UBL formati 

Specijalni UBL formati

Pojedini kupci, obično veliki sistemi poput Mercatora, Univerexporta itd, zahtevaju da im se kod slanja dokumenata kroz SEF dostavlja XML sa dodatnim ili proširenim UBL (Universal Business Language) elementima. Svaki od ovih kupaca ima svoje specifičnosti, pa je na tim komitentima neophodno u polju "UBL format" izabrati format koji se primenjuje za tog komitenta. Kada za nekog komitenta imate definisane i njegove organizacione jedinice preko polja "Centrala", dovoljno je definisati format na centrali, pa će se on primenjivati i kada je primalac dokumenta sama org. jedinica komitenta.
Usluga korišćenja ovih formata mora posebno da se ugovori sa Calculusom, a izbor će se s vremenom dopunjavati novim formatima prema zahtevima pojedinih komitenata. Dozvolu za korišćenje ovih formata možete preuzeti dugmetom "Preuzmi posebne dozvole" u prozoru "Zaštita - Licenca".
Da biste uspešno slali dokumente u ovim formatima, nije dovoljno samo podesiti UBL format na komitentu, već je potrebno da se kod unosa dokumenata u Calculusu pridržavate pravila koja je propisao taj komitent i pravila definisanih u Calculusu za svaki od ovih formata, koja su opisana u nastavku ovog uputstva.
Svaki od ovih kupaca vam dostavlja dopis sa propisanim pravilima u UBL/XML terminologiji. Mi smo ih ovde rastumačili u terminologiji Calculusa, ali je neophodno da detaljno pročitate i te dopise zbog pojedinih dodatnih detalja.

Opšta pravila za sve formate

Većina formata zahteva da se u dokumentu proslede GLN brojevi (Global Location Number) vaše firme, kupca i mesta isporuke. Ako vaša firma još nema dodeljen GLN morate da ga nabavite, a svaki od ovih kupaca treba da vam dostavi svoje GLN brojeve.
Kod unosa dokumenata kod kojih se zahteva GLN mesta isporuke neophodno je da u detaljima isporuke izaberete organizacionu jedinicu komitenta (npr. prodavnicu, magacin i sl. u koji isporučujete robu). Ovo nije neophodno jedino kada se roba isporučuje u samu centralu komitenta.

Ove brojeve u Calculusu treba da unesete u polje "GLN" na sledećim mestima:

  • u organizacionoj strukturi firme na vašoj firmi i eventualno na nekim vašim organizacionim jedinicama
  • na komitentima na kojima ste podesili UBL format
  • na svim komitentima koji predstavljaju njegove organizacione jedinice povezane sa njim preko polja "Centrala"
Većina formata zahteva da svi artikli imaju barkod (GTIN), kojeg na artiklima unosite u polju "Barkod".
Pojedini formati zahtevaju da se za svaki artikal prosledi šifra pod kojom se taj artikal vodi kod kupca. Za te formate je neophodno da kreirate paralelni šifarnik artikala povezan sa tim komitentom.
Većina formata zahteva da se u dokumentima prosledi broj porudžbenice kupca. U tu svrhu je u Calculusu predviđeno polje "Porudžb.kupca". Ako u Calculusu unosite ugovore sa kupcima ili zahteve komitenata, pa od njih kreirate fakture, broj porudžbenice možete da unesete na ugovoru ili zahtevu, pa će se on automatski upisati i na fakturi. Detalje oko korišćenja ugovora za evidentiranje porudžbina kupaca pogledajte na stranici uputstva "Sistem eFaktura (SEF)" u sekciji "Unos dokumenata", podnaslov "Dodatna polja u fakturama".
Većina formata zahteva da se u dokumentima proslede brojevi raznih dokumenata kupca (npr. broj povratnice kupca u fakturi povrat ili broj obračuna rabata za period u knjižnom odobrenju i sl). U tu svrhu je u Calculusu predviđeno polje "Vaša referenca". Detaljno objašnjenje za unos brojeva ovih dokumenata dato je za svaki format.
Ako ste broj porudžbenice kupca ili brojeve drugih dokumenata kupca ranije unosili u neka druga polja u Calculusu ili ste polja "Porudžb.kupca" i "Vaša referenca" koristili u druge svrhe, morate se sada prilagoditi novim pravilima. Ako imate posebno definisane štampe dokumenata (bilblioteku štampi) za vašu firmu u kojima se prikazuju ovi brojevi dokumenata, treba da proverite ispravnost štampi po ovim novim pravilima i po potrebi se obratite tehničkoj podršci Calculusa radi prilagođavanja štampi.
Većina kupaca omogućuje testiranje slanja dokumenata preko SEF demo portala, a u tu svrhu možete da koristite B2B servis "eFaktura Srbija Demo V1" u Calculusu. Ako to već niste učinili, potrebno je da otvorite nalog za vašu firmu na SEF demo portalu i tamo generisani API ključ unesete u Calculus administratoru na ovom B2B servisu. Za proceduru testiranja je potrebno da se obratite tehničkoj podršci kupca.
Drugi način je da u Calculus administratoru na ovom B2B servisu uključite opciju "Operacija Pošalji samo kreira dokument", čime umesto slanja u SEF samo kreirate XML dokumente, koje možete dostaviti e-mail-om tehničkoj podršci kupca radi provere njihove ispravnosti.

UBL format Delhaize Srbija

Obavezni su GLN brojevi vaše firme, komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.
Broj porudžbenice je obavezan na svim fakturama i na knjižnom zaduženju za robu.
Ako se knjižno zaduženje unosi finansijskoj operativi, program ne može da zna da li je to zaduženje za robu ili usluge, pa ako to zaduženje nije za robu i nemate broj porudžbenice, u polje "Porudžb.kupca" unesite samo zvezdicu (*).

Brojevi dokumenata kupca (polje "Vaša referenca"):

  • kod odobrenja za povrat (faktura povrat u Calculusu) unosi se broj povratnice kupca
Ako u fakturama navodite i stavke sa artiklima koji predstavljaju ambalažu, molimo Vas da se obratite tehničkoj podršci Calculusa radi dogovora o prepoznavanju stavki sa ambalažom.

UBL format DIS Srbija

Broj porudžbenice je obavezan na fakturi za robu.

UBL format DM Srbija

Obavezni su GLN brojevi vaše firme, komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.
Broj porudžbenice je obavezan na fakturi za robu.

Na fakturama i knjižnim zaduženjima za usluge (troškove) odgovarajuću ENRZ oznaku DM-a treba uneti u polje "Vaša referenca".

UBL format Mercator Srbija

Obavezni su GLN brojevi vaše firme, komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.
Obavezno je da za sve artikle definišete šifru po kojoj se artikal vodi kod ovog kupca u paralelnom šifarniku artikala.
Broj porudžbenice je obavezan na fakturi za robu.

Brojevi dokumenata kupca (polje "Vaša referenca"):

  • kod odobrenja za povrat (faktura povrat u Calculusu), unosi se broj povratnice kupca
  • kod odobrenja za akcijske aktivnosti, unosi se ID broj akcije, kojeg kupac dostavlja kroz specifikaciju dobavljaču
  • kod odobrenja za vanfakturne rabate (boniteti), unosi se ID broj obračuna vanfakturnih rabata, kojeg kupac dostavlja kroz obaveštenje/specifikaciju dobavljaču
Mercator je u datoteci "MandatoryFields.xlsx" u sheet-u "FAKTURA-MAPIRANJE" dostavio njihove šifre vrsta dokumenata (kolona C). Calculus će podrazumevano za fakture koristiti šifru 1 (Faktura - Roba), za fakture povrat šifru 8 (Odobrenje - roba povrat), za odobrenja i zaduženja šifru 9 (Odobrenje - akcija / Zaduženje akcija), dok za avansne račune ne postoji šifra, jer ih Mercator ne koristi.
Ako šaljete dokument (fakturu ili fakturu povrat iz trgovine, odobrenje ili zaduženje iz finansijske operative) kod kojeg treba proslediti drugačiju šifru, tu šifru morate upisati u polje "Vaša referenca" u formatu (*sifra*), npr. (*10*).
Ovu šifru možete podesiti i na vrstama faktura, faktura povrat i knjižnih pisama kupcu u inicijalnim podacima na vrsti dokumenta, pa će se šifra automatski inicijalizovati u dokumentima kod njihovog kreiranja.
Ako u polje "Vaša referenca" unosite i šifru vrste dokumenta i broj dokumenta kupca, šifra vrste dokumenta mora da bude uneta na početku tog polja, a zatim broj dokumenta kupca, npr. (*10*) POV-17/22.

UBL format Metro Srbija

Obavezni su GLN brojevi vaše firme, komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.
Obavezno je da za sve artikle definišete šifru po kojoj se artikal vodi kod ovog kupca u paralelnom šifarniku artikala.
Brojevi dokumenata ne smeju biti duži od 16 znakova.
Broj porudžbenice je obavezan na fakturi za robu i fakturi povrat za robu kod koje je prijem odbijen zbog reklamacije.

Šifra dobavljača, koju Vam dodeljuje Metro, treba da se unese na dokumentima u polje "Naša referenca", a obavezna je na fakturi za robu i na fakturi povrat za robu kod koje je prijem odbijen zbog reklamacije.
Budući da ovo nije jedinstvena šifra vezana za Vašu firmu, već Vam Metro dodeljuje različite šifre kod svakog ugovaranja određenog asortimana artikala i dostavlja Vam tu šifru na porudžbenici, neophodno je da unesete odgovarajuću šifru na svakom Vašem dokumentu. Ali ako imate samo jednu Metro šifru dobavljača ili jednu od šifara koristite u većini slučajeva, možete tu šifru da unesete u polje "Šifra naše firme" u kartici "Slob.kolone" na komitentu koji predstavlja Metro centralu. U tom slučaju će program u XML upisivati tu šifru na svim dokumentima, a samo ako želite da upotrebite neku drugu šifru, onda treba da je unesete u polje "Naša referenca" na odgovarajućem dokumentu.

Brojevi dokumenata kupca (polje "Vaša referenca"):

  • Novi dokument koji zamenjuje stornirani dokument (ispravka fakture ili knjižnog pisma): u polje "Vaša referenca" se upisuje broj i datum storniranog dokumenta u formatu RP#Broj#Datum(YYYYMMDD), npr. RP#1234567#20220328
  • Knjižno odobrenje za povrat zbog reklamacije: ovo je faktura povrat u Calculusu, koja mora da bude povezana sa originalnom fakturom, obavezan je broj porudžbenice, a u polje "Vaša referenca" se upisuje samo FG.
Ako u bazi podataka ne postoji originalna faktura (npr. faktura je iz prošle godine), u polje "Vaša referenca" se upisuje broj i datum originalne fakture u formatu FG#Broj#Datum(YYYYMMDD), npr. FG#1234567#20220328
  • Knjižno odobrenje za ostale povrate robe: u polje "Vaša referenca" se upisuje broj i datum povratnice kupca (kalkulacije povrata) u formatu PG#Broj#Datum(YYYYMMDD), npr. PG#1234567#20220328
  • Knjižno pismo za ugovorene/dogovorene dodatne rabate: u polje "Vaša referenca" se upisuje broj obračuna kupca u formatu DR#Broj, npr. DR#1234567#20220328
U slučaju da ste dogovorili da za pojedine akcije ispostavljate knjižna pisma za neki od dodatnih rabata, a da od kupca ne dobijate obračun, u polje "Vaša referenca" se upisuje samo CC.

  • Knjižno pismo za cassa sconto: u polje "Vaša referenca" se upisuje broj cassa sconto saglasnosti kupca u formatu PS#Broj, npr. PS#1234567
Metro zahteva da se u stavkama dokumenata koriste iste jedinice mere koje Metro dostavlja u svojoj porudžbenici. Navodimo napomenu iz dopisa Metro-a:

"Potrebno je da iskazujete količine u Metro jedinicama (isti kako ste dobili na porudžbenici) i da izaberete jedinicu mere H87-kom za komadne artikle i KGM-kg za težinske artikle."

UBL format Univerexport Srbija

Obavezni su GLN brojevi vaše firme, komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.
Broj porudžbenice je obavezan na fakturi za robu.

Brojevi dokumenata kupca (polje "Vaša referenca"):

  • kod odobrenja za povrat (faktura povrat u Calculusu) unosi se broj povratnice kupca
  • kod ostalih odobrenja unosi se broj informativnog izveštaja (zahtev za knjižno odobrenje) kojeg kupac dostavlja dobavljaču

UBL format Prima Nova Srbija

Obavezni su GLN brojevi komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Broj porudžbenice je obavezan na svim robnim dokumentima (i na avansnim računima i knjižnim odobrenjima i zaduženjima koja se odnose na robu).
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.

UBL format Supervero Srbija

Obavezni su GLN brojevi vaše firme, komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Obavezni su barkodovi na svim artiklima.

UBL format Lilly Srbija

Obavezni su GLN brojevi komitenta i njegovih organizacionih jedinica.
Broj porudžbenice je obavezan na svim dokumentima.

Povezane teme