Prekontiranje

Prozor je podrazumevano namenjen za prekontiranje svih podataka u bazi kod prelaska na novi kontni plan, ali se može koristiti i za prekontiranje u okviru postojećeg kontnog plana. Za prekontiranje se koristi šema koja sadrži parove starih i novih konta. Za svaki kontni plan postoji podrazumevana šema, koja može dodatno da se prilagodi.

Procedura za prekontiranje prebacuje sve podatke (knjiženja u glavnoj knjizi i finansijskoj operativi, definisane šeme knjiženja, razna druga definisanja itd) vezane za stara konta, na nova konta prema šemi za prekontiranje i ažurira cashflow u stavkama izvoda i blagajne, bez obzira na to da li u bazi postoje podaci iz ranijih godina, jer u jednoj bazi nije moguće voditi knjige po dva različita kontna plana i dve strukture cashflow-a. Kod prelaska na novi kontni plan, procedura istovremeno instalira i novi kontni plan i novu strukturu cashflow.

U daljem tekstu opisujemo postupke kod prelaska na novi kontni plan, a prekontiranje u okviru postojećeg kontnog plana je opisano u posebnom poglavlju ovog uputstva.

Priprema za prelazak na novi kontni plan

Postupak sa operativnim, instalacionim i "praznim" bazama podataka:

• U operativnim (tekućim bazama sa podacima) potrebno je izvršiti kompletnu proceduru prekontiranja.
• Nove instalacione baze podataka (baze koje se isporučuju sa novom instalacijom Calculusa) već sadrže novi kontni plan i strukturu cashflow pa ne zahtevaju nikakve intervencije, osim ako Vam je potreban kontni plan i cashflow za drugu kategoriju poslovnog subjekta. U tom slučaju pogledajte objašnjenje u idućoj tački.
• U starim instalacionim bazama (ako ih na neki način koristite) i u "praznim" bazama sa podešenim kontnim planom i šemama knjiženja i eventualnim dodatnim podacima, koje koristite kao šablone za početak rada sa novim firmama (obično u knjigovodstvenim agencijama), potrebno je takođe instalirati novi kontni plan i izvršiti prekontiranja. Ako se radi o instalacionoj bazi ili "praznoj" bazi u kojoj ste u odnosu na instalacionu menjali samo kontni plan i/ili strukturu cashflow, možete da izmenite samo kontni plan iz prozora "Inicijalni kontni plan" i/ili samo strukturu cashflow iz prozora "CashFlow" (detalji su opisani u uputstvima tih prozora). U suprotnom, ako u bazi postoje bilo kakvi podaci vezani za konta (šeme knjiženja i sl.), onda je potrebno obaviti kompletnu proceduru prekontiranja, kao za tekuće baze sa podacima.

Postupak sa operativnim bazama podataka, s obzirom na podatke iz različitih poslovnih godina

(PREKONTIRANJE, ZAVRŠNA KNJIŽENJA PRETHODNE GODINE I PRENOS U NOVU GODINU)

Budući da procedura prekontiranja ažurira kompletnu bazu, nameću se sledeća pitanja:

• Kako postupati sa bazom podataka u kojoj se nalaze knjiženja iz više godina?
• Kako i u kojoj bazi završiti knjiženja prethodne godine i početi knjiženja tekuće godine?
• Kako i kada obaviti prenos u novu godinu?
• Kako omogućiti ispravne finansijske izveštaje (bilans stanja, bilans uspeha, itd)?

Pri tome treba uzeti u obzir propise koji se odnose na konkretan kontni plan i godinu, kao i činjenicu da finansijski izveštaji zahtevaju podatke iz tekuće i prethodne godine. Glavni problem obično predstavljaju podaci glavne knjige iz prethodne godine i propisi koji definišu da li se za tu godinu završni račun i finansijski izveštaji izrađuju po starom ili po novom kontnom planu. Podatke prethodne godine obično moramo sačuvati u izvornom obliku, ali i prekontirati na novi kontni plan zbog novih izveštaja. Neke baze sadrže podatke i iz ranijih godina, pa i njih moramo sačuvati u izvornom obliku. Jedini način da ovo postignemo je da podatke glavne knjige iz prethodne godine sačuvamo u dve različite baze: u jednoj ćemo sačuvati izvorne podatke prethodne godine, a u drugoj ćemo podatke prekontirati na novi kontni plan.

Postupci sa pojedinim operativnim bazama zavise od toga da li u bazi postoje knjiženja tekuće i prethodne godine i da li je već urađen prenos u novu godinu. Detaljna objašnjenja za ove postupke data su u posebnim uputstvima za svaki konkretni kontni plan i godinu prelaska, prema važećim propisima za taj konkretni slučaj.

Provera i prilagođavanje šeme i intervencije nad podacima pre pokretanja procedure za prekontiranje

Detaljni uporedni pregledi sa objašnjenjima za sva nova i izmenjena konta dati su u tabelarnim prilozima u posebnim uputstvima za svaki konkretni kontni plan i godinu prelaska, prema važećim propisima za taj konkretni slučaj.

Podrazumevana šema se bazira na starom i novom inicijalnom analitičkom kontnom planu koji se isporučuju u instalaciji Calculusa. Budući da ste stari kontni plan najverovatnije menjali prema svojim potrebama, verovatnoća da možete primeniti podrazumevanu šemu je izuzetno mala, pa kompletnu šemu obavezno prekontrolišite i izmenite ili dopunite u skladu sa Vašim postojećim kontnim planom!

Pre prekontiranja na nekim podacima u bazi ćete možda morati da izvršite određene ručne korekcije (izmene šifara konta, otvaranje novih konta, preknjižavanje stavki glavne knjige i sl), što morate da procenite analizom tabela uporednih pregleda i prema strukturi Vašeg postojećeg kontnog plana.

Veze sa drugim programima

Ukoliko obavljate razmenu podataka između Calculusa i drugih programa, a u tim podacima učestvuju konta ili pozicije cashflow, neophodno je da se proces prelaska na novi kontni plan i prekontiranja uskladi u svim programima, odnosno da se obavi istovremeno. Ako je prelazak na novi kontni plan izvršen samo u jednom od tih programa, razmena podataka se ne sme pokretati dok se i u drugom programu ne obavi prelazak na novi kontni plan i prekontiranje!

Jedino ako ste sigurni da su sva konta ili pozicije cashflow koje učestvuju u razmeni podataka ostale neizmenjene u starom i novom kontnom planu i strukturi cashflow, onda ovu napomenu možete preskočiti.

Šema za prekontiranje - čemu služi šema i kako se primenjuje

Procedura za prekontiranje primenjuje šemu da zameni sva pojavljivanja starog konta (kolona: "Sa konta") na novi konto (kolona "Na konto"), gde god u bazi podataka postoji veza sa starim kontom.

Kada se šema koristi za prelazak na novi kontni plan, istovremeno se ažurira i sam kontni plan: brišu se sva stara konta koja se posle prekontiranja više nigde ne koriste (a ne postoje u novom kontnom planu), dodaju se nova konta iz inicijalnog kontnog plana, ažuriraju se nazivi, valute i vrste analitika prema šemi prekontiranja itd. Valute i vrste analitika iz inicijalnog kontnog plana se primenjuju samo na nova konta koja se ubacuju u kontni plan i koja nisu postojala ranije i na konta koja se na kraju prekontiranja više nigde ne koriste, dok se na svim ostalim postojećim kontima ažuriraju samo nazivi. Ako su na starom i novom kontu prijavljene različite vrste analitika, na novom kontu se sada prijavljuje "unija" svih vrsta analitika sa oba konta. Istovremeno se ažurira i struktura cashflow ako se odlučite za tu opciju kod pokretanja procedure (detaljnije u poglavlju "CashFlow").

Novi inicijalni kontni plan i struktura cashflow se već nalaze u bazi podataka, pa se samo aktiviraju procedurom za prekontiranje. Stari i novi inicijalni kontni plan možete otvoriti i pregledati dugmetom "Inicijalni kontni plan" (u filteru se bira inicijalni kontni plan prema godini od koje važi i kategoriji poslovnih subjekata). Izmene inicijalnog kontnog plana nisu moguće. Sve potrebne izmene obavljaju se u osnovnom, tekućem kontnom planu, posle završetka procedure prelaska na novi kontni plan i prekontiranja.

Izbor šeme

Zavisno od tekućeg kontnog plana u Vašoj bazi, potrebno je da izaberete i odgovarajuću šemu za prekontiranje prema godini i kategoriji poslovnog subjekta. Opcija "Tekući kontni plan", koja određuje koji je kontni plan trenutno aktivan u Vašoj bazi, nalazi se u prozoru "Opcije programa" (kartica "Osnovni podaci", sekcija "Finansije").

U filteru, u polju "Prekontiranje na" treba izabrati opciju "Novi kontni plan", a zatim u polju "Kontni plan" izabrati novi kontni plan (prema godini od koje važi i kategoriji poslovnog subjekta). U donjem delu prozora prikazuje se podrazumevana šema za prekontiranje, koja odgovara izabranom novom kontnom planu, a koju možete prilagoditi svojim potrebama. Osnovna šema (uporedni pregled za preknjižavanje), data u propisima ili računovodstvenim publikacijama, je propisana na nivou trocifrene sintetike, ali je na većini pozicija neophodno uzeti u obzir i analitička konta da bi se obuhvatili potrebni podaci opisani kao "deo računa XXX". Stoga je podrazumevana šema formirana na osnovu starog i novog inicijalnog analitičkog kontnog plana koji se isporučuju u instalaciji Calculusa.

Prilagođavanje i priprema šeme

Priprema šeme se sastoji iz dve faze: izmena podrazumevane šeme i kreiranje konačne šeme. U bilo kojem trenutku možete dugmetom otvoriti prozor, u kojem program na osnovu definisane šeme kreira konačnu šemu, koja obuhvata konkretna konta iz Vašeg kontnog plana i to samo ona koja su korišćena u programu ili se na određeni način menjaju u toku procedure prekontiranja (detaljnije o tome u sledećem poglavlju).

Šema obično obuhvata samo deo pozicija iz propisanog "Uporednog pregleda za preknjižavanje". Za mnoge pozicije jednostavno nije moguće odrediti odgovarajuće pravilo za prekontiranje podataka.

Npr. kada se sa nekog postojećeg konta deo knjiženja izdvaja na novi konto, a u starom kotnom planu nemamo analitička konta podeljena po odgovarajućem kriterijumu, pojedinačna knjiženja i definisanja ovog konta morate prekontirati ručno posle procedure prekontiranja. Na nekim kontima šema može obaviti samo delimično prekontiranje (ako imamo samo nekoliko analitika koje možemo prekontirati na nova konta).

Osim toga, čak i na pozicijama koje su obuhvaćene automatskom procedurom, kriterijumi za prekontiranje se oslanjaju na pojedina analitička konta u starom inicijalnom kontnom planu Calculusa, a Vaš tekući kontni plan može se razlikovati, tako da podrazumevana šema neće izvršiti ispravno prekontiranje.

Sa druge strane, tamo gde inicijalni kontni plan Calculusa nije dovoljno detaljan pa šema nije mogla biti zadata, možda Vaš tekući kontni plan ima potrebne detaljne analitike, pa možete sami dopuniti šemu. Takođe, umesto da pojedinačna knjiženja i definisanja prekontirate ručno posle operacije prekontiranja, u nekim slučajevima je zgodnije da izmenite tekući kontni plan i prekontirate podatke pre operacije prekontiranja, a šemu prilagodite tim izmenjenim kontima.

Zbog svega ovoga je neophodno da prekontrolišete kompletnu šemu, upoređujući je sa Vašim tekućim i sa novim inicijalnim kontnim planom.

Pored konta koja se u starom i novom kontnom planu razlikuju na nivou trocifrene sintetike (propisani uporedni pregled), šema može sadržavati i pozicije kod kojih trocifrena sintetika ostaje ista, ali se struktura analitičkih konta razlikuje u starom i novom kontnom planu (zbog pozicija u finansijskim izveštajima ili drugih razloga). Za različita konta, šema je kreirana na različite načine, zavisno od strukture analitičkih konta u starom i novom kontnom planu:

• Tamo gde je to moguće, kada se analitička konta starog i novog kontnog plana podudaraju, prekontira se kompletna trocifrena sintetika. Ako u Vašem kontnom planu postoje analitike kojih nema u inicijalnom, i one će biti preknjižene u nova konta. Procedura automatski otvara nova analitička konta.
• Za neka sintetička konta se određena analitička konta preknjižavaju pojedinačno, a zatim se preknjižava cela preostala sintetika, sa svim preostalim analitikama.
• Za neka sintetička konta se prekontiraju samo eksplicitno navedene analitike. Ako u Vašem kontnom planu postoje druge analitike, one neće biti prekontirane, pa ih morate dodati u šemi.

Za svaki pojedini konto možete izabrati neku od sledećih opcija:

1. Ostaviti podrazumevanu šemu (ako je konto definisan u šemi).
2. Ako imate stari konto koji kompletno možete preknjižiti na novi konto, možete definisati novi zapis u šemi prekontiranja za taj konto. Kada definišete novu poziciju, novi konto ne mora unapred da postoji, bilo u tekućem, bilo u inicijalnom kontnom planu, jer procedura prekontiranja automatski kreira nova konta.
3. Ako sa starog konta moraju da se preknjiže samo neke stavke ili određene stavke treba preknjižiti na jedan konto, a druge na drugi, možete postupiti na dva načina:
• Definisati novi konto u starom kontnom planu, na koji ćete ručno preknjižiti odgovarajuće stavke PRE procedure prekontiranja. Zatim uneti nove zapise u šemu prekontiranja, za preknjižavanje tog novodefinisanog konta i/ili starog konta. Ponekad stavke moraju da se podele i na više konta.
• Ostaviti konto neizmenjen, a prekontiranje obaviti POSLE automatske procedure. U tom slučaju morate proveriti da li se negde u šemi prekontiranja stari konto možda pojavljuje i kao novi, što može da dovede do "pomešanih" stavki sa više konta u jednom kontu i što zahteva dodatne intervencije posle prekontiranja.

Oba načina imaju svoje prednosti i mane, a u oba slučaja treba razmotriti i da li se konto pojavljuje i na drugim mestima u programu (dokumenti finansijske operative, šeme knjiženja, razna definisanja). Postupak morate odrediti za svaki pojedini konto. Detaljno objašnjenje za prekontiranje posle automatske procedure (pojedini detalji se mogu primeniti i na formiranje šeme pre automatske procedure) nalazi se pri kraju ovog uputstva u poglavlju Prekontiranje nad podacima čija konta nisu obuhvaćena šemom.

U šemi se prikazuju i nazivi starih i novih konta, pri čemu se za novi konto, ako postoji u novom kontnom planu prikazuje taj naziv, a u suprotnom naziv iz tekućeg kontnog plana. Ovi nazivi ponegde mogu delovati pogrešno, zavisno od redosleda šeme (npr. kada se jedan konto pojavljuje u više zapisa i kao stari i kao novi), ali ti nazivi su samo informativni i ne utiču na proceduru prekontiranja.

Šemu koju ste izmenili i snimili nazivamo korisnička šema i pamti se posebno za svaki kontni plan i to nezavisno od podrazumevane šeme, pa uvek možete vratiti podrazumevanu šemu dugmetom "Iniciraj iz podrazumevane šeme". Šemu možete i snimiti u datoteku. Ako npr. imate baze podataka za više preduzeća i u svim bazama su kontni planovi identični, možete srediti šemu u jednoj bazi, zatim je snimiti u datoteku i onda je samo učitati u ostale baze, pa ne morate sređivati šemu u svakoj pojedinoj bazi. Osim toga, ako Vam je lakše sređivati šemu u datoteci, možete je snimiti u datoteku, srediti i zatim ponovo učitati u istu bazu. Kolona "Sort" određuje redosled izvršavanja šeme. Izmenom te kolone možete presortirati šemu. Možete uneti bilo koji broj, ali posle svakog snimanja, brojevi se ažuriraju tako da su "razmaknuti" za 10, što omogućava naknadno umetanje zapisa između već postojećih. Zapise u šemi možete premeštati i uz pomoć "drag-and-drop" postupka. Redosled šeme je izuzetno važan, jer utiče na konačni rezultat, npr:

Primer 1:
202---> 203
203---> 204

Primer 2:
203 ---> 204
202 ---> 203

U primeru 1 sva knjiženja sa 202 prenose se na 203, a onda sve zajedno na 204, pa ćemo na kraju imati sva knjiženja samo na kontu 204. U primeru 2 knjiženja sa 203 se prenose na 204, a zatim sa 202 na 203, pa na kraju imamo knjiženja i na 203 i na 204. U slučajevima kada se jedan konto (u našem primeru 203) u šemi pojavljuje na obe strane (i levo i desno), najčešće je namera (smisao prekontiranja) da se najpre sa tog konta knjiženja "sklone" na drugi konto, a da se zatim sa nekog trećeg konta prebace na taj prvi konto, što je u našem slučaju Primer 2. U Primeru 1 dolazi do "kumuliranja" knjiženja, što retko ima smi sl.. Upravo da se izbegne ovo "kumuliranje", podrazumevana šema je uglavnom sortirana u opadajućem redosledu šifara konta, jer su skoro sva prekontiranja u propisanoj šemi, kod kojih se isti konto pojavljuje na obe strane, propisana u rastućem redosledu šifara. Ipak, ponekad i redosled sa "kumuliranjem" knjiženja može biti ispravan, što zavisi od smi sl. pojedinih konta i konkretnog prekontiranja.

U šemi se ne moraju navoditi pojedinačna konta ako to nije neophodno. Moguće je navesti npr. grupu ili sintetiku, a procedura za prekontiranje će uzeti u obzir sva "podkonta". Pri tome, "podkonta" će u toku operacije prekontiranja uvek biti sortirana po šiframa u opadajućem redosledu. Npr. ako navedete par konta: 202 – 204, a na sintetici 202 imate strukturu analitike: 2021, 2022, 20221, 20222, 2023, onda će konačna šema za prekontiranje te sintetike izgledati ovako:

2023 --> 2043
20222 --> 20422
20221 --> 20421
2022 --> 2042
2021 --> 2041

Ako Vam takav automatski redosled ne odgovara, onda morate u šemi eksplicitno da navedete svaki pojedini "podkonto" u željenom redosledu.

Kompletna šema mora biti uneta i izvršena odjednom! Nema smi sl. unositi i izvršavati deo po deo šeme, jer bi to poremetilo kontni plan. Procedura na kraju izvršavanja postavlja oznaku u bazi da je prekontiranje na taj kontni plan izvršeno. Ako pokušate ponovo da pokrenete proceduru, program Vas neće sprečiti, ali će prikazati upozorenje.

U toku kontrole i unosa šeme, može se ukazati potreba da se obave određena prekontiranja u okviru postojećeg kontnog plana, pre prelaska na novi kontni plan. To možete obaviti u ovom prozoru izborom prekontiranja na postojeći kontni plan ili u prozoru "Pregled po stavkama - Kartice" i ručno u pojedinim delovima programa, zavisno od potreba.

Operacija prekontiranja

Dugmetom "Pripremi konačnu šemu" pokreće se priprema procedure prekontiranja i otvara se prozor u kojem je kreirana konačna šema za prekontiranje sa konkretnim kontima iz Vašeg starog kontnog plana, koja su korišćena u programu (bilo u stavkama naloga, bilo u drugim delovima programa). Uz konta se prikazuju i stari i novi nazivi i valute. Preporučujemo da odštampate ovu šemu radi kasnije evidencije o izvršenim prekontiranjima i da je detaljno pregledate pre nastavka operacije. Ako uočite nešto što Vam u takvoj šemi ne odgovara, prekinite operaciju i izmenite osnovnu šemu ili obavite potrebne izmene u knjiženjima i definisanjima, pa tek onda ponovo pokrenite pripremu.

Postoji mogućnost, iako malo verovatna, da u konačnoj šemi ne bude nijednog konta, jer jednostavno niste imali knjiženja na kontima koja učestvuju u šemi za preknjižavanje. U tom slučaju u prozoru konačne šeme prikazaće se poruka da ipak treba nastaviti sa procedurom, radi instalacije novog kontnog plana. Konačno pokretanje procedure obavlja se dugmetom "Prekontiraj" u prozoru sa konačnom šemom. Ovde će program postaviti pitanje da li želite da ažurirate i strukturu cashflow. Ukupno trajanje procedure prekontiranja ni na najvećim bazama ne bi trebalo da bude duže od 20-ak minuta.

Po završetku procedure u donjem delu prozora se prikazuje izveštaj o obavljenim izmenama u kontnom planu. Ovaj izveštaj ne sadrži parove konta iz šeme, već samo promene naziva, valuta i vrsta analitika na pojedinim kontima. Preporučujemo da odmah odštampate taj izveštaj, da biste kasnije mogli obaviti eventualne dodatne izmene. Procedura na kraju ažurira oznaku tekućeg kontnog plana u bazi.

Ako procedura ustanovi grešku u toku izvršavanja, kompletna operacija se prekida, a izveštaj o greškama biće prikazan u donjem delu prozora. Najčešća greška je prekontiranje sa konta u jednoj valuti na postojeći konto u drugoj valuti, pri čemu su oba konta korišćena u bazi. U tom slučaju potrebno je obaviti odgovarajuće izmene u tekućem kontnom planu i knjiženjima i definisanjima ili u šemi za prekontiranje, pa ponovo pokrenuti proceduru. Drugi primer je u kontima blagajne (prozor u finansijkoj operativi), gde prekontiranje može da dovede do višestrukog pojavljivanja istog konta, što nije dozvoljeno. U tom slučaju, obrišite problematična konta iz navedenog prozora, pokrenite proceduru za prekontiranje, a zatim ponovo definišite nova konta blagajne.

Prekontiranje u okviru postojećeg kontnog plana

Ova operacija bira se u filteru u polju "Prekontiranje na" izborom opcije "Postojeći kontni plan". Osnovna razlika u odnosu na prekontiranje na novi kontni plan je u tumačenju šeme za prekontiranje. Kod prelaska na novi kontni plan, podrazumeva se da se starom kontu "menja smisao", odnosno on "postaje" novi konto, pa se zbog toga, ako oba konta postoje, novom kontu prepisuje naziv starog. Kod prekontiranja u okviru postojećeg kontnog plana, smatra se da se "smisao" konta ne menja i da se radi samo o prebacivanju podataka sa jednog na drugi konto, pa ako oba konta postoje, oba zadržavaju svoje nazive. Osim toga, kod ovog prekontiranja inicijalni kontni plan nema nikakvu ulogu.

Ako se prozor koristi za prekontiranje u okviru postojećeg kontnog plana, u filteru su dostupne još dve opcije. Možete izabrati datumski period za preknjižavanje dokumenata (glavne knjige i finansijske operative) i u polju "Prekontiraju se" izabrati da li se prekontiraju svi podaci ili samo nalozi glavne knjige.

Postupak je dalje isti kao kod prekontiranja na novi kontni plan. Potrebno je kreirati šemu, koja se čuva odvojeno od šeme za novi kontni plan. Ovde ne postoji nikakva podrazumevana šema, pa je inicijalno prazna.

Dodatne ručne izmene posle prekontiranja

Nazivi konta

Ako novi konto iz šeme prekontiranja ne postoji ni u tekućem ni u inicijalnom kontnom planu, procedura kreira novi konto sa nazivom starog i prefiksom *N*. Sva ovakva konta će biti prikazana u izveštaju. Slično je i sa stranim kontima, kojima se takođe otvaraju nazivi sa prefiksom *N*. U prozorima za kontni plan i za konta na drugim jezicima (Strani konto) treba filtrirati ili sortirati konta po nazivu i nazive sa prefiksom *N* ručno ispraviti. Ako ste prevodili nazive konta na druge jezike (Strani konto), potrebno je da dodate eventualna nova konta i prekontrolišete nazive postojećih, prilagođavajući ih nazivima iz novog kontnog plana.

Prekontiranje nad podacima čija konta nisu obuhvaćena šemom

Ako u bazi imate podatke povezane sa kontima koja nisu ili su samo delimično obuhvaćena šemom za prekontiranje, morate ih ručno prekontirati posle obavljene automatske operacije prekontiranja. Pored stavki naloga u glavnoj knjizi, neophodno izmeniti konta i u mnogim drugim delovima programa, što može biti obiman posao. Zbog toga preporučujemo da koristite isti prozor za prekontiranje, ali sada uz opciju "Prekontiranje na: Postojeći kontni plan" (opisano u poglavlju Prekontiranje u okviru postojećeg kontnog plana), jer on zamenjuje konta u celoj bazi, a može se izvršavati i za jedan po jedan konto.

Ako je potrebno prekontirati samo pojedinačne stavke u glavnoj knjizi (kada se ne sme prekontirati ceo konto) ili se deo stavki mora preknjižiti na jedan konto, a drugi deo na drugi ili više drugih konta, onda nije uvek moguće koristiti ovaj prozor. Jedna od mogućnosti je da kreirate novi analitički konto, u koji ćete ručno preknjižiti stavke naloga, a zatim definisati odgovarajući zapis u šemi za prekontiranje i pokrenuti proceduru prekontiranja kroz ovaj prozor. Ipak, treba imati u vidu da u tim slučajevima i u drugim delovima programa stari konto možda treba menjati u novi samo na nekim mestima, dok na drugim treba da ostane stari. Ponekad je ručno prekontiranje jedini izbor. Za svaki pojedini konto morate sami doneti odluku koji ćete način preknjižavanja izabrati. Ovde su nabrojani svi moduli Calculusa u kojima se pojavljuju konta, ako ih morate ručno izmeniti:

• Razne šeme za knjiženje: vrste dokumenata, dažbine, sredstva plaćanja, vrste zavisnih troškova, PK-1
• Dokumenti finansijske operative (KUF, KIF, izvodi i nalozi blagajne). Pošto se ova konta koriste samo kod knjiženja u glavnu knjigu, na starim podacima nije neophodno da menjate ova konta, već samo na podacima koji tek treba da se proknjiže u glavnu knjigu.
• Prozor "Konta blagajne" u finansijskoj operativi.
• Svrhe transakcija
• Prozor za definisanje konta po uplatama u stavkama izvoda računa
• Amortizacione grupe
• Definicija strukture cashflow
• Definicije provizija
• Konta zaliha na grupama artikala
• Ključevi za knjiženje analitika na pojedinim kontima
• Vanbilansna evidencija u programu "Razno"

Kamatni listovi i obračuni u glavnoj knjizi i posebni izveštaji

U nekim prozorima postoje polja za definisanje konta u kojima se konta ne biraju iz padajuće liste, nego se navode kao tekstovi, ponekad i više konta u nizu i sa "džoker" znakovima. Ovakva polja nije moguće automatski prekontirati, pa ih morate ručno izmeniti prema novom kontnom planu. Navedena polja nalaze se:

• U "Finansijskom knjigovodstvu" u prozorima za obračune kamata i kamatne listove (u istim prozorima u "Finansijskoj operativi" ne postoje polja sa kontima). Možete ih sami izmeniti dugmetom "Prikaži konta".
• U "Posebnim izveštajima" u prozorima za vrednosti glavne knjige i za definisanje SQL upita. Ako imate posebne izveštaje koji se baziraju na kontima izrađene po vašem zahtevu, treba da se obratite službi tehničke podrške radi izmene tih izveštaja, uz specifikaciju koja stara konta treba zameniti kojim novim.

Finansijski izveštaji u programu "Posebni izveštaji" (bilans stanja, bilans uspeha i statistički aneks), koji su se nekada (pre 2014. godine) koristili za eksport u program RiApp i predaju izveštaja APR-u, treba da ostanu neizmenjeni jer se ti obrasci odnose na stari kontni plan i mogu se i dalje koristiti u starim bazama podataka.

Ključevi za knjiženje analitika

Definisanje ključeva za knjiženje analitika (procentualno raspoređivanje pojedinih konta prihoda i troškova po pojedinim analitikama) nije moguće dosledno automatski prekontirati. Ove ključeve treba prekontrolisati posle procedure prekontiranja, ispraviti gde je potrebno i definisati ključeve na novootvorenim kontima.

CashFlow (Tokovi gotovine)

Procedura za prekontiranje automatski ažurira i strukturu cashflow ako izaberete tu opciju, pri čemu briše sve postojeće pozicije koje nisu nigde korišćene. Ako vam takva opcija ne odgovara, u prozoru za cashflow možete i posebno ažurirati samo ovu strukturu dugmetom . Detaljno objašnjenje potražite u uputstvu prozora za cashflow u poglavlju "Ažuriranje strukture CashFlow kod prelaska na novi kontni plan".

Poslovna knjiga prihoda i rashoda PK-1 (Prosto knjigovodstvo)

Iako se radi o prostom knjigovodstvu, u ovoj knjizi se za određene pozicije koriste konta kao parametri za prepoznavanje pojedinih tipova prihoda, troškova i PDV-a u ulaznim fakturama i izvodima računa. U dosadašnjim scenarijima prelaska na novi kontni plan, konta u podrazumevanim šemama knjiženja za knjigu PK-1, koje se isporučuju u instalacionim bazama, uvek su ostajala nepromenjena, pa sistem za prekontiranje ne obrađuje šemu knjige PK-1.

Ako ste sami menjali ili dopunjavali šemu knjiženja PK-1, treba da proverite da li se neka od tih konta menjaju u novom kontnom planu i da ručno izmenite šemu. Ovo treba obaviti odmah posle prelaska na novi kontni plan, a pre prvog sledećeg formiranja knjige PK-1. Potrebno je izmeniti samo šemu knjiženja, dok sama knjiga PK-1 (ranije formirane stavke) ne zahteva nikakve izmene, jer stavke ove knjige ne sadrže konta.

Detaljna objašnjenja automatske procedure i potrebnih naknadnih postupaka data su u posebnim uputstvima za svaki konkretni kontni plan i godinu prelaska, prema važećim propisima za taj konkretni slučaj.

Specijalni slučajevi

Ako ste sami uneli novi kontni plan i već po njemu knjižite, možete uglavnom preskočiti ovo uputstvo. Jedino što treba da podesite je opcija "Tekući kontni plan" u prozoru "Opcije programa" (kartica "Osnovni podaci", sekcija "Finansije"), gde treba da izaberete odgovarajući kontni plan koji koristite u toj bazi.

Ipak, treba da imate u vidu da zbog finansijskih izveštaja koji obuhvataju i podatke iz prethodne godine, moraju da se izvrše prekontiranja i za podatke iz prethodne godine. Postupak sa pojedinim scenarijima sa bazama podataka tekuće i prethodne godine je detaljno opisan u ovom uputstvu i u posebnim uputstvima za svaki konkretni kontni plan i godinu prelaska.