to kakve tarife su unete u stavkama fakture. Kod slanja faktura u SEF, zbog određivanja dodatnih parametara PDV-a, neophodno je da, pored tipa prometa, na svakoj stavci koja ne pripada standardnoj PDV kategoriji bude dodeljena i odgovarajuća tarifa povezana sa članom propisa i odgovarajućom šifrom SEF-a.

Tarife u Calculusu sa PDV redosledom "PDV stopa 0", koji predstavlja oporezivi promet u kojem nije iskazan PDV, u SEF-u se posmatraju kao promet koji ne podleže PDV (kategorija OE: "Nije predmet oporezivanja PDV 2"). Uz takve tarife takođe mora da se poveže član propisa (trenutno su to šifre SEF PDV-RS-17-4-2 ili PDV-RS-17-4-3).

Za kategoriju OE (Nije predmet oporezivanja PDV 2 - naša stopa nula) na dan 03.05.22 SEF vraća grešku da ta kategorija još nije aktivna. Očekujemo da je SEF omogući u narednim danima.

Kada firma koja šalje fakturu nije u sistemu PDV, neophodno je da se u stavkama fakture koristi tarifa koja predstavlja promet koji ne podleže PDV.

Dokumenti za javne nabavke

Ako u SEF šaljete dokumente vezane za javne nabavke, neophodno je da na svakom takvom dokumentu unesete analitiku koja predstavlja javnu nabavku ili okvirni sporazum. Definisanje analitika za javne nabavke je objašnjeno ranije u ovom poglavlju u sekciji "Potrebna podešavanja u bazi podataka" - "Analitike".

Avansni računi i konačni računi

Prema pravilima SEF-a, da bi u fakturi (konačnom računu) bio iskazan prethodno plaćeni iznos i iznos za uplatu bio umanjen za taj iznos, za svaku avansnu uplatu mora da bude izdat avansni račun. To povlači za sobom da svaki taj avansni račun mora da bude povezan sa konačnim računom i mora da bude kreiran storno tog avansnog računa, da bi u elektronskoj fakturi bili iskazani iznosi koji su sa tog avansnog računa "zatvoreni" tom fakturom.

Nije više moguće kreirati fakturu koja je samo povezana sa nekom uplatom ili profakturom ili na fakturi samo unet prethodno plaćeni iznos, čime se u Calculusu na štampi fakture automatski iskazuje prethodno plaćeni iznos i umanjeni iznos za uplatu.

Promet objekata

SEF je predvideo da se za promet svih objekata (nezavisno da li je prvi prenos ili nije) izdaju posebne elektronske fakture. Takve elektronske fakture moraju da sadrže samo artikle i šifre koje se odnose na promet objekata.

U vezi sa tim, u prozoru za propise su uvedeni novi članovi za PDV kategoriju AE (Oporezivi promet - dužnik je kupac) sa šiframa u SEF-u "PDV-RS-10-1-3-OBJ" i "PDV-RS-10-2-5-3-OBJ". Kada ova izmena stupi na snagu, ako koristite kategoriju AE za promet objekata, morate da definišete odgovarajuću PDV tarifu i povežete je sa nekim od ovih članova propisa.

Za PDV kategoriju E (oslobođeno bez prava na odbitak prethodnog poreza), koristi se član propisa sa već postojećom šifrom "PDV-RS-25-2-3".

Za PDV kategoriju S (oporezivi promet), SEF je predvideo specijalnu šifru, tzv. klasifikaciju prometa, u koju se upisuje šifra "PDV-RS-OBJ". Kako ovo nije šifra poreskog oslobođenja, nego samo oznaka da se oporezivi promet odnosi na objekte, Calculus će ovu oznaku automatski prosleđivati u SEF, ako je zadovoljen jedan od sledećih uslova:

• na stavci dokumenta (u trgovini) ili u stavci tab-a "PDV" (u finansijskoj operativi) ili na samom dokumentu je u polju "POPDV" uneta vrednost "Promet objekata" ili neka od konkretnih pozicija obrasca POPDV za promet objekata
• na dokumentu je odabran neki od tipova prometa koji se odnosi na promet objekata

Moramo da naglasimo da kategorija "Promet objekata" u SEF-u, prema sadašnjoj šturoj dokumentaciji, ne odgovara u potpunosti pravilima obrasca POPDV. Npr. avansni računi, odobrenja i zaduženja, čak i kada se odnose na promet objekata, u obrascu POPDV se prema njegovim pravilima ne iskazuju u pozicijama za promet objekata, nego u pozicijama za avanse, smanjenja i povećanja osnovice ili PDV. Dakle, obrazac POPDV nema posebno odvojene pozicije za avanse, smanjenja i povećanja za promet objekata i za ostali promet.

Zbog toga Calculus promet objekata za SEF ne određuje samo na osnovu pozicije u obrascu POPDV, nego i na osnovu ostalih gore navedenih elemenata u dokumentima. Ovo zahteva da se na avansnim računima, knjižnim odobrenjima i zaduženjima, kao i na internim obračunima PDV uvek dodatno specificira promet objekata. Najjednostavnije je da se uvek podesi neki od tipova prometa za objekte, ali ako to nije moguće na konkretnom dokumentu, može da se koristi i polje POPDV na dokumentu ili u stavkama.

Promet bez naknade

SEF je za promet bez naknade (PDV kategorija N) propisao specijalan postupak unosa stavki u fakturama (Interno tehničko uputstvo od 01.05.22, str. 207 - 209). Kod ovog prometa postoje dva osnovna slučaja: Ne postoji obaveza obračunavanja PDV

Ako se promet bez naknade ne izjednačava sa prometom uz naknadu (ne postoji obaveza obračunavanja PDV) koristi se PDV kategorija OE, ali je nejasno koja šifra oslobođenja treba da se koristi, jer su šifre u toj kategoriji vezane za članove 9. i 17. Zakona o PDV, koji se ne odnose na promet bez naknade. Budući da od SEF-a do danas nismo dobili odgovor za ovaj problem, korisnik mora sam da odabere odgovarajuću šifru, mada za ovakav promet ionako ne postoji obaveza izdavanja računa.

Postoji obaveza obračunavanja PDV

Ako se promet bez naknade izjednačava sa prometom uz naknadu (postoji obaveza obračunavanja PDV) koristi se PDV kategorija S sa cenama koje predstavljaju osnovicu za obračun PDV (nabavne ili procenjene cene), uz dodatne stavke sa PDV kategorijom N koje anuliraju promet bez naknade.

Ni za ovaj promet ne postoji obaveza izdavanja PDV računa, ali u praksi se ipak često izdaje ovakav račun, da bi primalac mogao da iskoristi pravo na odbitak prethodnog poreza, ako dobra ili usluge koristi u poslovne svrhe. U Calculusu se PDV na ovakav promet bez naknade, zbog evidencije u obrascu PO PDV, do sada uglavnom obračunavao u internim obračunima u KIF-u, pa primalac ili nije dobijao račun ili je dobijao račun u kojem nije iskazan PDV, pa nije mogao da iskoristi pravo na odbitak prethodnog poreza.

Da bismo u Calculusu uneli račun koji odgovara i pravilima SEF-a i evidenciji PDV za obrazac PO PDV, a iskazuje i PDV kojeg primalac može odbiti, treba da se koriste sledeće smernice:

• Potrebno je definisati PDV tarife vezane za odgovarajući član propisa za PDV kategoriju N (Promet bez naknade), sa stopom 0%. Zavisno od toga da li ovaj promet koristite za dobra ili za usluge i da li ta dobra ili usluge imaju opštu ili posebnu stopu PDV, potrebno je definisati tarifu za svaku od ovih kombinacija. Npr. jedna od tarifa može da bude sa PDV redosledom "PDV opšta stopa", povezana sa članom propisa sa SEF šifrom PDV-RS-4 (Promet dobara bez naknade) sa nazivom "Anuliranje prometa dobara opšta stopa".
  Trenutno u SEF-u postoje samo dve šifre oslobođenja za PDV kategoriju N (za dobra i za usluge). Ako SEF propiše detaljniju podelu, onda će biti potrebno i detaljnije definisanje ovih tarifa.
• Potrebno je definisati dve usluge, koje će se u fakturama koristiti za anuliranje prometa bez naknade. Nazivi ovih usluga treba da asociraju na koju se PDV stopu odnose (opštu ili posebnu), npr. "Anuliranje naknade za promet opšta stopa" i "Anuliranje naknade za promet posebna stopa". Ovim uslugama treba dodeliti odgovarajuće tarife pomenute u prethodnoj tački i jedinicu mere "kom". Ako npr. imate više definisanih tarifa za promet bez naknade po opštoj stopi, toj usluzi dodelite jednu od njih, a kasnije u stavkama faktura možete po potrebi promeniti tarifu.
• U fakturi se najpre unose stavke sa dobrima i uslugama koje se ustupaju bez naknade, uz standardne PDV tarife za opštu ili posebnu stopu. Iako su ove stavke bez naknade, moraju se uneti sa cenama koje predstavljaju osnovicu za obračun PDV (nabavne ili procenjene cene).
  Na ovim stavkama u polju "POPDV" treba izabrati kategoriju "Bez naknade".
• Na kraju fakture se unose jedna ili dve stavke sa uslugama pomenutim ovde u tački 2 (zavisno od toga da li se u osnovnim stavkama nalaze samo stavke sa opštom, samo sa posebnom ili sa obe PDV stope). U ovim stavkama možete po potrebi izabrati neku drugu tarifu sa odgovarajućim članom propisa, odnosno šifrom oslobođenja. U količinu se unosi -1, a u cenu prodaje ukupan bruto iznos (iznos sa PDV-om) svih osnovnih stavki koje se odnose na promet bez naknade, posebno za opštu i posebno za posebnu stopu.
  Na ovim stavkama u polju "POPDV" treba izabrati kategoriju "Ne ulazi u POPDV".
• Budući da je SEF propisao posebne šifre oslobođenja za promet dobara bez naknade i promet usluga bez naknade, a prema pravilu da u okviru jedne fakture može da se koristi samo jedna šifra oslobođenja za svaku od PDV kategorija, proizilazi da u jednoj fakturi ne može da se kombinuje promet dobara i promet usluga bez naknade. Dakle, za promet dobara bez naknade mora da se kreira jedna faktura, a za promet usluga bez naknade druga faktura.
• Iako to SEF izričito ne zahteva, naša je preporuka da se fakture bez naknade uvek kreiraju odvojeno od faktura sa prometom uz naknadu, odnosno da se u jednoj fakturi ne kombinuju oba prometa. Takođe je preporučljivo da se za ove fakture kreira posebna vrsta dokumenta, čime se omogućava i kreiranje posebne šeme knjiženja za ove fakture. Neki od razloga navedeni su ovde niže, u objašnjenju za preuzimanje ovih faktura.

U ovako unetoj fakturi, ukupan iznos za uplatu će biti umanjen stavkama za anuliranje naknade, a biće iskazan i PDV, kojeg primalac može da iskoristi za odbitak prethodnog poreza.

Kod preuzimanja ovakve fakture iz servisa i uvoza u bazu, u ulaznoj fakturi će biti evidentiran i PDV po odgovarajućim stopama, koji može da se iskoristi za odbitak prethodnog poreza. Radi evidentiranja ovog PDV u odgovarajućoj poziciji obrasca PO PDV, neophodno je da u ulaznoj fakturi uz odgovarajuće stavke u kartici PDV bude uneta POPDV kategorija "Bez naknade". Međutim, prema sistemu za unos ovakvih faktura kojeg je propisao SEF, u opštem slučaju (ako faktura sadrži i promet sa naknadom i promet bez naknade i stavke po opštoj i posebnoj PDV stopi) nije moguće odrediti koja stavka anuliranja naknade anulira koju PDV stopu, jer te stavke asociraju na stopu samo u opisu koji je proizvoljnog formata. Primalac ovakve fakture takođe ne može da odredi koji su artikli ili u kojoj količini ustupljeni bez naknade, a koji sa naknadom.

Calculus će za neke od mogućih slučajeva (npr. kada je iznos cele fakture bez naknade) povezati odgovarajuće stavke i u ulaznoj fakturi evidentirati POPDV kategoriju "Bez naknade", a kada to nije moguće prikazaće obaveštenje korisniku u panelu sa greškama i upozorenjima kod uvoza u bazu.

Evidencija komitenata registrovanih u SEF-u

Dokumenti se šalju u SEF samo komitentima koji su registrovani u SEF-u. Postoji više kriterijuma po kojima je za pojedine poslovne subjekte neophodna registracija i korišćenje SEF-a. Jedan od kriterijuma je to da li je firma u sistemu PDV, ali čak i firme koje nisu u sistemu PDV, u određenim slučajevima moraju da se registruju u SEF (ako razmenjuju dokumente sa budžetskim korisnicima, ako su poreski dužnik kod prijema usluga od lica iz inostranstva i sl). Na kraju, i firme koje nisu u obavezi da se registruju u SEF, mogu to da učine na dobrovoljnoj bazi.
Dakle, da biste odlučili kojim komitentima treba da šaljete dokumente preko SEF-a, bilo bi dobro da imate evidenciju o njima u Calculusu, a registracija u SEF-u je osnovni kriterijum. Zbog toga je u komitentima dodata kolona "Registrovan u SEF", koju možete ažurirati ručno ili dugmetom "Provera SEF reg." preko web servisa SEF-a za jednog ili više selektovanih komitenata. Kolona se automatski ažurira preko web servisa SEF-a i tokom ažuriranja podataka komitenata preko web servisa NBS. Ova kolona i dugme za ažuriranje "Provera SEF reg." su dodati i u prozor "Informacije o kupcu/dobavljaču" koji se otvara iz raznih dokumenata (fakture, ulazne kalkulacije, KUF, KIF itd).

I pored svega navedenog, evidencija komitenata registrovanih u SEF-u u Calculusu, iako je osnovni kriterijum, nije i dovoljan kriterijum, iz dva razloga:

• Ako neki komitent u Calculusu ima oznaku da nije registrovan u SEF-u, to ne znači da se u međuvremenu, od poslednje provere koju ste pokrenuli u Calculusu, nije ipak registrovao u SEF-u.
• Ako neki komitent nije registrovan u SEF-u, a u obavezi je da to učini prema nekom od kriterijuma SEF-a, prilikom prvog slanja nekog dokumenta u SEF, SEF će ga automatski registrovati. Dakle, u ovom drugom slučaju, samo slanje dokumenta u SEF automatski i registruje tog komitenta u SEF-u.

Ukoliko za nekog komitenta nemate informaciju da je registrovan u SEF-u, a ipak mu pošaljete dokument preko SEF-a, ako komitent nije registrovan SEF će vratiti grešku i dokument neće biti poslat primaocu.
Na žalost, zbog pravila SEF-a, ne postoji potpuno pouzdan kriterijum na osnovu kojeg možete da odlučite treba li nekom komitentu da šaljete dokumente preko SEF-a ili ne. Evidencija registrovanih komitenata u Calculusu može da posluži u većini slučajeva, ali morate da imate u vidu i ograničenja koja smo ovde naveli.

Slanje dokumenata u SEF

SEF dozvoljava slanje dokumenata isključivo sa tekućim datumom, tj. nije moguće poslati dokument čiji je datum raniji ili kasniji od današnjeg datuma. Ovo predstavlja značajnu poteškoću u svakodnevnom radu i zahteva da dokumente šaljete odmah po kreiranju ili da na svim dokumentima koje ste kreirali ranije izmenite u Calculusu datum na današnji.

Kod slanja konačnih računa, faktura povrat, knjižnih odobrenja i zaduženja neophodno je da avansni računi, odnosno originalne fakture po kojima je izvršen povrat, odobrenje ili zaduženje, prethodno budu odobreni. U suprotnom, slanje neće biti omogućeno. SEF je naknadno omogućio slanje konačnih računa po avansnim računima koji nisu registrovani u SEF-u, kao i slanje povrata, odobrenja i zaduženja po fakturama koje nisu registrovane u SEF-u. Ovo je neophodno u početnom periodu korišćenja SEF-a, jer bi inače bilo nemoguće poslati takve dokumente, pošto njihovi izvorni dokumenti iz ranijih perioda nikada neće biti registrovani u SEF-u.

Slanje dokumenata u SEF se može obaviti na dva načina, zavisno od toga da li želite da pošaljete i PDF dokumenta iz Calculusa ili ne. Standardni način, kada šaljete i PDF, obavlja se preko prozora za štampu, izborom odgovarajuće štampe dokumenta i dugmetom "Print u PDF - B2B servis". Calculus najpre kreira PDF datoteku sa štampanim dokumentom, zatim kreira XML datoteku sa ugrađenom kodiranom PDF datotekom i na kraju šalje XML dokument u SEF. Ako ne želite da pošaljete PDF iz Calculusa, nego da primalac dobije samo PDF kojeg generiše SEF, slanje se obavlja otvaranjem dijaloga za "B2B operacije" i izborom operacije "Pošalji" za predmet servisa "Izlazni račun". Ova operacija je u Calculusu omogućena za sva tri servisa (eFaktura, Moj eRačun i Kancelarko), ali Kancelarko trenutno ne dopušta slanje dokumenata bez PDF-a pa će pokušaj slanja takvog dokumenta u Kancelarko rezultovati greškom.
Uz dokumente je dozvoljeno slanje najviše dva priloga (bilo datoteke, bilo linka). Datoteke priloga moraju da budu isključivo u PDF formatu, dok linkovi mogu da budu bilo kog tipa. Za dodavanje priloga pogledajte opšte uputstvo za B2B servise Calculusa.

Operacija slanja za B2B servis eFaktura nudi dodatnu opciju "Pošalji u CRF" (Centralni registar faktura), dok ostali servisi mogu ponuditi i druge dodatne opcije. Ove dodatne opcije se podešavaju samo na početku operacije i primenjuju na sve dokumente obuhvaćene tom operacijom.
Za opciju "Pošalji u CRF" možete odabrati "Da" (šalje se u CRF), "Ne" (ne šalje se u CRF) ili "Podrazumevano".
Kada je opcija podešena na "Podrazumevano", SEF je ranije sam određivao hoće li dokument biti poslat u CRF ili ne (kriterijumi nisu bili poznati), ali od 16.12.22 SEF ukida tu opciju. U Calculusu je ta opcjia zadržana da bi olakšala slanje dokumenata za najčešće slučajeve, pa Calculus sada sa podrazumevanom opcijom šalje dokument u CRF ako je kupac budžetski korisnik. Ipak, odgovornost i odluka da li se pojedini dokumenti šalju u CRF ili ne ostaje isključivo na Vama.
Ako se opcija podesi na "Da", a SEF prema svom kriterijumu ustanovi da taj dokument ne može da se registruje u CRF-u, SEF će vratiti grešku. Specijalno, za avansne račune, knjižna odobrenja i zaduženja, Calculus ignoriše izabranu opciju za CRF i uvek šalje dokumente sa opcijom "Ne", jer se prema pravilima SEF-a avansni računi, odobrenja i zaduženja nikada ne registruju u CRF-u.

Neposredno pre slanja svakog dokumenta, Calculus je u početku preko matičnog broja ili šifre budžetskog korisnika proveravao da li je primalac registrovan u SEF-u. Od 13.07.22 je ta provera isključena, jer je SEF u međuvremenu uveo automatsku registraciju pojedinih kategorija poslovnih subjekata prilikom slanja dokumenata. Osim toga, pojavile su se i neregularne situacije gde ova provera nije mogla da ustanovi pravi razlog greške u SEF-u. Primer je poslovni subjekat koji ima JBKJS (šifru budžetskog korisnika), ali ga SEF iz nekog razloga ne smatra budžetskim korisnikom, pa provera preko JBKJS vraća grešku da subjekat nije registrovan u SEF-u, a tek prilikom slanja dokumenta bez provere, iz SEF-a dobijamo poruku da subjekat nije korisnik javnih sredstava.

Za slanje dokumenata iz trgovine u principu možete koristiti bilo koju štampu koja predstavlja fakturu, odnosno fakturu povrat, knjižno odobrenje ili zaduženje. Fakture povrat se šalju u SEF kao knjižna odobrenja.

Calculus šalje brojeve otpremnica u XML-u za SEF, ali SEF je tek u avgustu 2024. uveo prikaz brojeva otpremnica u svom PDF-u za fakture. Korisnicima koji kupcima ne šalju otpremnice iz Calculusa, već iz nekih drugih programa, takav prikaz brojeva otpremnica ne odgovara. Oni mogu da koriste malo plavo dugme "Povezani eksterni dokumenti" u prozoru za zaglavlja faktura, u kartici "Dokumenti" i tu mogu da unesu brojeve svojih eksternih otpremnica. Ako je unet barem jedan broj otpremnice u ovom prozoru, umesto brojeva stvarnih otpremnica iz Calculusa, štampaju se i šalju u SEF ovi uneti brojevi.
Standardne štampe faktura iz Calculusa su takođe prilagođene da prikazuju brojeve eksternih otpremnica, ali korisnici koji imaju svoje posebne štampe faktura, a žele da koriste ove brojeve, treba da kontaktiraju tehničku podršku da bi im se prilagodile njihove štampe.

Fakture iz trgovine sa negativnim iznosima šalju se u SEF kao knjižna odobrenja. Ovo je predviđeno samo za izuzetne slučajeve, kada se u Calculusu umesto faktura povrat kreiraju fakture sa negativnim iznosima i predstavljaju knjižna odobrenja. Na ovakvim fakturama je neophodno uneti "Fakturisani period" (period na koji se odnosi odobrenje) u detaljima isporuke. Ovim je posledično omogućeno da se u SEF pošalju i storno fakture, ali za njih važi pravilo da ih ne treba slati u SEF, jer je za storniranje faktura u SEF-u predviđena B2B operacija "Storniraj" nad originalnom fakturom.

Za slanje avansnih računa i finansijskih knjižnih odobrenja i zaduženja (kreiranih u finansijskoj operativi) koriste se isključivo sledeće štampe iz knjige izlaznih faktura: "Avansni račun (finansijski)", "Odobrenje / Zaduženje", "Odobrenje / Zaduženje 2".

Ako su pojedine štampe posebno prilagođene vašim potrebama (imate posebnu biblioteku za svoje štampe), moguće je da na njima nedostaju određeni podaci i da kod slanja u SEF dođe do greške, pa je u tom slučaju potrebno da se obratite našoj tehničkoj podršci.

Primalac dokumenta u SEF-u vidi PDF datoteku koju mi šaljemo kao prilog fakture, kojeg može posebno da preuzme na svoj računar, a SEF dodatno kreira i svoju PDF datoteku u njegovoj standardnoj formi.

Posle slanja dokumenata neophodno je proveravati statuse tih dokumenata dok dokumenti ne dođu u krajnje statuse (odobren, odbijen, otkazan, storniran itd). Provera statusa je objašnjena niže u sekciji "Ostale operacije servisa".

Ukoliko posle provere statusa dokumenta poslatog u SEF dobijete status "Slanje greške" ili "Nacrt", znači da je došlo do greške tokom slanja dokumenta primaocu u samom SEF servisu. SEF API, pa samim tim ni Calculus, ne omogućuje ponovno slanje takvog dokumenta, ali na sajtu SEF-a možete pokušati da ponovo pošaljete taj dokument.

Dešava se i da dokument u SEF-u ostane beskonačno u statusu "Slanje" pa u tom slučaju morate kontaktirati tehničku podršku SEF-a.

Specifičnosti slanja dokumenata u SEF iz FOP-a

Prilikom slanja avansnih računa, storna avansa, knjižnih odobrenja i zaduženj iz FOP-a u SEF sledite sledeća pravila:

• Kod slanja avansnih računa u SEF, u opis stavki šalje se podatak unet u polju "Osnov za avansno plaćanje" u kartici "Ostalo".
• Ako u avansnom računu postoji više PDV tarifa, za opis stavki po opštoj i posebnoj stopi unesite različite opise u poljima čiji naziv počinje sa "Opis prom. ..." u kartici "Ostalo".
• Za slanje avansnih računa i finansijskih knjižnih odobrenja i zaduženja (kreiranih u finansijskoj operativi) koriste se isključivo sledeće štampe iz knjige izlaznih faktura: "Avansni račun (finansijski)", "Odobrenje / Zaduženje", "Odobrenje / Zaduženje 2".

Postupak kod grešaka u slanju dokumenata

Ako poslati dokument zadovoljava pravila servisa, u odgovoru servisa dobićemo ID dokumenta u servisu, a ako ne zadovoljava pravila, dokument neće biti registrovan u servisu, a u odgovoru servisa dobićemo opis greške. Postoje i situacije kada pri slanju dokumenta zbog preopterećenosti servisa ili iz drugih razloga uopšte ne dobijemo odgovor iz servisa, pa samim tim ni ID dokumenta u servisu, pa ne znamo ni da li je dokument odbijen zbog neke greške ili je možda i regularno evidentiran u servisu.

U tim slučajevima opis greške posle slanja dokumenta ne prikazuje greške vezane za podatke dokumenta, već greške u komunikaciji sa servisom tipa "Datoteka sa rezultatom servisa je prazna", "[WinHttp#XXXXX] ...", "Service timeout", "The operation timed out", "Communication error" i sl. Budući da nemamo ID dokumenta u servisu, nisu moguće više nikakve operacije nad tim dokumentom, pa ni provera statusa.

Ako smo dobili odgovor servisa sa opisom greške, potrebno je ispraviti dokument i ponovo ga poslati, pri čemu je neophodno promeniti datum dokumenta ako je pretodno slanje obavljeno pre današnjeg dana.
Ako smo dobili grešku u komunikaciji sa servisom, takođe je potrebno ponovo poslati dokument, da bismo dobili regularan odgovor, pri čemu nije potrebno menjati datum dokumenta.
Ponovljeno slanje je moguće tek kada prođe najmanje pet minuta od prvobitnog slanja, jer SEF unutar tog perioda ne dozvoljava ponovljeno slanje. Posle ponovljenog slanja postoje četiri slučaja:

• dobili smo regularan odgovor iz servisa, kod prvobitnog slanja smo dobili grešku u komunikaciji, a dokument je već tada regularno evidentiran u servisu i poslat primaocu:
  Calculus će samo ažurirati ID dokumenta, a servis neće ponovo slati dokument primaocu; posle toga je omogućeno izvršavanje svih naknadnih operacija nad tim dokumentom (provera statusa, storniranje td.)
• dobili smo regularan odgovor iz servisa, kod prvobitnog slanja smo dobili grešku u komunikaciji, ali je dokument tada imao grešku u podacima, nije registrovan u servisu i nije poslat primaocu:
  potrebno je ispraviti dokument prema opisu greške koju smo sada dobili u odgovoru i poslati ga ponovo
• dobili smo regularan odgovor iz servisa, kod prvobitnog slanja smo dobili grešku u podacima dokumenta i dokument tada nije registrovan u servisu i nije poslat primaocu:
  ako je dokument sada ispravan, biće registrovan u servisu i poslat primaocu i u Calculusu će biti ažuriran ID dokumenta, a ako je dokument i dalje neispravan potrebno ga je dodatno ispraviti i ponavljati slanje dok god ne bude ispravno poslat
• ponovo smo dobili grešku u komunikaciji sa servisom:
  potrebno je opet ponoviti slanje posle narednih pet minuta ili sačekati neko vreme dok servis ne profunkcioniše;
  ako ništa od toga ne pomogne, obratite se tehničkoj podršci Calculusa.

Za slučajeve kada ponovljeno slanje dokumenta iz nekog razloga nije moguće izvršiti ili ako ni tada ne dobijemo ID dokumenta u servisu, omogućeno je ručno editovanje statusa u Calculusu opisano na stranici B2B filter u sekciji Editovanje statusa.

Preuzimanje primljenih (ulaznih) dokumenata

Za razliku od servisa Moj eRačun, SEF nema mogućnost dostavljanja spiska svih nepreuzetih dokumenata samo jednim pozivom operacije za proveru, nego provera mora da se pozove za svaki datum pojedinačno. Sa verzijom Calculus-a 8487 od 21.12.23 17:44 moguće je pregledati i preuzimati dokumenata na tekući (današnji) datum.

Calculus omogućava da pokrenete proveru dokumenata za preuzimanje jednim pozivom te operacije za najviše 30 dana, pri čemu "u pozadini" poziva proveru u SEF-u za svaki datum unutar zadatog perioda. Nije potrebno da sami pratite datume koje ste proverili niti da u filteru "Period za proveru preuzimanja" zadajete period, jer Calculus ima ugrađen sistem za praćenje datuma koji su provereni i preuzetih dokumenata.

Kada prvi put pozovete proveru dokumenata za preuzimanje, Calculus će interno postaviti period na 30 dana unazad od današnjeg dana i prvi datum tog perioda će biti polazni datum za sve iduće provere. Posle preuzimanja dokumenata taj interni polazni datum se pomera, zavisno od toga da li su preuzeti svi dokumenti pojedinih datuma. Drugim rečima, ako nakon prve provere dnevno pokrećete ovu proveru i preuzimate sve dokumente, Calculus će uvek proveravati samo današnji datum ili ako proveru pokrećete jednom nedeljno, Calculus će uvek proveravati poslednjih sedam dana.

Samo ako kod prvog pokretanja provere dokumenata za preuzimanje smatrate da postoje nepreuzeti dokumenti iz ranijeg perioda (do 30 dana), možete eksplicitno da zadate taj raniji period u filteru, pri čemu takođe važi ograničenje da period ne sme da bude veći od 30 dana.

Kod preuzimanja dokumenata, na lokalni disk se snimaju datoteke sa prilozima i posebno još jedna PDF datoteka koja uvek predstavlja glavni PDF dokumenta kojeg je kreirao sam SEF po svom šablonu. Ova datoteka u nazivu ima sufiks "_PDFDok" i vidi se takođe kao prilog. U nekim slučajevima će ova datoteka i jedan od priloga biti isti, što je posledica nepredvidivosti redosleda priloga koje šalje SEF i nedoslednosti u njihovom označavanju. Servisi drugih posrednika (Moj-eRačun, Kancelarko itd) koji preuzimaju dokumente iz SEF-a i dostavljaju ih svojim korisnicima, u ovoj datoteci mogu da proslede, zavisno od slučaja, PDF kojeg je kreirao taj servis po svom šablonu ili sam SEF.

Posle preuzimanja ulazne fakture iz SEF-a i njezinog učitavanja u bazu u KUF, stavke te fakture možete uvesti u ulaznu kalkulaciju. Potrebno je da najpre ručno kreirate zaglavlje kalkulacije sa svim potrebnim podacima i povežete ulaznu kalkulaciju sa ulaznom fakturom u kartici "Faktura dobavljača". Posle otvaranja prozora sa stavkama kalkulacije, dugmetom "Iz datoteke" otvara se dijalog gde je u padajućoj listi "Izvor podataka" potrebno izabrati opciju "Stavke za kalkulaciju - SEF UF", izabrati odgovarajuće opcije za podatke sa desne strane dijaloga, pokrenuti učitavanje i na kraju uz podešavanje opcija izvršiti obračun kalkulacije koji se nudi posle učitavanja.

Detaljno uputstvo za ovaj format uvoza podataka možete pogledati u poglavlju Stavke za kalkulaciju - SEF UF.

Preuzimanje poslatih (izlaznih) dokumenata

Preuzimanje poslatih dokumenata iz SEF-a u KIF je namenjeno knjigovodstvenim agencijama, kada njihovi klijenti iz svojih baza šalju dokumente u SEF, a agencija u svoju bazu želi da preuzme te poslate dokumente, ali samo u KIF (ne u trgovinu) radi obračuna PDV-a i knjiženja. Ovo je omogućeno samo u B2B servisu eFaktura.

U tu svrhu se koristi predmet servisa "Izlazni preuzeti račun" koji je podrazumevano isključen. Ako želite da preuzimate poslate dokumente, u programu Administrator u prozoru "B2B servisi" možete uključiti taj predmet servisa (vidi sliku).

Kada je ovaj predmet servisa uključen, u prozoru "B2B preuzimanje" ikonicom "Prikaz i izbor predmeta servisa" u gornjem levom uglu (na slici ispod) možete videti da su sada za preuzimanje aktivna dva predmeta (Ulazni račun i Izlazni preuzeti račun), pa će operacije za proveru i preuzimanja dokumenata istovremeno preuzimati i ulazne i izlazne fakture. Ovde možete po potrebi za tekuću sesiju uključiti ili isključiti pojedine predmete servisa.

Posle provere, odnosno preuzimanja dokumenata, u koloni "Servis : Predmet" za svaki dokument možete videti da li se radi o ulaznom ili izlaznom dokumentu.

Svi postupci u ovom prozoru koji se koriste za ulazne dokumente obavljaju se na isti način i za izlazne dokumente, samo što se kod uvoza u bazu izlazni dokumenti uvoze u KIF umesto u KUF, a u B2B pregledu i B2B filteru za ove dokumente morate izabrati predmet servisa "Izlazni preuzeti račun".

U bazi u kojoj se preuzimaju izlazni dokumenti mogu već postojati neki od tih izlaznih dokumenata, ranije kreirani u trgovini ili finansijskoj operativi, pa čak i poslati u SEF. Zbog toga program obavlja dve provere, da ne bi došlo do dupliranja istih dokumenata u bazi:

• Kod provere dokumenata za preuzimanje, program proverava da li dokument sa istim "ID u servisu" već postoji u B2B dokumentima u izlaznim fakturama. Ako postoji, takav dokument se neće prikazati u panelu "Dokumenti za preuzimanje".


• Kod preuzimanja dokumenata, program proverava da li dokument sa istim brojem već postoji u KIF-u. Ako postoji, takav dokument će biti označen da nije za uvoz i neće se prikazati u panelu "Dokumenti za uvoz u bazu". Ovakav preuzeti dokument možete videti u B2B pregledu dokumenata, ali ga ne možete uvesti u KIF.

Nad preuzetim izlaznim dokumentima, od naknadnih B2B operacija je omogućena samo provera statusa u servisu.

Ostale operacije servisa

Ove operacije mogu da se izvrše nad dokumentima već poslatim u SEF ili preuzetim iz SEF-a, bilo iz prozora samih dokumenata, bilo iz prozora "B2B pregled dokumenata".

Proveri status

Proverava status u SEF-u za poslate ili preuzete dokumente.
Posle slanja dokumenta u SEF, taj dokument u Calculusu dobija status u servisu "Poslat u servis". Proverom statusa dobijate informacije o tome da li je dokument poslat primaocu, odobren ili odbijen od strane primaoca, otkazan itd.
Provera statusa se automatski izvršava i pre izvršavanja bilo koje naknadne operacije nad poslatim ili preuzetim dokumentima, jer je svaka operacija dozvoljena samo nad dokumentima sa određenim ograničenim setom statusa.

Preuzmi overen

Ova operacija preuzima XML i PDF datoteke poslatih dokumenta u podfolder IzlazniRacun\PreuzmiOveren\Zavrseno.

Za razliku od servisa Moj eRačun, koji automatski overava poslati PDF aplikacionim sertifikatom i vremenskim pečatom pa ovom operacijom preuzimamo samo tako overenu PDF datoteku, SEF ne obavlja nikakvo automatsko overavanje (barem u ovom trenutku), ali menja našu poslatu XML datoteku (dodaje joj dodatne metapodatke) i tako je dostavlja primaocu. Zbog toga Calculus iz servisa SEF dodatno preuzima tako dopunjenu XML datoteku, ali i PDF datoteku koja je trenutno identična poslatoj PDF datoteci.

Ova operacija se ranije automatski izvršavala i kod provere statusa poslatih dokumenata, ali je to u međuvremenu isključeno, radi ubrzanja provere statusa.

Poništi

Operacija Calculusa "Poništi" u SEF-u se zove "Otkaži" i dovodi dokument u status u servisu "Otkazan". Ovu operaciju može da pokrene samo pošiljalac dokumenta, pre nego ga primalac odobri ili odbije, ako naknadno ustanovi da poslati dokument nije ispravan ili iz bilo kog drugog razloga želi da poništi poslati dokument. Time ovaj dokument postaje nevažeći i ne predstavlja ulaznu fakturu za primaoca. Detaljnije objašnjenje o postupku sa neispravnim fakturama pogledajte niže u tekstu u poglavlju "Ostale napomene".

Odobri i odbij

Odobrava ili odbija preuzeti dokument, koji u tom trenutku u servisu dobija status "Odobren" ili "Odbijen". Jednom odobren dokument više ne može da se odbije, odbijeni dokument može naknadno da se odobri, a pošiljalac više ne može da otkaže odobren ili odbijen dokument.

Storniraj

Ovu operaciju može da pokrene samo pošiljalac za svoje dokumente, čime stornira prethodno poslati dokument, a koji prethodno mora da bude odobren ili odbijen od strane primaoca. Operacija samo dovodi dokument u status "Storniran" i ne kreira nikakvo novo knjižno odobrenje u servisu.
Storniranje odobrenog dokumenta je redovan postupak kod naknadnih ispravki dokumenata.
Storniranje odbijenog dokumenta je prema prvobitnom tumačenju SEF-a bilo nepotrebno. Odbijeni dokument je u konačnom statusu, nad njim nisu više moguće nikakve izmene, ne ulazi ni u kakvu evidenciju, a samim tim ni u evidenciju PDV, pa se praktično smatra nepostojećim, osim što "zauzima" broj dokumenta kojeg više nije moguće koristiti. Storniranjem ovakvog dokumenta ne postiže se nikakav dodatni efekat osim same promene statusa.
Međutim, na vebinaru SEF-a od 29.03.23 je pomenuto da i odbijene dokumente treba stornirati.

Ostale napomene

Postupak sa neispravnim fakturama

U SEF-u postoje tri operacije kojima fakturu možete proglasiti neispravnom:

1. Otkaži (operacija "Poništi" u Calculusu) - Pošiljalac može da poništi dokument poslat u servis samo dok dokument još nije poslat primaocu, odnosno dok je dokument u statusima "Nacrt", "Slanje" ili "Greška prilikom slanja". Ranije je bilo dozvoljeno otkazivanje poslatog dokumenta sve dok nije odobren ili odbijen, ali je ta mogućnost ukinuta u januaru 2023, pa je sada dokument koji je već poslat primaocu moguće jedino stornirati. Otkazani dokument može ponovo da se pošalje pod istim brojem.
2. Odbij - Primalac može da odbije fakturu ako smatra da je iz nekog razloga neispravna. Takva faktura je dobila konačni status "Odbijen" i nad njom više nisu moguće nikakve operacije niti je dozvoljeno ponovno slanje fakture pod istim brojem.
3. Storniraj - Pošiljalac može iz svojih razloga da stornira fakturu koju je prethodno odobrio primalac. Ranije je SEF za storniranu fakturu dodatno kreirao knjižno odobrenje na ceo iznos fakture bod posebnim brojem. Prema novim pravilima, operacija storniranja samo dovodi dokument u status "Storniran" i ne kreira nikakvo novo knjižno odobrenje u servisu. Takva faktura je dobila konačni status "Storniran" i nad njom više nisu moguće nikakve operacije niti je dozvoljeno ponovno slanje fakture pod istim brojem.
   
   U Calculusu je i dalje neophodno kreirati storno fakturu, da bi se stornirale stavke u robnim karticama i PDV u finansijskoj operativi, a za SEF je potrebno samo pokrenuti operaciju "Storniraj" nad originalnom fakturom. Ranije je bilo omogućeno slanje tih storno faktura u SEF i druge servise, ali sada je to nepotrebno i onemogućeno zbog pravila SEF-a. Prema tumačenju SEF-a na vebinaru od 29.03.23, ako je primalac odbio fakturu, pošiljalac mora dodatno da je stornira.

Kada primalac u principu prihvata fakturu, ali zbog određenih neispravnosti ne želi da je odobri, već od pošiljaoca traži da je ispravi i ponovo pošalje, primalac ima dva načina da interveniše:

• može da odbije fakturu na način predviđen u SEF-u (operacijom odbijanja)
• može da obavesti pošiljaoca o problemu sa fakturom i da se zatim pošiljalac i primalac dogovore o daljem postupku

U prvom slučaju ta faktura ostaje zauvek zabeležena u SEF-u i kod pošiljaoca i kod primaoca. Budući da SEF ne dozvoljava ponovljeno slanje fakture koja je odbijena sa istim brojem, jedini način da pošiljalac pošalje korigovanu fakturu je da najpre stornira prvobitnu fakturu u Calculusu, a zatim kreira novu ispravnu fakturu i pošalje je primaocu.
Ako želimo da izbegnemo storniranje već poslate fakture i kreiranje nove fakture kada primalac ima primedbe na poslatu fakturu, primalac bi trebalo samo da obavesti pošiljaoca o tim primedbama, ali da ne odbija fakturu u SEF-u. Tada pošiljalac može da poništi/otkaže fakturu (direktno na SEF portalu ili operacijom "Poništi" iz Calculusa), ispravi fakturu u Calculusu i ponovo je pošalje primaocu pod istim brojem.

Trenutna ograničenja

• SEF je u XML-u predvideo polja samo za dažbine tipa PDV. Ostale dažbine (akcize, takse i sl) se nigde ne upisuju u XML. Uspešno je testirano slanje dokumenata sa vrednosnom akcizom po jedinici mere. Ako imate dokumente za SEF sa nekim drugim tipom dažbina, poželjno je da najpre testirate slanje u SEF na demo okruženju i proverite da li su vrednosti u SEF-u ispravne (cene, rabati, PDV, iznosi, ...), jer u nekim slučajevima može da dođe do odstupanja, a specifikacija SEF-a ne objašnjava ovakve slučajeve. Ako ustanovite neispravnosti, molimo Vas da kontaktirate našu tehničku podršku.
• Poziv na broj se u XML datoteci kreira kao u standardnoj štampi dokumenta. Ako je u opcijama programa za trgovinu u kartici "Štampa prodajnih dokumenata" isključena opcija "Poziv na broj na fakturi", u XML se ne upisuje poziv na broj. Ako je ova opcija uključena, format poziva na broj u XML-u zavisi od opcije "Model 97 u pozivu na broj fakture": ako je uključena u XML se upisuje poziv na broj po modelu 97, a ako je isključena upisuju se samo numeričke cifre iz broja dokumenta, bez ikakvog modela.
  Ako koristite drugačiji format poziva na broj, kreiran specijalno za vašu štampu dokumenta, treba da kontaktirate tehničku podršku radi ugrađivanja takvog formata i u XML datoteku servisa.

Pojedinačna evidencija PDV

Evidencija PDV u SEF-u obuhvata sve dokumente povezane sa PDV-om, koji nisu poslati kao elektronska faktura kroz SEF niti kao fiskalni račun kroz sistem fiskalizacije. Iz ove evidencije je dodatno izuzet PDV na uvoz dobara, koji se evidentira kroz carinski sistem. Takođe, izuzet je i promet koji je oslobođen PDV i koji ne podleže PDV, tako da se evidentiraju samo dokumenti koji imaju obračunat iznos PDV-a (ako je ukupan PDV po dokumentu nula, takve dokumente nije potrebno evidentirati). Evidenciju je u obavezi da vodi poreski dužnik, za poreski period u roku za podnošenje poreske prijave.

Dokumenti u Calculusu koji se šalju u pojedinačnu evidenciju PDV

Svi dokumenti koji se šalju kroz SEF redovnim postupkom (fakture, fakture povrat, avansni računi, knjižna odobrenja i zaduženja), mogu da se pošalju i u evidenciju PDV, ali postupak slanja je drugačiji (videti niže u tekstu operaciju slanja).
Postoje situacije u kojima se isti dokument šalje i redovnim postupkom i u PDV evidenciju. Kada koristite informacionog posrednika koji omogućuje slanje faktura inostranim kupcima, šaljete tu fakturu redovnim postupkom npr. u Moj eRačun, takva faktura se prosleđuje kupcu, ali se ne šalje u SEF. Ako ta faktura sadrži obračunati PDV, morate da je pošaljete i u pojedinačnu evidenciju PDV.
Pored ovih dokumenata, u Calculusu je omogućeno i slanje u pojedinačnu evidenciju PDV svih dokumenata iz knjiga ulaznih i izlaznih faktura (razni interni obračuni PDV i sl), jer pojedinačna evidencija PDV obuhvata i ulazne i izlazne dokumente.

Najnovijim propisima i uputstvima SEF-a od avgusta 2024. određeno je da se u pojedinačnu evidenciju PDV kod isporuke (KIF) šalju samo dokumenti sa PDV kategorijom S (S10 i S20), odnosno samo osnovice za koje postoji obračunat PDV, a kod nabavke (KUF) samo dokumenti sa PDV kategorijom AE (AE10 i AE20), odnosno samo osnovice i obračunati PDV gde je poreski dužnik primalac.

U PEPDV se kao promet "Isporuka" šalju isključivo osnovni dokumenti iz KIF-a (fakture, avansni računi, odobrenja i zaduženja) i to samo dokumenti sa PDV kategorijom S (S10 i S20). Iz KIF-a u PEPDV ne mogu da se pošalju interni obračuni PDV niti bilo kakvi dokumenti sa PDV kategorijom AE (AE10 i AE20).

U PEPDV se kao promet "Nabavka" šalju isključivo dokumenti iz KUF-a i to samo dokumenti sa PDV kategorijom AE (AE10 i AE20), a Calculus ih uvek šalje kao interni obračun PDV, bez obzira koji dokument pošaljete.

Dakle, kada je poreski dužnik primalac (kupac), PDV morate obračunati u KUF-u na toj ulaznoj fakturi, što je ionako potrebno da bi se evidentirao kao prethodni porez i tu fakturu onda šaljete u PEPDV kao promet "Nabavka". Interni obračun PDV kojeg kreirate iz ove ulazne fakture kao poresku obavezu u KIF-u ne šaljete u PEPDV. Ako je ulazna faktura u stranoj valuti i osnovica i PDV će biti obračunati u toj valuti, a Calculus će ih automatski preračunati u dinare i tako poslati u PEPDV. Ako želite da eksplicitno iskažete osnovicu i PDV u dinarima, onda umesto unosa PDV-a na ulaznoj fakturi, možete uneti poseban interni obračun PDV-a u dinarima i njega poslati u PEPDV.

Iznosi u pojedinačnoj evidenciji PDV su sada detaljnije klasificirani po kategorijama za promet bez naknade, promet objekata, promet objekata bez naknade i ostali promet. Polje "Ukupan iznos naknade/vrednosti" je ukinuto, pa se sada popunjavaju samo osnovice i PDV. Kod izlaznih dokumenata (Isporuka - KIF), nema klasifikacije za promet bez naknade i promet objekata, pa se popunjavaju samo iznosi osnovica i PDV-a za PDV kategorije S10 i S20. Kod ulaznih dokumenata (Nabavka - KUF), iznosi za osnov odabira "Promet" se razdvajaju na promet bez naknade, promet objekata, promet objekata bez naknade i ostali promet, dok se za sve ostale osnove odabira iznosi razdvajaju samo na promet objekata i ostali promet.

Kako Calculus popunjava pojedina polja u evidenciji PDV

• U polje " Pravac dokumenta" se upisuje "Izlazni" za dokumete iza trgovine i KIF i "Ulazni" za dokumente iz KUF.
• U polje "Tip dokumenta" se upisuje jedan od tipova predviđenih u SEF-u.
  Kod izlaznih dokumenata se tip automatski određuje iz polja "Tip zaduženja" i "Podtip" u vrstama dokumenata (Faktura, Odobrenje, Zaduženje ili Avansni račun).
  Za ulazne dokumente je SEF propisao da se šalju u evidenciju PDV samo za PDV obračunat kada je primalac poreski dužnik i samim tim da se koriste samo tipovi "Interni račun za promet stranih lica" i "Drugi interni obračun". Zbog toga Calculus šalje podatak izabran u polju "Podtip internog obr. PDV", koje je sada dostupno u svim dokumentima u KUF-u, bez obzira da li je vrsta dokumenta označena kao faktura, avansni račun, knjižno zaduženje ili interni obračun PDV.
• Polje "Osnov odabira dokumenta" koristi se samo kod internih obračuna PDV (tipovi u SEF-u "Interni račun za promet stranih lica" i "Drugi interni obračun") i tada je obavezno, a bira se "Promet" ili "Avans". Ovo polje se upisuje iz polja "Osnov odabira" u kartici "Ostalo" u KIF ili KUF, a podrazumevana vrednost je "Promet".
  U ovom polju je SEF u avgustu 2024, pored postojećih osnova "Promet" i "Avans", dodao nove osnove "Smanjenje" i "Povećanje", koji se odnose na knjižna odobrenja i zaduženja. U Calculusu u tom polju i dalje postoje samo osnovi "Promet" i "Avans", dok se kod knjižnih odobrenja i zaduženja i kod internih obračuna PDV ovi osnovi automatski popunjavaju kod slanja u SEF na osnovu polja "Podtip" u vrsti dokumenta (podtipovi "Knjižno odobrenje" ili "Knjižno zaduženje"), pa je za takve vrste dokumenata polje "Osnov odabira" sakriveno.
  Ovi novi osnovi sada imaju za posledicu i drugačije određivanje tipa dokumenta u SEF-u kod internih obračuna PDV. Ranije su se interni obračuni PDV čiji je podtip bio "Knjižno odobrenje" ili "Knjižno zaduženje" slali u evidenciju PDV kao knjižna odobrenja i zaduženja, a sada se šalju kao interni obračuni PDV, ali sa osnovom odabira "Smanjenje" ili "Povećanje".
• U polja za iznose osnovica i PDV-a Calculus upisuje samo podatke iz kartice PDV iz KIF ili KUF i to samo iz zapisa koji imaju obračunat PDV po opštoj ili posebnoj stopi.
  Posebno kod ulaznih dokumenata, zbog pravila da se ulazni dokumenti koriste samo kada je primalac poreski dužnik, Calculus u evidenciju PDV kod ulaznih dokumenata šalje samo zapise iz kartice PDV koji imaju PDV tarifu povezanu sa članom propisa gde je kupac poreski dužnik. Npr. ako u evidenciju PDV pošaljete ulaznu fakturu na kojoj postoji deo PDV-a obračunat redovno po opštoj stopi i deo gde je kupac poreski dužnik, u evidenciju PDV će biti poslat samo onaj deo gde je kupac poreski dužnik.
  Ako u evidenciju PDV pošaljete dokument koji ne obuhvata nijednu od navedenih PDV tarifa, Calculus neće poslati dokument i prikazaće grešku "U dokumentu ne postoje oporezivi iznosi osnovica i PDV za evidenciju PDV".
  Sve što je navedeno u poglavlju "Promet objekata" u vezi sa načinom određivanja prometa objekata u Calculusu kod slanja dokumenata u SEF, važi i za pojedinačnu evidenciju PDV, a isti princip se primenjuje i za promet bez naknade, osim što ne postoji tip prometa koji određuje promet bez naknade, pa se uvek koristi polje POPDV.
  Za klasifikaciju "Promet objekata bez naknade" potrebno je na dokumentu odabrati neki od tipova prometa za promet objekata, a u stavkama u polju POPDV odabrati "Bez naknade".
• U polje "Broj Pojedinačne evidencije PDV" Calculus upisuje poseban broj iz polja "Broj obračuna pojed. evid. PDV", koje je vidljivo u KIF i KUF u kartici "Ostalo".. Ovaj broj je uveden zbog obezbeđivanja jedinstvenosti broja obračuna koju zahteva SEF, jer brojevi dokumenata u KIF i KUF u opštem slučaju ne moraju da budu jedinstveni. Broj se automatski generiše tokom prvog slanja u evidenciju PDV, a može da se unese i ručno pre slanja.
  Format ovog broja je fiksan: "PEPDVp-gg-n", gde "p" označava pravac dokumenta (I ili U), "gg" je godina sa dve cifre, a "b" je redni broj dokumenta unutar pravca i godine. Redni broj dokumenta se automatski generiše tokom prvog slanja dokumenta u evidenciju PDV, a zatim se generiše i ceo broj. U KIF-u u kartici "Ostalo" je dostupan i redni broj, kojeg takođe možete ručno da izmenite, posle čega se kod snimanja dokumenta ponovo generiše i ceo broj. Ako ga obrišete, program će posle snimanja generisati novi redni broj i ceo broj. Ako ručno izmenite ceo broj obračuna, program će posle snimanja obrisati redni broj, što omogućava da u broj obračuna po želji unesete bilo kakav broj, nevezano za ovaj fiksni format koji se koristi kod automatskog generisanja. Jedino što je potrebno da poštujete kod ručnih izmena rednog broja ili celog broja je jedinstvenost celog broja na nivou svih dokumenata u bazi.
  Izmena broja obračuna je dozvoljena i kada je dokument već poslat u evidenciju PDV, ali to ne treba koristiti u regularnim situacijama, jer naknadna operacija korigovanja evidencije PDV u tom slučaju neće raditi. Ovo je dozvoljeno samo zbog situacija sa poništenim evidencijama PDV (pogledati niže u tesktu "Ostale operacije za evidenciju PDV" - operacija "Poništi").
• U SEF-u se kod izlaznih dokumenata (KIF) popunjava polje "Broj dokumenta", a kod ulaznih (KUF) "Broj internog računa". U oba slučaja Calculus ovde upisuje broj samog dokumenta iz KIF ili KUF.
• U polje "Osnov za avansno plaćanje" u FOP ručno upisujete osnov za avansno plaćanje u KIF ili KUF u kartici "Ostalo". Ovo polje je obavezno kod slanja avansa ili internih obračuna PDV sa osnovom odabira "Avans" u evidenciju PDV.
• Polje "Period" je obavezno, pa u svim dokumentima koji se šalju u evidenciju PDV mora biti popunjen poreski period.
• Za razliku od redovnog postupka slanja u SEF, gde dokumenti moraju nositi datum sa kojim se šalju u SEF, kod PDV evidencije nema tog ograničenja. Ni sama evidencija PDV nema datum dokumenta, nego samo datum prometa i datum plaćanja (koji se popunjava samo kod avansnih računa).
• Kod knjižnih odobrenja i zaduženja, odnosno dokumenata koji predstavljaju smanjenje ili povećanje osnovice ili PDV, u SEF interfejsu je u avgustu 2024. uvedena opcija za dokumente na koje se odnosi smanjenje ili povećanje: "Faktura", "Vremenski period" i "Avansna faktura" kod izlaznih dokumenata (Isporuka - KIF), odnosno "Interni račun za promet" i "Interni račun za avans" kod ulaznih dokumenata (Nabavka - KUF). Za opcije "Faktura" i "Interni račun za promet" u SEF se šalju brojevi povezanih dokumenata odnosno internih obračuna PDV, za opciju "Vremenski period" se šalju početni i krajnji datum perioda na koji se odnosi smanjenje ili povećanje, a za opcije "Avansna faktura" i "Interni račun za avans" se šalje broj povezanog avansnog računa. U Calculusu ne postoje ove opcije, već se one određuju automatski iz postojećih podataka dokumenata. Kada je na odobrenju ili zaduženju unet "Fakturisani period" onda se primenjuje opcija "Vremenski period", a u suprotnom "Faktura" ili "Interni račun za promet". Ako se u SEF šalje storno avansnog računa, onda se primenjuje opcija "Avansna faktura" ili "Interni račun za avans".
• Kod slanja povezanih faktura i avansnih računa, SEF je sada propisao da se dokumenti registrovani u SEF-u i ostali dokumenti koji nisu registrovani u SEF-u šalju u različitim poljima. Zbog toga i zbog određivanja koji dokumenti ulaze u zbirnu evidenciju PDV, kao i zbog propisanog razdvajanja dokumenata u evidenciji prethodnog poreza na elektronske fakture, fiskalne račune i ostale dokumente, u KIF i KUF u kartici "Ostalo" je uvedeno novo polje "U poreskom sistemu", kao padajuća lista sa izborom nekoliko opcija:
  
  • Opcija "Podrazumevano" označava da će Calculus u trenutku slanja dokumenta u pojedinačnu evidenciju PDV proveriti da li je dokument poslat u SEF (bilo kao dokument ili u pojedinačnu evidenciju PDV) ili preuzet iz SEF-a i time automatski odrediti da li je registrovan u SEF-u. Ako sve dokumente redovno šaljete u SEF i preuzimate iz SEF-a kroz Calculus, dovoljno je ostaviti opciju "Podrazumevano".
  • Opcije "SEF dokument" i "SEF pojed. evid. PDV" možete ručno podesiti za dokumente koje niste poslali u SEF kroz Calculus, nego su poslati na drugi način ili uneti direktno na SEF-u ili za dokumente koje niste preuzeli iz SEF-a kroz Calculus, ali znate da su evidentirani u SEF-u.
  • Opcija "Fiskalni račun" je predviđena za izlazne i ulazne fakture koje su nastale na osnovu fiskalnih računa, radi određivanja koji dokumenti ulaze u zbirnu evidenciju PDV, kao i radi slanja evidencije prethodnog poreza.
  • Opcija "Nije u sistemu" eksplicitno određuje da dokument nije registrovan ni u jednom poreskom sistemu.
  I u prozoru za ručni unos povezanih dokumenata (povezane fakture za fakture povrat, knjižna odobrenja i zaduženja) dodata je kolona "U SEF-u" kojom možete eksplicitno označiti da li je taj dokument evidentiran u SEF-u. Ova kolona je dostupna samo za dokumente kojima su ručno uneti brojevi i datumi, dok se za dokumente izabrane iz padajuće liste evidencija u SEF-u određuje iz polja "U poreskom sistemu" sa samog dokumenta.

Operacija slanja u pojedinačnu evidenciju PDV

U B2B servisima je uveden novi predmet servisa "Izlazna pojedinačna evidencija PDV". Pojam "izlazna" se odnosi na to da se ova evidencija šalje u servis (izlazi iz Calculusa), ali ovaj predmet servisa obuhvata i ulazne i izlazne tipove dokumenata Calculusa, jer se u evidenciju PDV šalju i ulazni i izlazni dokumenti. Evidencija PDV nema operacije preuzimanja u Calculus.
Evidencija PDV se šalje samo u SEF i komitent naveden na dokumentu o tome ne dobija nikakvu informaciju niti preuzima bilo kakav dokument. Budući da se za evidenciju PDV ne kreira nikakav PDF, ova operacija slanja se ne pokreće iz prozora za štampu, nego opcijom menija "B2B operacije" i izborom operacije "Pošalji" za predmet servisa "Izlazna pojedinačna evidencija PDV" (na slici).

Na slici je prikazan primer izbora operacija za dokumente iz knjige ulaznih faktura, gde je vidljivo da se u operacijama sada prikazuju dva predmeta servisa, svaki sa svojim setom operacija. Dokument poslat u evidenciju PDV odmah dobija status "Evidentirano", a u polje "Broj obračuna" se upisuje broj dokumenta u Calculusu. Kod evidencije PDV ne postoji operacija provere statusa, ali se naknadnim operacijama status može promeniti.
Dokumenti kreirani u Trgovini mogu se poslati u evidenciju PDV bilo iz Trgovine bilo iz Finansijske operative.
Za evidenciju PDV se ne koristi XML po UBL formatu kao kod redovnog postupka, pa se u folderima Calculusa za slanje B2B dokumenata kreiraju samo JSON datoteke sa strukturom koju je propisao SEF ili informacioni posrednik.
Obratite pažnju na to da se sada i u B2B filteru za isti tip dokumenta Calculusa (npr. fakturu) pojavljuju dva predmeta servisa, pa nakon izbora tipa dokumenta, morate odabrati i predmet koji želite da posmatrate (na slici).


U ovom primeru, izborom predmeta "Izlazni račun" posmatrate fakture poslate redovnim postupkom, a izborom predmeta "Izlazna pojedinačna evidencija PDV" posmatrate fakture poslate u PDV evidenciju.

Obračun PDV kada je kupac poreski dužnik (tzv. "obrnuti obračun PDV")

Na SEF portalu, u ulaznim fakturama koje sadrže PDV kategoriju AE (Oporezivi promet dužnik je kupac), u donjem levom uglu se pojavljuje sekcija "Primalac obračunava PDV". Primalac je u obavezi da u polje "Dodaj obračunati PDV" unese iznos obračunatog PDV-a, kojeg po zakonu mora da obračuna kao poreski dužnik.

Ako u Calculusu evidentirate ovakvu ulaznu fakturu i na njoj direktno obračunate ovaj PDV, B2B operacijom "Pošalji PDV kupca poreskog dužnika" (vidi se na prethodnoj slici) možete automatski da registrujete iznos PDV-a u ulaznoj fakturi u SEF-u. Pri tome moraju biti zadovoljeni sledeći uslovi:

• Na ulaznoj fakturi mora biti izabran neki od tipova prometa gde je dužnik kupac ili u tab-u "PDV" uneta tarifa vezana za odgovarajući član propisa gde je dužnik kupac. Ako ulazna faktura sadrži različite PDV kategorije (različite tarife u tab-u "PDV"), obračunati PDV se uzima i šalje samo iz tarifa koje su vezane za članove propisa gde je kupac dužnik.
• Ulazna faktura mora biti preuzeta sa SEF-a i učitana u bazu kroz Calculus B2B servis, jer je za ovu operaciju neophodan ID kojeg dokument dobija prilikom slanja u servis. Operacija ne može da se izvrši za ulaznu fakturu koja je ručno uneta u Calculus.

Operacija se može se pozvati više puta za istu fakturu i tada samo zamenjuje prethodno upisanu vrednost u SEF-u (ne sabira se sa prethodnom). Na taj način je omogućena naknadna ispravka (ili brisanje PDV-a u SEF-u ako se pošalje nula), ako dođe do greške u obračunatom iznosu i sl.

Prema uputstvu SEF-a, popunjavanje polja "Dodaj obračunati PDV" na ulaznoj fakturi nije dovoljno, već primalac mora da obračunati PDV unese i u evidenciju PDV i to kao ulazni dokument tipa "Interni račun za promet stranih lica" ili "Drugi interni obračun". Ovo je već objašnjeno nešto ranije u tekstu u podpoglavlju "Kako Calculus popunjava pojedina polja u evidenciji PDV". PDV možete obračunati na samoj ulaznoj fakturi i poslati je u evidenciju PDV ili možete kreirati poseban interni obračun PDV pa njega poslati u evidenciju PDV.

Ostale operacije za evidenciju PDV

Ove operacije mogu da se izvrše nad dokumentima već poslatim u evidenciju PDV u SEF-u, bilo iz prozora samih dokumenata, bilo iz prozora "B2B pregled dokumenata".

Koriguj
Ovom operacijom možete naknadno ispraviti već poslatu evidenciju PDV. Potrebno je da u Calculusu na dokumentu izmenite željene podatke i pokrenete ovu operaciju. Dozvoljena je izmena bilo kojeg podatka osim broja dokumenta u Calculusu.

Posle ove operacije u SEF-u se pojavljuju dve evidencije PDV sa istim brojem obračuna (brojem dokumenta iiz Calculusa), pri čemu je prethodna evidencija označena statusom "Zamenjeno", a nova (izmenjena) evidencija ima status "Evidentirano". U Calculusu status u koloni "Status u servisu" postaje "Evidentirano (zamenjeno)". Ovu operaciju možete pokrenuti više puta i u SEF-u će se svaki put pojaviti nova evidencija PDV sa statusom "Evidentirano", a prethodna će dobiti status "Zamenjeno".

Poništi
Ovom operacijom možete potpuno poništiti već poslatu evidenciju PDV, pri čemu evidencija PDV u SEF-u i u Calculusu dobija status "Poništeno". Nad ovakvim dokumentom u principu više nisu moguće nikakve dalje operacije, dok god dokument ima isti broj obračuna evidencije PDV. Međutim, u specifičnoj situaciji kada ste poništili evidenciju PDV, a onda želite ponovo da pošaljete isti dokument (koji ste npr. u međuvremenu izmenili u Calculusu), neophodno je da najpre ručno izmenite broj obračuna evidencije PDV u Calculusu, pa zatim pošaljete dokument u evidenciju PDV. To možete uraditi brisanjem rednog broja obračuna evidencije PDV (pri čemu će program automatski generisati novi redni broj i ceo broj) ili ručnom izmenom celog broja obračuna evidencije PDV.

Zbirna evidencija PDV

Kako Calculus određuje koji dokumenti ulaze u ZEPDV

Uzevši u obzir već najavljenu ideju da u toku 2024. godine SEF automatski kreira poresku prijavu (obrazac POPDV) i propise koji određuju da se u SEF-u ne evidentira PDV za dokumente za koje je izdata elektronska faktura (poslati su u SEF), za koje je izdat fiskalni račun i za dokumente vezane za uvoz dobara, kao i da se trenutno ne evidentira PDV naknada poljoprivrednicima, možemo generalno zaključiti da u ZEPDV treba uključiti samo dokumente koji se u obrascu POPDV iskazuju u sekcijama za obračunati PDV po opštoj i posebnoj stopi 3, 3a i 4. Zbog toga Calculus primenjuje, da tako kažemo, obrnutu logiku za određivanje dokumenata koji ulaze u ZEPDV. Umesto određivanja koji dokumenti treba da uđu u ZEPDV, Calculus posmatra sve dokumente iz KIF koji prema pravilima za kreiranje poreske prijave ulaze u određene pozicije obrasca POPDV, a zatim iz tih dokumenata izuzima pojedine dokumente, pri čemu se na osnovu pozicije određuje i u koju sekciju ZEPDV se sabiraju iznosi dokumenata:

• Avans za promet: pozicije 3.9,
• Promet uz naknadu: pozicije 3.1, 3.2
• Promet bez naknade: pozicija 3.7
• Turističke usluge - promet: 4.1.3, 4.1.4
• Turističke usluge - avans: 4.1.3, 4.1.4
• Polovna dobra, umetnička dela, kolekcionarska dobra i antikviteti - promet: 4.2.3 i 4.2.4
• Polovna dobra, umetnička dela, kolekcionarska dobra i antikviteti - avans: 4.2.3 i 4.2.4
• Povećanje osnovice, odnosno PDV - poreski dužnik isporučilac (i storniranje): 3.5
• Smanjenje osnovice, odnosno PDV - poreski dužnik isporučilac (i storniranje): 3.6
• Povećanje osnovice, odnosno PDV - poreski dužnik primalac (i storniranje): 3a.4
• Smanjenje osnovice, odnosno PDV - poreski dužnik primalac (i storniranje): 3a.5

Dodatne napomene:

• U sekcijama ZEPDV za povećanja i smanjenja osnovice, odnosno PDV, osim podataka iz navedenih pozicija obrasca POPDV, uzimaju se i podaci iz drugih pozicija koji sami po sebi predstavljaju povećanje ili smanjenje, a prema pravilima obrasca POPDV se ne evidentiraju u pozicijama povećanja i smanjenja. Samim tim ti podaci su izuzeti iz pozicija prometa ZEPDV. Primer je storno avansa iz istog poreskog perioda, koji se u obrascu POPDV iskazuje u poziciji 3.9. Taj podatak će u ZEPDV biti iskazan u poziciji smanjenja umesto u poziciji avansa za promet.
• Calculus u sekcijama za storniranje uzima u obzir samo dokumente koji u finansijskoj operativi u polju "Vid dok." imaju izabranu opciju "Storno". Kada dokumenti nastaju operacijom "Storno" (bilo u trgovini, bilo u finansijskoj operativi) ova opcija se automatski popunjava, a možete je i eksplicitno izabrati na dokumentima koje kreirate ručno. Detaljnije objašnjenje ovog polja možete pročitati u poglavlju "Unos dokumenata", pri kraju sekcije "Dodatna polja u fakturama".
• Prema propisima SEF-a, obračunati PDV za promet drugih lica kod kojeg je poreski dužnik primalac dobara i usluga, uvek se evidentira u PEPDV. Zbog toga iz sekcije 3a obrasca POPDV, za ZEPDV ne uzimamo obzir pozicije prometa, već samo pozicije povećanja i smanjenja 3a.4 i 3a.5, jer se sva povećanja i smanjenja unose u ZEPDV.

Samo da podsetimo da u obrazac POPDV, pa samim tim i u ZEPDV, ulaze samo dokumenti koji imaju dodeljen odgovarajući poreski period. Datum dokumenta i datum prometa tu ne igraju nikakvu ulogu, osim što se kod unosa dokumenata poreski period inicijalno popunjava na osnovu ovih datuma.

Eksplicitno označavanje dokumenata za ZEPDV:

Na pojedinačnim dokumentima u KIF-u i KUF-u u kartici "Ostalo" i na vrstama dokumenata (slike ispod) postoji polje "Ulazi u zbirnu evid. PDV" kojim je moguće za pojedinačne dokumente ili za sve dokumente jedne vrste eksplicitno označiti da li dokument ulazi u ZEPDV ili ne. Oznaka na pojedinačnom dokumentu ima prioritet u odnosu na oznaku na vrsti dokumenta.

Ako je na pojedinačnom dokumentu eksplicitno označeno "Da" ili "Ne", Calculus ne primenjuje nikakva druga pravila.

Ako u tom polju ostane "Podrazumevano", proverava se polje u vrsti dokumenta kojoj pripada taj dokument, pa ako je tamo eksplicitno označeno "Da" ili "Ne", Calculus ne primenjuje nikakva druga pravila, a ako je i tu podešeno "Podrazumevano" primenjuju se podrazumevana pravila kojima se dokumenti izuzimaju iz ZEPDV navedena ovde u nastavku.

Ako je dokument eksplicitno označen da ulazi u ZEPDV, to još uvek ne znači da će on tu biti i registrovan, jer mora da zadovolji i pravila registrovanja u pojedinim pozicijama obrasca POPDV (npr. ako takav dokument ulazi u neku drugu poziciju, on neće biti evidentiran u ZEPDV).

Ako u svom poslovanju imate malo dokumenata koje treba registrovati u ZEPDV, a ne želite da razmišljate o podrazumevanim pravilima Calculusa, možete na svim vrstama dokumenata koje se registruju u obrascu POPDV da postavite oznaku "Ulazi u zbirnu evid. PDV" na "Ne", a zatim na svakom pojedinom željenom dokumentu da postavite ovu oznaku na "Da".

Podrazumevana pravila za izuzimanje dokumenata iz ZEPDV:

U ZEPDV ne ulaze dokumenti koji su poslati u SEF (kao regularan dokument ili u PEPDV), kao ni dokumenti koji su fiskalizovani preko Calculusa. Za dokument se smatra da je poslat u SEF ili fiskalizovan ako su ispunjeni sledeći uslovi:

• U polju "U poreskom sistemu" u kartici "Ostalo" u KIF-u ili KUF-u, dokument je eksplicitno označen da je evidentiran u SEF-u ili fiskalizovan ili da nije evidentiran ni u jednom sistemu. Ako je u ovom polju izabrana opcija "Podrazumevano" onda se primenjuju sledeća pravila.
• Dokument je poslat preko B2B servisa "eFaktura Srbija", "Moj-eRačun Srbija" ili "Paragraf Lex Kancelarko" kao regularan dokument ili je poslat u PEPDV ili je preuzet u Calculus preko B2B servisa "eFaktura Srbija" kao izlazni preuzeti račun.
  Ako je dokument poslat preko B2B servisa "eFaktura Srbija Demo" nikada se ne smatra da je poslat u SEF.
• Ako je dokument poslat ili preuzet kao izlazni preuzeti račun preko B2B servisa "eFaktura Srbija", smatra se da je poslat u SEF ako je u Calculusu evidentiran njegov identifikator u SEF-u ("ID u servisu" vidljiv u prozoru "B2B pregled dokumenata"), nezavisno od statusa tog dokumenta u SEF-u.
• Ako je dokument poslat preko B2B servisa "Moj-eRačun Srbija" ili "Paragraf Lex Kancelarko", smatra se da je poslat u SEF ako je u Calculusu evidentiran njegov identifikator u SEF-u ("ID2 u servisu" vidljiv u prozoru "B2B pregled dokumenata"), nezavisno od statusa tog dokumenta u SEF-u.

  Važno:

  Da bi dokument poslat preko B2B servisa "Moj-eRačun Srbija" u Calculusu dobio "ID2 u servisu", posle određenog vremena (najmanje jedan sat) mora da se pokrene operacija provere statusa za sve poslate dokumente. Takođe, ovu proveru statusa morate da obavite tek nakon što instalirate najmanje verziju Calculusa 8803, jer je tek od te verzije ugrađeno preuzimanje identifikatora iz SEF-a..
  Ovo je neophodno, jer servis "Moj-eRačun Srbija" sam odlučuje da li se dokument šalje u SEF i ne evidentira dokument u SEF-u istog trenutka kada ga prihvati u svoj sistem, nego tek naknadno. Zbog toga Calculus, posle slanja dokumenta u ovaj servis još uvek nema informaciju da li je dokument poslat u SEF.
• Ako je dokument poslat u SEF ili fiskalizovan mimo Calculusa ili je "ručno" evidentiran na SEF portalu (bilo kao regularan dokument, bilo u PEPDV), pa u Calculusu ne postoji evidencija o tome, dokument se mora eksplicitno označiti da ne ide u ZEPDV.
• Calculus trenutno može da odredi da je dokument fiskalizovan samo za dokumente u trgovini (fakture) i finansijskoj operativi (avansne račune) koji su u toj bazi podataka fiskalizovani kroz Calculus.
  Kod kreiranja internih obračuna PDV iz izlaznih kalkulacija maloprodaje (IKM) u KIF-u, u opštem slučaju ne može da se odredi da li je IKM nastala od fiskalizovanih kasa-računa. Zbog toga svaki ovakav interni obračun, koji je posledica fiskalizovanih računa, morate eksplicitno označiti da ne ide u ZEPDV u polju "Ulazi u zbirnu evid. PDV". Druga, efikasnija mogućnost je da za ovakve interne obračune PDV kreirate posebnu vrstu dokumenta na kojoj ćete eksplicitno označiti da ne ulazi u ZEPDV, pa onda nema potrebe da posebno označavate svaki dokument.

Izuzetak od ovih pravila su knjižna zaduženja i odobrenja, odnosno svi dokumenti koji povećavaju ili smanjuju obavezu za PDV (storno fakture, fakture povrat, knjižna odobrenja kreirana u trgovini i knjižna odobrenja, storna i storna avansa kreirana KIF-u). Čak i kada su ovi dokumenti poslati u SEF ili fiskalizovani, uzimaju se u obzir za zbirnu evidenciju PDV u pozicijama obrasca POPDV 3.5, 3.6, 3a.4 i 3a.5, kao i u drugim pozicijama ako sami po sebi predstavljaju ispravku osnovice ili PDV-a.

Prozor za ZEVPDV

Prozor za ZEVPDV se nalazi u finansijskoj operativi, u meniju Pregledi --> Pregled PDV --> Zbirna evidencija PDV (slika ispod).

Kod ubacivanja nove ZEPDV potrebno je odabrati poreski period i PDV obrazac na osnovu čijih pozicija se formira ZEPDV. Za sada postoji samo jedan obrazac (POPDV propisan 2018. godine) pa se on automatski popujnava izborom perioda.

Vrednosti u poljima "Redni broj obračuna" i "Broj obračuna" se automatski generišu i popunjavaju kod prvog snimanja ZEPDV u bazu, ali mogu i naknadno da se koriguju. Postupak izmene ovih polja je isti kao kod PEPDV, za koju se ova polja nalaze u KIF-u i KUF-u u kartici "Ostalo", pa te detalje možete pročitati u delu uputstva za PEPDV. Jedina razlika je što se ovi brojevi kod PEPDV kreiraju tek kod slanja u SEF, a kod ZEPDV odmah kod prvog snimanja u bazu.

Dozvoljeno je kreirati više ZEPDV za isti poreski period. Npr. možete da poništite evidenciju koja je već poslata u SEF i da onda kreirate novu pod drugim brojem i pošaljete je u SEF. Međutim, SEF je operaciju poništavanja predvideo za slučajeve kada zbirna evidencija uopšte nije ni trebala da bude kreirana za taj poreski period, a za svaku izmenu postojeće ZEPDV bi trebalo koristiti operaciju za korigovanje postojeće evidencije.

Formiranje ZEPDV

Dugmetom "Formiraj evidenciju" pokrećete formiranje ZEPDV, odnosno popunjavanje svih iznosa. Iznose u ZEPDV možete po potrebi uneti i ručno ili ih naknadno korigovati posle formiranja. Izuzetno je važno da se pre formiranja ZEPDV u SEF pošalju svi regularni dokumenti, kao i dokumenti koji treba da se registruju u PEPDV. Ako naknadno pošaljete neke dokumente u SEF ili u PEPDV, kao i ako naknadno dodajete, brišete ili menjate dokumente vezane za taj poreski period, morate ponovo da formirate ZEPDV. Ako ste prethodnu ZEPDV već poslali u SEF, onda morate ovu novu, iznova formiranu evidenciju, da ponovo pošaljete u SEF, ali operacijom za korigovanje postojeće evidencije.

Dvostrukim klikom na bilo koje od polja sa iznosima otvara se prozor sa pregledom svih dokumenata koji ulaze u tu sekciju ZEPDV (slika ispod). Prozor podrazumevano prikazuje samo dokumente koji ulaze u ZEPDV, ali postoji i dodatna mogućnost filtriranja dokumenata opcijom "Dokumenti ulaze u zbirnu ev. PDV:", čime možete prikazati i dokumente koji ulaze u obrazac POPDV, ali ne ulaze u ZEPDV. Ovde možete videti i poziciju obrasca POPDV za pojedine dokumente (kolona "POPDV"), da li je dokument poslat u SEF (kolona "Poslat u SEF") i da li dokument ulazi u ZEPDV prema pravilima Calculusa (kolona "Ulazi u ZEPDV").

Ovaj prozor funkcioniše na isti način kao i u obrascu POPDV, pa dvostrukim klikom na neki od dokumenata možete otvoriti taj dokument u KIF-u ili KUF-u i po potrebi ga korigovati (npr. promeniti mu oznaku za evidentiranje u ZEPDV). Ako korigujete neki dokument, dugmetom "Osveži" možete osvežiti pregled dokumenata da bi prikazao stanje posle tih izmena.

U ovom prozoru se uvek prikazuju dokumenti koji trenutno odgovaraju uslovima za formiranje ZEPDV, pa možete da pregledate dokumente i pre samog formiranja ZEPDV. Takođe, zbirni iznosi dokumenata u prozoru ne moraju da se podudaraju sa iznosima u već formiranoj ZEPDV, ako su dokumenti u međuvremenu izmenjeni, dodavani ili brisani.

Slanje ZEPDV u SEF

Postupak slanja ZEPDV u SEF je isti kao kod PEPDV, samo što je predmet servisa ovde "Izlazna zbirna evidencija PDV". Bira se opcija menija "B2B operacije" i zatim odgovarajuća operacija (Pošalji, Koriguj ili Poništi).

Karakteristični slučajevi

Elektronska faktura nije izdata u roku od deset dana po isteku poreskog perioda

Član 21 Pravilnika o elektronskom fakturisanju propisuje da ako elektronska faktura (faktura, avansni račun ili knjižno zaduženje) nije izdata u roku od deset dana po isteku poreskog perioda na koji se ta faktura odnosi, za taj poreski period se za takav dokument mora evidentirati obračunati PDV u PEPDV, navodeći tip dokumenta koji je trebalo da bude izdat i broj dokumenta "0" (nula). Ako se posle isteka ovog roka izda taj dokument, za isti taj poreski period se u ZEPDV koriguje PDV u polju za smanjenje PDV, a ta korekcija se evidentira u roku za poresku prijavu za poreski period u kojem je izdata faktura.

Uzećemo primer fakture čiji je datum prometa 30.01.24, a nije izdata do 10.02.24 do kada je rok za poresku prijavu za period 01.01.24 - 31.01.24. Da bismo u Calculusu realizovali ovo pravilo i kreirali obrazac POPDV na dan 10.02.24, koji će odgovarati obrascu kojeg će jednog dana kreirati i sam SEF, potrebni su sledeći koraci, pri čemu postoje dva slučaja:

1. Na dan 10.02.24 faktura uopšte nije kreirana u Calculusu
   1. U KIF-u mora da se kreira interni obračun PDV za poreski period 01.01.24 - 31.01.24, u polju "Podtip internog obr. PDV:" se bira tip koji je trebalo da bude izdat (u ovom slučaju Faktura), a u polju "Broj povezanog dokumenta" se upisuje nula (slika ispod).
      
      
      

      Karakteristični slučajevi.
      
      Budući da se u Pravilniku navodi da se evidentira samo obračunati PDV, dok se osnovica ne pominje, pretpostavljamo da se u PEPDV evidentira samo obračunati PDV bez osnovice, pa u ovom internom obračunu treba uneti samo iznos PDV, a za iznos dokumenta i osnovicu treba uneti nulu.
   2. Ako fakturu kreiramo i pošaljemo u SEF npr. 12.02.24, na fakturi ipak treba da se unese poreski period 01.01.24 - 31.01.24 (prema datumu prometa).
      Sada je potrebno kreirati novi interni obračun PDV za poreski period 01.01.24 - 31.01.24, gde se u polju "POPDV:" bira "Ispravka osnovice ili PDV", unosi se samo negativan iznos obračunatog PDV, a za iznos dokumenta i osnovicu treba uneti nulu. Ovaj interni obračun se ne šalje u POPDV.
      Posle toga treba ponovo formirati ZEPDV za period 01.01.24 - 31.01.24 i B2B operacijom "Koriguj" poslati tu korigovanu evidenciju u SEF. Tada možete kreirati i novi POPDV obrazac u Calculusu, koji će odgovarati korigovanoj PDV evidenciji.
      
   3. Napomena: Ukoliko smatrate da u PEPDV na osnovu prvog internog obračuna PDV treba da se evidentira i osnovica, onda u oba interna obračuna treba uneti i iznos i osnovicu, tako da se u konačnom obrascu POPDV koji se kreira u Calculusu i osnovica iz oba interna obračuna "poništava" i ostaje samo osnovica registrovana kroz samu fakturu.
   
   
2. Na dan 10.02.24 faktura je već kreirana u Calculusu, ali iz nekog razloga nije poslata u SEF
   Ovakvu fakturu ne možemo direktno evidentirati u PEPDV, jer inače ne bismo dobili istu "sliku" u evidenciji PDV kakvu zahteva SEF. Zbog toga sprovodimo isti postupak sa internim obračunima PDV kao u prethodnom slučaju. Jedina razlika je što na dan kada kreiramo obrazac POPDV i ZEPDV, poreski period na toj fakturi mora da bude obrisan. Kada tu fakturu konačno pošaljemo u SEF, treba da joj ponovo unesemo poreski period 01.01.24 - 31.01.24 i posle toga formiramo ZEPDV, korigujemo je u SEF-u i kreiramo novi obrazac POPDV.

Posebni postupci oporezivanja

U Pravilniku o elektronskom fakturisanju se ne navodi kako se u ZEPDV iskazuju iznosi osnovica za promet uz naknadu kod posebnih postupaka oporezivanja, pa Calculus za sada osnovice iskazuje onako kako je propisano za pozicije 4.1.3 i 4.2.3 obrasca POPDV, odnosno iskazuje razliku u ceni na koju se PDV obračunava po preračunatoj stopi.

U poreskom periodu u kojem je izdato knjižno odobrenje nije primljena izjava kupca da je smanjio prethodni PDV

U ovom slučaju, u obrascu POPDV se u periodu u kojem je izdato odobrenje iskazuje samo smanjenje osnovice, a u periodu u kojem je primljena izjava kupca samo smanjenje PDV. Ovde se primenjuje standardni postupak kojim se u Calculusu evidentira ovakav dokument u obrascu POPDV.

Na knjižnom odobrenju se mora obrisati poreski period ili postaviti POPDV kategorija "Ne ulazi u POPDV", a u KIF-u se kreira interni obračun PDV samo za smanjenje osnovice, označen u polju POPODV sa "Ispravka osnovice ili PDV", koji se ne šalje u SEF.

Ako se ovo knjižno odobrenje ne šalje u SEF kao regularan dokument, nego se šalje u PEPDV (npr. kada kupac nije u sistemu PDV i nije registrovan u SEF-u), onda poreski period kod slanja u PEPDV mora biti naznačen na odobrenju, pa ga tek posle toga treba obrisati da ne uđe u obrazac POPDV niti u ZEPDV. Korišćenjem POPDV kategorije "Ne ulazi u POPDV" možete izbeći ovo postavljanje i brisanje poreskog perioda.

U poreskom periodu u kojem je primljena izjava kupca, kreira se interni obračun PDV u KIF-u samo za smanjenje PDV, označen u polju POPODV sa "Ispravka osnovice ili PDV", i on će automatski biti evidentiran u obrascu POPDV u poziciji 3.6 kao i u ZEPDV u polju za smanjenje PDV.

Evidencija prethodnog poreza

Prozor za ovu evidenciju se otvara iz menija finansijske operative: "Pregledi" --> "Pregled PDV" --> "Evidencija prethodnog poreza" i funkcioniše slično kao prozor za zbirnu evidenciju PDV, pa ćemo ovde objasniti samo važnije detalje i razlike u odnosu na ZEPDV.

Za razliku od poreske prijave (obrasca POPDV) i PEPDV i ZEPDV u SEF-u, EPP ne određuje dokumente koji ulaze u evidenciju na osnovu polja "Period" nego polja "Period EPP" u KUF-u. Posebno polje za period EPP je uvedeno zbog slučajeva kod kojih se isti dokument iskazuje u dva različita poreska perioda u obrascu POPDV i EPP. Detaljnije objašnjenje ovog polja možete pročitati u poglavlju "Unos dokumenata", pri kraju sekcije "Dodatna polja u fakturama".

Pozicije evidencije se, kao i u ZEPDV, određuju na osnovu pozicija obrasca POPDV. Za razliku od ZEPDV, nema izuzimanja dokumenata na osnovu toga jesu li poslati, odnosno u ovom slučaju preuzeti iz SEF-a, jer se u ovoj evidenciji registruju i ti dokumenti i iskazuju se u posebnim pozicijama kao "Elektronske fakture".

Zbog velikog broja podataka u ovoj evidenciji, podaci su u donjem delu prozora podeljeni u više kartica.

Obrazac se u Calculusu donekle razlikuje u odnosu na obrazac na SEF-u, ali samo utoliko što su neki podaci detaljnije prikazani. Npr. u nekim pozicijama smanjenja osnovice, odnosno PDV (npr. 1.4 i 1.6), SEF nema predviđena polja za PDV koji se može odbiti, a Calculus ih prikazuje radi potpunije evidencije.

Važan detalj u vezi se EPP je polje "U poreskom sistemu" u kartici "Ostalo" u KUF-u, a koje je opisano u poglavlju "Pojedinačna evidencija PDV". Na svim dokumentima u KUF-u koji nisu preuzeti iz SEF-a kroz B2B servis, a koji sadrže obračunati prethodni porez, kao i na svim ulaznim dokumentima nastalim na osnovu fiskalnih računa, od 01.09.24 je neophodno da ih ispravno označite u ovom polju, kako bi EPP mogla ispravno da se formira. Za dokumente koji su evidentirani u SEF-u kao elektronske fakture treba izabrati "SEF dokument", a za fiskalne račune "Fiskalni račun".

Takođe, za pozicije ispravki odbitka prethodnog poreza je važno da se u polju "POPDV" u KUF-u izabere odgovarajuća kategorija. Ove kategorije su upravo zbog EPP sada detaljno podeljene.

Pozicije EPP na osnovu pozicija obrasca POPDV određuju se na sledeći način:

• Deo 1. Nabavka dužnik isporučilac

◦ 1.1 Prvi prenos prava raspolaganja: 8a.1

◦ 1.2 Promet, osim prvog prenosa prava raspolaganja: 8a.2, 8a.3

◦ 1.3 Povećanje osnovice, odnosno PDV: 8a.4

◦ 1.4 Smanjenje osnovice, odnosno PDV: 8a.5 osim smanjenja avansa

◦ 1.5 Avans: 8a.7 dokumenti sa pozitivnim iznosima

◦ 1.6 Smanjenje avansa: 8a.7 dokumenti sa negativnim iznosima i 8a.5 smanjenja avansa

◦ Dodatna podela unutar ovih pozicija na osnovu opcije u polju "U poreskom sistemu":

▪ Elektronske fakture: "SEF dokument", a ako je opcija "Podrazumevano" proverava se da li je dokument preuzet iz SEF-a

▪ Fiskalni računi: "Fiskalni račun"

▪ Drugi računi: sve ostalo

▪ U poziciji smanjenja - Drugi dokumenti o smanjenju: sve ostalo osim "Druga dokumentacija"

▪ U poziciji smanjenja - Druga dokumentacija: "Druga dokumentacija"

• Deo 2. Nabavka dužnik primalac

◦ 2.1 Prenos prava raspolaganja: 8b.1

◦ 2.2 Promet, osim prenosa prava raspolaganja: 8b.2, 8b.3, 8g.1, 8g.2

◦ 2.3 Povećanje osnovice, odnosno PDV: 8b.4, 8g.3

◦ 2.4 Smanjenje osnovice, odnosno PDV: 8b.5, 8g.4 osim smanjenja avansa

◦ 2.5 Avans: 8b.7, 8g.6 dokumenti sa pozitivnim iznosima

◦ 2.6 Smanjenje avansa: 8b.7, 8g.6 dokumenti sa negativnim iznosima i 8b.5, 8g.4 smanjenja avansa

◦ Dodatna podela unutar ovih pozicija na osnovu opcije u polju "Podtip internog obr. PDV":

▪ Interni račun - strano lice: opcija "Interni račun za promet stranih lica"

▪ Interni račun - obveznik PDV: opcija "Drugi interni obračun"

• Deo 3. Uvoz: 6.3, 6.4

• Deo 4. PDV nadoknada: 7.3, 7.4

• Deo 5. Ispravke odbitka prethodnog poreza

◦ 5.1 Povećanje: 8e.3 uz detaljnu podelu prema polju "POPDV" u KUF-u

◦ 5.2 Smanjenje: 8e.4 uz detaljnu podelu prema polju "POPDV" u KUF-u

Iste napomene i primeri iz uputstva za ZEPDV oko korelacija između pravila za popunjavanje obrasca POPDV i ZEPDV važe i za ovu evidenciju i Calculus za sada u svim takvim slučajevima primenjuje pravila obrasca POPDV.

Kao i u ZEPDV, dvostrukim klikom na bilo koje polje možete otvoriti spisak dokumenata koji ulaze u tu poziciju.

U komunikaciji sa SEF-om postoje samo dve operacije "Pošalji" i "Koriguj". Za razliku od PEPDV i ZEPDV, ne postoji operacija "Poništi".

Moguće greške koje šalje Sistem Elektronskih Faktura (SEF)

Tabela sa spiskom grešaka koje se mogu desiti prilikom slanja dokumenata iz Calculus B2B servisa za eFakture u SEF:

Sintaksa greške	Uzrok greške i kako je otkloniti
"File format does not match!"	Faktura koja se šalje nema sve neophodne elemente - npr. nedostaju joj stavke. Kompletan opis greške: {"Message":"File format does not match! The elelment "Invoice" in namespace "urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice2" has incoplete content. List of possible elements expected: "InvoiceLine" in namespace "urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2".","ErrorCode:"Invalid"}
"Error code HTTP Error 429"	Prema najavi SEF-a, od 1. januara 2023. godine ukoliko pozovete više od tri operacije u sekundi, sve operacije od četvrte na dalje će biti odbijene i prijaviti ovu grešku.
WinHttp#12019 - The handle is in the wrong state for the requested operation	Ova greška se redovno javlja na starijim operativnim sistemima Windows 7 i Windows 8. Na novijim (od Windows 8.1 na dalje) može povremeno da se pojavi, ali se dešava samo zbog prolaznog problema u komunikaciji sa servisima. Servis eFaktura zahteva novije bezbednosne HTTPS protokole koji nisu podrazumevano uključeni u Windows-u 7 i 8, pa smo ih eksplicitno kodirali u programu. Time je sada omogućeno korišćenje servisa eFaktura i na Windowsu 7 i 8. eFaktura uopšte ne radi na Visti, jer Vista ne podržava novije bezbednosne protokole. Na Windowsu XP ne radi nijedan B2B servis pa samim tim ni eFaktura. Za ovu funkcionalnost morate imati instalitran Calculus12, verzija 8.6.0.8 ili noviji.
“IssueDate is not correct because it cannot be different from todays”	SEF prihvata isključivo e-Fakture sa današnjim datumom. On ne dozvoljava retroaktivno slanje e-Faktura sa datumom koji se razlikuje od trenutnog. Ukoliko ste dobili ovu poruku potrebno je da stornirate fakturu i da je napravite pod današnjim datumom da bi je SEF prihvatio.
“When receiver is budget user order number, contract number or lot number is required”	Za budžetske korisnike je obavezno jedno od polja “broj narudžbine” ili “broj ugovora” ili “broj sporazuma” kako bi SEF prihvatio e-Fakturu. Potrebno je da popunite jedno od ovih polja kako bi SEF prihvatio e-Fakturu.
„Unauthorized”	Poruka označava da nije dobar API ključ koji ste preuzeli sa portala „e-Faktura“ ili da status API ključa na portalu nije aktivan. Nakon aktiviranja API ključa na portalu, potrebno je kliknuti na taster “Save” kako bi podešavanja ostala zapamćena.
“InoviceNumber contains duplicates”	Poruka označava da faktura koju pokušavate da pošaljete sa istim brojem već postoji na Sistemu Elekronskih Faktura (SEF). Proverite da li si ste već poslali tu fakturu. Ako to nije slučaj, razlog može biti postojanje fakture sa istim brojem iz neke od prethodnih godina. U tom slučaju proverite format za kreiranje broja fakture i ukoliko je izbačena tekuća godina, obavezno je dodajte u format za kreiranje broja fakture.
“Selected prepayment invoice with invoice number ‘xx-xx/xx’ is not approved”	Poruka označava da je e-Faktura koju pokušavate da pošaljete neispravna. Zašto? Reč je o fakturi za koju ste iskoristili avans po avansnoj e-Fakturi koju ste takođe poslali na SEF. Međutim, firma kojoj fakturišete još nije prihvatila prethodno poslatu avansnu e-Fakturu, a Vi ste povezali konačnu e-Fakturu sa tom avansnom. Ukoliko ste dobili ovu poruku pozovite komitenta da uđe na SEF i prihvati avansnu e-Fakturu. Tako će konačna e-Faktura, vezana za tu avansnu, automatski biti prihvaćena od strane portala.
“Invalid user type for debtor”	Poruka označava da fakture ne treba da se šalju i na CRF za datog budžetskog korisnika. Potrebno je da najpre obrišete fakturu sa greškom ako stoji kao “Nacrt” na portalu SEF-a (sajtu e-Fakture), a onda da je pošaljete ponovo, ali ovog puta ne treba da bude čekirana opcija “pošalji i u CRF”.
“Source invoice with invoice number ‘xx-xx/xx’ must be approved”	Poruka označava da knjižno odobrenje, koje pokušavate da pošaljete na SEF, ne može biti poslato jer faktura po kojoj ga izdajete nije prihvaćena, niti odbijena od strane primaoca.
“Invoice document reference Id as source invoice number is mandatory for CreditNote document types”	Poruka označava da knjižno odobrenje koje šaljete na SEF nema referencu na fakturu za koju je urađen povrat.
„The given key ˈimage/pngˈ was not present in the dictionary…“	poslat prilog sa pogrešnim formatom. SEF prihvata samo prilog u PDF formatu. Otkažite poslatu fakturu, zatim otkačite polje za potvrdu „PD“ uz pogrešni prilog da ne bi opet bio poslat i ponovo pošaljite račun. Možete takođe prilog iz bilo kog formata prebaciti u PDF i poslati kao prilog uz fakturu.
„Too many files“ (TooManyAttachments)	na SEF maksimalno uz dokument možete poslati dva priloga u PDF formatu. Otkažite poslatu fakturu, zatim otkačite polje za potvrdu „PD“ uz priloge koji su višak i ponovo pošaljite fakturu na SEF.
„The VAT registration code xxxxxxxxx does not match the registration code of the company with JBKJS: xxxxx“	Niste dobro uneli PIB komitenta koji mota imati 9 cifara bez dodatnih slova RS ili blanko zankova ili niste dobro uneli JBKJS budžetskog korisnika koji mora imati 5 cifara bez blanko znakova napred ili iza. Ispravite ove podatke na komitentu, otkažite fakturu i ponovo je pošaljite na SEF.
„Company number must by 9 or 13 characters long“	PIB vaše firme nije dobro unet u prozor „Organizaciona struktura u preduzeću“. Ispravite pogrešan unos, otkažite poslatu fakturu i ponovite slanje na SEF.
„JBKJS must be 5 characters long“	Uneli ste na komitentima JBKJS broj budžetskog korisnika sa neodgovarajućim brojem cifara. Ispravite unos i snimite, otkažite poslatu fakturu i ponovo je pošaljite.
„Company with JBKJS xxxxx is non budget user…“	komitent kome šaljete fakturu nije registrovan na SEF kao budžetski korisnik i ako ist aim aJBKSJ broj. Komitentu obrišite JBKJS broj i snimite. Otkažite poslatu fakturu i ponovite slanje na SEF.
„Index was out of range. Must be non-negative and less than the size of the collection. (Parameter ˈindexˈ)“	komitentu koji pripada privatnom sektoru greškom ste uneli JBKJS broj. Obrišite JBKJS broj na komitentu i snimite promenu. Otkažite poslatu fakturu pa je ponovo pošaljite na SEF.
„401 – Unauthorized“	Greška zbog neispravnog ili neaktivnog API ključa. Ako prilikom korišćenja dobijate ovu grešku pre svega potrebno je proveriti da li je status API ključa u podešavanjima na SEF-u promenjen u „Aktivan“ prilikom generisanja. Ukoliko nije, potrebno je promeniti status. Greška može da se pojavi i u situacijama kada koristite Swagger od npr. demo okruženja, na kojem nije menjao API status, a pokušavate da pošaljete fakturu na produkcionom okruženju. Takođe se dešava da, u situaciji kada koristite API ključeve od više kompanija, API ključ i kompanija unutar XMLdokumenta nisu isti, tj. API ključ je od jedne kompanije, a unutar endpoint-a se nalaze podaci druge kompanije. Ukoliko se Vaš problem nastavlja i nakon prethodno navedenih provera, potrebno je da se obratite na e-mejl SEF podrške podrskaefaktura@mfin.gov.rs
{ "Message": "Already uploaded ubl with this requestId", "FieldName": "requestId", "ErrorCode": "UBLUploadRequestIdDuplicate" }	ukoliko korisnik više puta pošalje fakturu sa istim requestId-em, u roku od 5 minuta, sistem će generisati ovu grešku.
„UBL sender company does not match current company“	API ključ unet u glavni panel servisa u Administartor baze i potom naknadno obnovljen na portalu E-fakture (Podešavanja > API menadžment) i nije ponovo kopiran novodobijeni API ključ u glavni panel servisa. U ovom slučaju je potrebno da kopirate novi (obnovljen) API ključ i iskopirate ga u prozor „Parametri firme i komitenta“ u polje „ID firme u servisu“ i ponovo pošaljete e-fakturu na SEF.
Invalid	Kada postoji neka greška na XML - primer zarez umesto tačke (nije skroz definisana greška)
XmlInvalid	Najčešća situacija je da postoji neka greška u XML-u , ali može se desiti da je račun dobro kreiran samo ga treba ponovo poslati samo da se izmeni interni broj fakture.
EinvoiceNumberDublicate	Dupliran broj fakture, Sef ne dozvoljava slanje dva puta fakture koja je pod istim internim brojem.
EinvoiceInvoiceItemDescriptionMissing	Potrebno je dodati u InvoiceLine/Item/Name Naziv artikla ili usluge. Sa ovim izmenama prolazi slanje računa.
InvoiceRowUnitMissing	Ova greška se javlja kada u XML-u u atributu UnitCode nije upisana oznaka merne jedinice.
MissingIban	Pošiljalac mora upisati svoj bankovni račun na SEF-u u okviru podešavanja.
InvoiceNumberInvalid	Neispravan interni broj, na primer razmak u internom broju, isto može da bude ako se faktura šalje ka crf-u maksimalan broj karaktera je 22
TooManyAttachments	Maksimalni broj priloga može biti 2 u veličini od 20mb
IssueDateCannotBeDifferentFromTodays	Datum slanja mora biti isti kao današnji datum, odnosno datum kada se kreira faktura /Invoice/IssueDate
CirCompanyRegistrationResponseNotFound	Vezano je za komunikaciju između SEF-a i CRF-a, ne može da se proveri da se dobije odgovor od CRF-a
CirError	Faktura je već registrovana na CRF-u ili se kliknula opcija da fakture ide na CRF ,a nije tip JBKJS-a koji treba da ide na CRF. Na CRF trenutno idu samo fakture za korisnike javnih sredstava tipa 0, 1, 2, 4, 5, 6, 9, 10 i 11, dakle na CRF ne idu sve fakture.
NegativeTotalSumCirInvoice	Ne sme da bude negativna faktura. U polju PayableAmaunt mora da bude pozitivan broj
SenderEndpointSchemeIDInvalid	Atribut schemeID u EndpointID liniji mora biti 9948.
SenderEndpointValueEmpty	U čvoru EndpointID ne postoji pib firme ili se javila greška.
SenderJBKJSLengthInvalid	Loš format PIB-a
SenderCompanyNotFound	Pošiljalac nije registrovan na SEF-u a pritom je unet Api key neke druge firme i ovaj račun je poslat ka SEF-u. Zato je i došlo do odgovora SEF-a da ova firma nije pronađena u njihovoj bazi.
ReceiverEndpointSchemeIDInvalid	Atribut schemeID u Endpoint liniji mora biti 9948 - šifra države.
ReceiverCompanyNotFound	Kupac nema nalog na SEF-u.
UBLUnsupportedDocumentType	Prilog koji se šalje mora biti PDF.
UBLSourceInvoiceNumberNotExist	Ne postoji faktura na koju se vodi eZaduženje.
UBLSourceInvoiceNotApproved	Nije odobren dokument na koji je data referenca na eOdobrenju, račun mora da bude u statusu odobreno na SEF-u
UBLMandatoryInvoiceDocumentReference	Nije upisana oznaka fakture koja se navodi kao referenca
UBLNotAllowedPercentOfTaxableAmountForExemptionFromVAT	Procenat poreza mora biti 0% za sve druge kategorije osim S
UBLTotalTaxAmountAndSubtotalTaxAmountDiffer	Kada ukupan iznos poreza nije dobro izračunat
UBLTaxExemptionReasonKeyNotDefined	Nije ispravna šifra poreskog oslobođenja
UBLSenderCompanyAndSenderCompanyIdentiferDoNotMatch	Ne poklapa se pib i jbkjs, može da bude i da ključ nije dobar, treba se proveriti da li je poslat dobar ključ.
UBLCompanyIsNonBudgetUser	Nije potrebno upisivati JBKJS broj u XML-u - primaoca (ostali korisnici javnih sredstava)
UBLCompanyWithVATRegistrationCodeIsBudgetUser	Fali jbkjs broj u čvor PartyIdentification, treba proveriti da li je u programu unešen ovaj broj kako bi se u Xml-u kreirala sva polja.
UBLVATRegistrationCodeDoesNotMatchTheRegistrationCodeOfTheCompanyWithJBKJS	Kod primaoca je unet pogrešan JBKJS
UBLPayeeFinancialAccountIdNotDefined	Nije upisan bankovni račun pošiljaoca u XML-u
UBLDeliveryDateNotAllowedForThisInvoiceType	Korisnik šalje avansni račun sa oznakom da se PDV obračunava na datum prometa(DescriptionCode 3). Kada se šalje avansni račun PDV se obračunava na datum plaćanja (DescriptionCode 432).
UBLInvoiceLinePriceAmountMoreDecimalsThanPermitted	Maksimalni broj decimala mora biti 2 kako bi faktura otišla na Sef.
VATRegistrationCodeLengthInvalid	Dešava se problem sa formatom PIB-a (može da fali RS prefiks ili da stoji razmak)
VatExemptionReasonNotExists	Korisnik nije upisao razlog oslobadjanja od PDV-a
VatPointDateTypeNotAllowedForChosenDocumentType	Nije dobar DescriptionCode, najčešće se dešava da treba da bude 3, a ne 35 jer se šalje Zaduženje
InvoicePeriodNotDefined	Nije definisan InvoicePeriod, nedostaje čvor InvoicePeriod ili DescriptionCode u XML-u koji treba da bude 3, 35 ili 432.
InvoicePeriodDescriptionCodeNotDefined	DescriptionCode za obračunski period na koji se odnosi faktura nije dobro kreiran, treba da bude 3 – PDV se obračunava na dan slanja fakture, 35 - PDV se obračunava na dan prometa fakture, 432 unosi se prilikom kreiranja avansnog računa.
UBLSourceInvoiceReceiverNotSameAsDocumentReceiver
{“Message”:”The Year field is required.”,”FieldName”:”Year”,”ErrorCode”:”Invalid”}	Nedostaje godina poreskog perioda u dokumentu koji se šalje u pijedinačnu evidenciju PDV. Proveriti da li je unet poreski period.