Prenos podataka iz baze u bazu

Prozor za prenos podataka nalazi se u programu "Održavanje baza" komandno dugme "Prenos podataka" (vidi sliku) Prenos podataka..

Postoje dve osnovne namene prenosa podataka. Prvi slučaj je prenos od jedne do druge udaljene baze, kada su baze razdvojene samo zbog udaljenosti, pa nije moguće uključiti računare u lokalnu mrežu nad jednom bazom. Drugi slučaj je kada u lokalnoj mreži postoji više baza zbog više firmi (holding kompanije, knjigovodstvene agencije itd), pa je potreban prenos opštih podataka (npr. kontni plan, porezi, kriterijumi za obračun zarada i sl), koje je dovoljno uneti u jednu bazu, a zatim prebaciti istovremeno u ostale baze.

Sistem prenosa podataka funkcioniše u dva koraka, tako što se željeni podaci iz izvorne baze snimaju u tekstualne datoteke (vidi sliku) Prenos podataka., a zatim učitavaju u proizvoljan broj odredišnih baza (vidi sliku) Prenos podataka.. Omogućeno je ubacivanje novih i ažuriranje postojećih podataka u odredišnoj bazi. Svaki korisnik imaće drugačije potrebe i različite situacije u kojima koristi prenos, pa je obezbeđeno da sam korisnik može podesiti jednu ili više konfiguracija. Konfiguracija određuje koje će podatke i na koji način prenositi, pri čemu je moguće upamtiti više različitih kombinacija prenosa i odrediti kombinacije za svaku pojedinačnu bazu.

Osnovni koraci za aktiviranje prenosa podataka

U svim slučajevima

• Prvi korak je uvek da za svaku bazu sa kojom ćete raditi odredite naziv baze (polja Firma i Podfirma).

Sistem za prenos između udaljenih baza

Konfigurisanje:

• U izvornoj bazi imenovati kombinaciju i odrediti podatke koje želite prenositi (snimati u datoteke). Ne preterujte u izboru podataka za prenos. Izaberite samo ono što Vam stvarno treba, a program se brine o tome da prenese i vezane podatke koji su neophodni uz one koje ste izabrali.

• U odredišnoj bazi imenovati kombinaciju i odrediti podatke koje želite učitavati.

Prenos:

• Prijaviti se na ulasku u program u izvornu bazu, izabrati opciju za snimanje i snimiti podatke u datoteke.

• Snimiti datoteke na neki medijum ili poslati E-mail-om.

• Pre učitavanja dobro proverite da li ste snimili primljene datoteke na odgovarajući direktorijum, koju ste kombinaciju izabrali i u koju bazu učitavate podatke. Informacija o datumu i vremenu snimanja podataka i bazi iz koje su podaci snimljeni nalazi se u prozoru za obradu (učitavanje).

• Na udaljenoj bazi startovati učitavanje podataka.

Sistem za prenos u više baza u lokalnoj mreži

Konfigurisanje:

• U izvornoj bazi imenovati kombinaciju i odrediti podatke koje želite prenositi (snimati u datoteke), a zatim imenovati kombinaciju i odrediti podatke koje želite učitavati u ostale baze.

Prenos:

• Prijaviti se na ulasku u program u izvornu bazu, izabrati opciju za snimanje i snimiti podatke u datoteke

• Izabrati opciju za učitavanje, izabrati odredišne baze i startovati učitavanje.

Pojmovi koji se pojavljuju u sistemu za prenos podataka

Kombinacija

Podrazumeva jednu kombinaciju podataka i pravila po kojima će se oni snimati u datoteke ili učitavati iz datoteka u bazu - jedna kombinacija može sadržati neke od osnovnih podataka, a druga kombinacija neke dokumente i sl. Takođe se prenos može razlikovati zavisno od toga sa kojom se bazom radi. Npr. iz jedne baze mogu se prosleđivati jedni dokumenti, a iz druge drugi. Zbog toga se kombinacije pamte odvojeno za svaku bazu i odvojeno za snimanje i učitavanje, čime je omogućen neograničen broj različitih kombinacija prenosa među bazama. U najjednostavnijem slučaju, kada se uvek isti podaci samo snimaju iz jedne baze, a onda učitavaju u drugoj, neophodno je u izvornoj bazi (onoj koja snima podatke u datoteke) odrediti jednu kombinaciju za snimanje, a na odredišnoj bazi (onoj koja učitava podatke iz datoteka) jednu kombinaciju za učitavanje. Baza za koju se određuje kombinacija je tekuća baza u koju je korisnik trenutno prijavljen i ispisana je u naslovu glavnog prozora za prenos i to kao ime firme u bazi + tekuće ime baze (DSN). Jednom snimljena kombinacija posle se neograničeno primenjuje jednostavnim izborom i startovanjem prenosa.

Osnovni podaci i dokumenti

Podaci za prenos grupisani su u ove dve skupine, zbog različitog tretiranja kod prenosa. Osnovni podaci podrazumevaju sve relativno sporo promenljive podatke (obično nazvane šifarnicima), koji imaju jasno definisan način raspoznavanja i obično se prenose kompletno (svi komitenti, svi artikli i sl). Dokumenti i njihove stavke prenose se obično samo za određeni datumski period, a raspoznavanje se rešava interno u bazi (o sistemu prepoznavanja podataka pročitajte niže u tekstu). Dokumenti imaju i specifične opcije za podešavanje generisanja brojeva, knjiženja, obračuna poreza i sl. Osnovni podaci i dokumenti su tzv. "glavni podaci", za koje korisnik definiše koje će od njih prenositi i da li će ih samo dodavati ili će i ažurirati postojeće podatke.

Vezani podaci

Određeni podatak može u sebi sadržavati veze prema drugim podacima, koji su definisani u drugim tabelama. Npr. artikal se vezuje za jedinicu mere, carinsku tarifu, grupu artikala itd. To su svi oni podaci koji se unose kroz padajuće liste. Prilikom prenosa glavnog podatka, prenose se i vezani podaci, koji opet mogu biti dalje vezani na druge podatke itd. Za neobavezne vezane podatke korisnik može odrediti da se ne prenose. Npr. ako je u izvornoj bazi artikal vezan na neku grupu artikala, prilikom prenosa preneće se i ta grupa i biće ubačena u odredišnu bazu, čak i ako grupe artikala nisu izabrane za prenos u glavnim podacima. Ako se prenos ovog vezanog podatka isključi, artikal će u odredišnoj bazi biti ubačen, ali neće biti vezan ni na kakvu grupu. Vezani podaci su zapravo "pokazivači" na glavne podatke, pa poštuju i pravilo ažuriranja definisano na glavnom podatku. U našem primeru, ako je za grupe artikala definisano ažuriranje, iako grupe nisu uključene u glavni prenos, grupa koja je vezana za artikal biće ubačena u bazu, ako ne postoji, ili ažurirana ako već postoji u bazi.

Zavisni podaci

Slično kao kod vezanih podataka, koji su "nadređeni" glavnom podatku i čije je postojanje ponekad uslov za ispravan prenos glavnog podatka, postoje i tzv. zavisni podaci, koji su mu "podređeni" i na neki način mu prirodno pripadaju. Npr. uz artikal može postojati definisana receptura ili sirovinski sastav, uz komitenta nekoliko žiro računa, a uz zaglavlje dokumenta uvek idu stavke i sl. I za ove podatke korisnik može isključiti prenos. Ovakvi podaci ne pojavljuju se nikada među glavnim podacima, jer imaju smi sl. samo kao "prateći" podaci nekog drugog glavnog podatka (nema smi sl. preneti stavke dokumenata bez zaglavlja dokumenta i sl). Za neke od zavisnih podataka može se isključiti prenos, dok su neki obavezni.

Ažuriranje zavisnih podataka zavisi od ažuriranja glavnog. Ako je uključeno ažuriranje glavnog, primeniće se opcije za ažuriranje svakog pojedinačnog zavisnog podatka. Ako je isključeno ažuriranje glavnog podatka ne ažurira se nijedan zavisni podatak, bez obzira na podešene opcije.

Za zavisne podatke koji imaju mogućnost ažuriranja postoji i mogućnost brisanja. Ako je uključeno ažuriranje zavisnog podatka, često je logično da se kompletni zavisni podaci jednog glavnog podatka prenosom dovedu u identično stanje u obe baze. Npr. ako su u startu izjednačeni žiro računi jednog komitenta u obe baze, a zatim se neki od računa obriše, logično je da se, ako je uključeno ažuriranje, račun komitenta koji je obrisan obriše i u odredišnoj bazi. Takođe, kada se ažurira dokument, logično je da se obrišu stavke koje su obrisane u izvornoj bazi. Ipak, brisanje, za razliku od ubacivanja i ažuriranja podataka, može za sobom povući mnoge dalje operacije u bazi, pa je ponekad i nemoguće, tako da je opcija za brisanje inicijalno isključena na svim zavisnim podacima.

Prepoznavanje podatka

Prilikom učitavanja podatka iz datoteke program mora imati način da ustanovi postoji li taj podatak već u bazi. Neki podaci imaju samo jednu kolonu ili kombinaciju kolona po kojoj se mogu raspoznati, dok je kod nekih moguće izabrati više načina raspoznavanja. Npr. vrstu analitike možete raspoznati samo po nazivu, dok artikal možete jedinstveno odrediti po šifri i po nazivu. Korisnik mora odlučiti šta je u njegovoj bazi relevantno, prema načinu kako unosi podatke. Npr. kod artikala je sigurno uvek moguće raspoznati ih po nazivu, jer je naziv obavezno polje za unos. Međutim, naziv može biti nezgodan zbog sitnih grešaka u unosu, pa je šifra pogodnija za one koji koriste šifre. Ali ovde je potreban oprez, jer je šifra neobavezan podatak pa se pojavljuje problem ako za neki artikal nije popunjena šifra što će dovesti do greške u prenosu. Inicijalno je za sve podatke podatak za prepoznavanje podešen na onaj koji je obavezan.

Evo kako u praksi funkcioniše prepoznavanje. Ako npr. prenosite artikal sa šifrom "1001" i nazivom "Mlečna čokolada" i podesite prepoznavanje na "Naziv", program će proveriti da li u bazi već postoji artikal sa tim nazivom. Ako postoji, uradiće samo ažuriranje svih kolona tog podatka, ako je uključeno ažuriranje, a ako je isključeno neće uraditi ništa. Ako ustanovi da nema artikla sa takvim nazivom, pokušaće da ga ubaci u bazu. Međutim, može se dogoditi da postoji artikal pod drugim nazivom, ali sa šifrom "1001". U tom slučaju prenos će se prekinuti uz poruku o grešci koja se dogodila. Analogna situacija može se dogoditi i sa prepoznavanjem po šifri uz zamenjene uloge šifre i naziva. Ovo je tipičan primer nerazrešive situacije kod prenosa, pa korisnik u tom slučaju mora ispraviti podatak koji izaziva problem u odredišnoj bazi ili u izvornoj bazi, uz ponovno snimanje podataka za prenos.

Ako imate potrebu za ovakvim izmenama, jedini je način da ih uradite "ručno" u svim bazama. Ovoga moraju biti svesni svi zaposleni koji koriste baze između kojih se obavlja prenos, a najbolje je da administrator ograničenjem prava unosa i izmena na najmanji mogući broj korisinika što više smanji mogućnost ovakvih grešaka. Korišćenje šifara kao podatka za prepoznavanje je još jedan dobar način da se ovaj problem umanji. Mnogo se ređe javlja potreba za izmenom šifara nego naziva, pa je kod uvođenja ovog sistema preporučljivo primeniti šifre i tamo gde ih obično ne koristite i gde nemaju nikakvu posebnu svrhu osim ove.

Prepoznavanje dokumenata funkcioniše na nešto drugačiji način. Jedan od načina mogao bi biti broj dokumenta, koji je jedinstven u bazi. Međutim, ako biste želeli da promenite broj dokumenta posle prenosa, to ne biste smeli, jer program više ne bi mogao ustanoviti da je to isti dokument. Dakle, za razliku od osnovnih podataka, gde je prepoznavanje određeno na osnovu jedne od "vidljivih" kolona, kod dokumenata smo se odlučili za "skriveni ključ" (poseban ključ koji se čuva u bazi za svaki dokument, stavku, poresku stopu, zavisni trošak i sl i koji se nikada ne menja). Ovim je postignuta mogućnost izmene bilo kog podatka na dokumentu, a da program još uvek ima način da ustanovi o kojem se dokumentu radi i da taj dokument ažurira u odredišnoj bazi kod ponovljenog prenosa. I ovaj način ima svoja ograničenja, ali smatramo da je ovo najbezbolnije rešenje. Ukoliko dokument koji je jednom prenet obrišete u izvornoj bazi, skriveni ključ se gubi. Ako ponovo unesete isti dokument, čak i sa istim brojem, on dobija novi skriveni ključ, pa ako ponovo prenesete taj dokument, program će ga smatrati novim dokumentom. Dakle, kada želite da izmenite dokument u izvornoj bazi, nikada ne treba da ga brišete, pa ga ponovo unosite i to je jedino pravilo da bi prenos dokumenata ispravno radio.

Redosled postupaka za konfigurisanje prenosa

Pre nego što se započne sa prenosom, neophodno je uraditi konfiguraciju, odnosno odrediti koji će se podaci i kako prenositi. Zbog odvojenog pamćenja kombinacija po bazama, neophodno je da baza nosi neko ime, koje je jedinstveno u celoj firmi. To ime sadrži polje "Firma" i polje "Podfirma", koja se ažuriraju kroz program "Upgrade baze", čuvaju se u bazi i jednako su vidljiva na svakoj radnoj stanici, a ostaju nepromenjena kod prenosa u novu godinu.

Kombinacije za snimanje i učitavanje podataka

U glavnom prozoru prenosa najpre se bira operacija: snimanje (vidi sliku) Snimanje podataka. ili učitavanje (vidi sliku) Učitavanje podataka.. Ispod ovog polja nalazi se prikaz tekuće putanje za korisničke konfiguracione datoteke, koja može da se izmeni dugmetom u obliku otvorene fascikle . Sistem za prenos koristi nekoliko .ini datoteka kojima se konfiguriše način prenošenja podataka. Prilikom instalacije programa kreiraju se sledeće sistemske konfiguracione datoteke na direktorijumu "C:\Users\Public\Documents\Calculus\Calculus12\DatabaseReplication\Configuration" i one treba uvek da ostanu na toj putanji. Prenos ne može funkcionisati bez .ini datoteka i one se ne smeju ni u kom slučaju editovati bez detaljnog programerskog poznavanja sistema za prenos.

Zatim treba uneti bar jednu kombinaciju. Daje joj se proizvoljan naziv i određuje putanja na kojoj će se snimati (inicijalno C:\Users\Public\Documents\Calculus\Calculus12\DatabaseReplication\Export) (vidi sliku) Kombinacija za snimanje podataka., odnosno sa koje će se učitavati (inicijalno C:\Users\Public\Documents\Calculus\Calculus12\DatabaseReplication\Import) tekstualne datoteke sa podacima (vidi sliku) Kombinacija za učitavanje podataka.. Za svaku kombinaciju može se odrediti druga putanja za datoteke sa podacima. Snimanje i učitavanje može se obavljati i direktno na prenosni medijum (fleš memoriju i sl.).

Određivanje osnovnih podataka i dokumenata za prenos

Opis kolona:

• U pregledu osnovnih podataka kolona "D" označava da se prenos tog podatka može datumski kontrolisati. Ovo ima smi sl. kod osnovnih podataka koji se evidentiraju vremenski (npr. cenovnici, dažbine, osnovice za zarade i sl). Na dokumentima se uvek podrazumeva datumska kontrola prenosa.

• Uključivanjem polja "Uklj." podatak se aktivira za prenošenje

• Polje "Ažur." postoji samo kod operacije učitavanja, a uključuje ažuriranje postojećih podataka u bazi. Ovo polje dostupno je i kad podatak nije uključen za prenos, jer se može dogoditi da se prenese kao vezani podatak nekog drugog podatka. Dvostrukim klikom miša na zaglavlje ove kolone možete isključiti ili uključiti ažuriranje svih podataka odjednom.

• Ako želite da izmenite način prepoznavanja podatka kliknite dvaput mišem na polje "Prepoznavanje podatka" na tekućem redu i otvoriće se prozor za izbor prepoznavanja (samo ako podatak ima izbor od dva ili više načina prepoznavanja). Snimanje podešene konfiguracije obavlja se dugmetom "Snimi opcije". Prepoznavanje se određuje kod operacije snimanja i takvo se primenjuje i kod učitavanja.

Klikom na dugme sa sličicom otvara se prozor za dodatne opcije prenosa za tekući podatak.

Postoje tri kartice (tabpage):

• Filter - služi za postavljanje dodatnog kriterijuma za prenos osnovnih podataka (vidi sliku) Filter osnovnih podataka. i za prenos dokumenata (vidi sliku) Filter dokumenata.. Npr. možete odrediti da prenosite samo artikle sa određenim šiframa ili samo one koji pripadaju određenim grupama i sl. Za svako od polja u filteru moguće je uneti više vrednosti. Zbog toga nije dovoljno samo uneti vrednost u polje, već je treba ubaciti u listu sa desne strane dvostrukim klikom na polje ili dugmetom "Ubaci". Zatim se može u polje uneti još neka vrednost i dodati u listu. Izbacivanje iz liste vrši se dvostrukim klikom na vrednost u listi ili dugmetom "Izbaci". Kod ponovnog ulaska u već snimljeni filter, u poljima će biti prikazana prva vrednost iz svake liste, da bi na prvi pogled bilo jasno koja su polja korišćena za filter. Standardni "džoker" znakovi _ i % mogu se normalno koristiti. Filter nema uticaja na vezane podatke, jer se svaki vezani podatak prenosi prema pravilima definisanim za njega. Filteri nisu ugrađeni za sve podatke, već samo za one koji imaju velik broj zapisa pa je filtriranje često neophodno.

  

  Filter osnovnih podataka.

  

  Filter dokumenata.

• Vezani i zavisni podaci – ovde se određuje koji će od vezanih i zavisnih osnovnih podataka biti prenošeni (vidi sliku) Vezani i zavisni osnovni podaci. i koji će vezani i zavisni dokumeti biti prenešeni (vidi sliku) Vezani i zavisni dokumenti.. Kod snimanja se pojavljuje samo polje "Uklj." kojim se uključuje ili isključuje prenos tih podataka. Isključivanjem vezanog podatka kod snimanja će ta kolona u glavnom podatku biti prazna. Isključivanjem zavisnih podataka oni se naprosto ne prenose. Kod učitavanja se na vezanim podacima pojavljuje i kolona "Dodaj", koja je dostupna samo kada je vezani podatak uključen.

  

  Vezani i zavisni osnovni podaci.

  

  Vezani i zavisni dokumenti.

  Dakle, ako je uključeno učitavanje vezanog podatka, ta kolona će u glavnom podatku biti učitana u bazu. Ali takvo učitavanje je moguće samo pod uslovom da vezani podatak postoji u bazi u odgovarajućoj tabeli. Npr. ako prenosite komitenta, jedan od vezanih podataka je "Mesto" (područje). Ako isključite učitavanje vezanog podatka komitent će biti učitan bez mesta. Ako ga uključite i to mesto već postoji u bazi nema problema. Ali ako mesto ne postoji onda program mora odlučiti šta da radi. U tu svrhu služi polje "Dodaj". Ako je ono uključeno, u bazu će biti dodato novo mesto i komitent vezan za njega. Treba imati na umu i sistem ažuriranja. Ako mesto postoji u bazi, program će proveriti opciju za ažuriranje podatka "Područja" i, ako je ona uključena, ažurirati taj podatak. Dakle podaci se ažuriraju i preko vezanih podataka, iako sam glavni podatak nije uključen za prenos.

  Ako se ovo polje isključi, program će prijaviti grešku i prekinuti prenos ako ne nađe takvo mesto u odredišnoj bazi. Ova mogućnost je korisna u slučaju kada se želi postići kontrola određenih podataka koji ne treba da se prenose, a treba da postoje u odredišnoj bazi. Isključivanje vezanog podatka kod učitavanja biće ignorisano, odnosno vezani podatak će se smatrati uključenim, ako je u međuvremenu, sa novom varijantom baze, ta kolona postala obavezna. Kod učitavanja na zavisnim podacima može se uključiti i isključiti ažuriranje "Ažur." i brisanje "Briši", što je objašnjeno u prethodnom tekstu. Za zavisne podatke takođe je prikazano koji od njih podležu filteru za datum osnovnih podataka, kao i način prepoznavanja, samo što ovde taj način nije moguće menjati. Dobro je ipak da proverite kako se raspoznaju zavisni podaci, da biste razumeli kako će prenos biti izvršen. Bilo bi najbolje kod snimanja uvek prenositi sve vezane podatke, a opciju za isključivanje koristiti samo kod učitavanja, da se ne bi morale stalno usklađivati obe operacije. Jedino kada vezani podatak formira velike datoteke za prenos treba koristiti ovu mogućnost i kod snimanja, da bi se izbeglo njihovo prenošenje.

• Opcije - pojavljuju se samo kod učitavanja i to samo za dokumente (vidi sliku) Opcije dokumenata.. Opcija za brojeve dokumenata omogućava izbor da li se brojevi dokumenata kod učitavanja dodeljuju automatski po rastućem nizu brojeva, kao kada se dokument redovno unosi u programu, ili se preuzima iz datoteke onakav kakav je snimljen iz izvorne baze. Izbor zavisi od logike rada i prenosa podataka svakog pojedinog korisnika i ne može se dati nikakva posebna preporuka u korist jedne od opcija. Jedino što treba imati na umu je da će kod učitavanja program kontrolisati postojeće brojeve dokumenata u bazi. Sa opcijom za preuzimanje brojeva iz izvorne baze doći će do greške u prenosu ako se pokuša učitavanje dokumenta sa brojem koji već postoji.

  

  >Opcije dokumenata.

  Opcija za knjiženje dokumenata pojavljuje se samo na dokumentima koji imaju oznaku za knjiženje. Postoje tri mogućnosti: svi dokumenti preneće se kao neproknjiženi, svi dokumenti preneće se kao proknjiženi ili će se preneti onako kako su knjiženi u izvornoj bazi. Opcija za obračun poreza omogućava da se prilikom učitavanja uključi ponovno obračunavanje poreza na određenim dokumentima, bez obzira na podatke o porezu prenete iz izvorne baze. Inicijalno se porez prenosi onako kako je obračunat u izvornoj bazi.

Različitim kombinacijama kod snimanja i učitavanja moguće je postići efikasan prenos na različite lokacije (baze). Npr. ako se obavlja prenos artikala i cenovnika iz centrale u nekoliko prodavnica, može se za snimanje u centrali podesiti da snima sve artikle i cenovnike, a u svakoj pojedinoj prodavnici namestiti filter tako da učitava samo artikle određene grupe ili cenovnike određenog tipa i sl.

Startovanje prenosa

Snimanje i učitavanje pokreću se na sličan način i kroz isti prozor, koji se otvara dugmetom "Snimi u datoteke" ili "Učitaj iz datoteka" u glavnom prozoru za prenos. Upravo zbog ove sličnosti, potrebna je posebna pažnja, da se zabunom ne startuje pogrešna operacija. Snimanje je relativno bezopasno, jer ne može izazvati nikakve destruktivne posledice, osim što može potrajati. Učitavanje je operacija koja ubacuje podatke u bazu, potencijalno je destruktivna i tu se ne sme pogrešiti. Zbog toga je pozadina prozora za startovanje prenosa različitih, jako uočljivih boja: kod snimanja zelena (vidi sliku) Prozor za snimanje - zelena boja pozadin prozora., a kod učitavanja crvena (vidi sliku) Prozor za učitavanje - crvena boja pozadine..

U prozoru za startovanje prenosa nalazi se dodatni filter sa periodima za prenos osnovnih podataka i dokumenata. Uneti period odnosi se na sve dokumente koje prenosite (snimate ili učitavate) u toj obradi, odnosno na sve osnovne podatke koji koriste datum za kontrolu prenosa.

U gornjem levom delu prozora kod operacije učitavanja nalazi se spisak baza u koje se vrši učitavanje, a pored njega naziv baze iz koje su snimljeni podaci. Kod snimanja uvek se snima iz tekuće baze, pa je nepotreban ovaj prikaz. Kod učitavanja se takođe prikazuje i iz koje baze su snimljeni podaci, vreme kada su snimljeni i datumski period postavljen kao filter za snimanje osnovnih podataka i dokumenata.

Dugmetom "Obrada" pokreće se prenos, dok se u donjem delu u listama "Osnovni podaci" i "Dokumenti" prikazuje izveštaj o obrađenim podacima. U izveštaju se kod snimanja prikazuju svi obrađeni podaci, a kod učitavanja odvojeno ubačeni i ažurirani podaci. Možda će predstavljati iznenađenje kod prvog snimanja, ako prenosite npr. samo artikle, a u izveštaju se pojavi lista od dvadesetak ili više različitih podataka. To su vezani i zavisni podaci, koji moraju da se snime zajedno sa glavnim podacima da bi se kod učitavanja omogućila kontrola i njihovo eventualno ubacivanje u odredišnu bazu.

U toku prenosa, dugme "Obrada" pretvara se u dugme "Prekini", kojim možete u svakom trenutku prekinuti prenos. Ukoliko dođe do prekida prenosa od strane korisnika ili zbog greške u prenosu, sve što je do tada odrađeno se poništava, tako da prenos uvek prolazi ili kompletan ili ne prolazi uopšte. Za vreme obrade u gornjem desnom uglu ispisuje se ukupno proteklo vreme od startovanja obrade.

Kod snimanja u datoteke snima se i varijanta baze iz koje je izvršeno snimanje i varijanta prenosa iz sistemskih datoteka. Kod učitavanja, program odmah na početku prenosa kontroliše varijantu odredišne baze i varijantu prenosa i prekida prenos ako varijante nisu jednake.

Kod učitavanja postoji jedna važna razlika u odnosu na snimanje. Snimanje uvek snima u datoteke podatke iz baze u koju ste trenutno prijavljeni u programu. Učitavanje je takođe inicijalno podešeno tako da učitava podatke u tekuću bazu. Međutim ovde postoji i mogućnost izbora jedne ili više baza u koju će podaci biti učitani (dugmetom "Baze"), pri čemu nijedna od tih baza ne mora biti tekuća. Ako se ne selektuje nijedna baza podrazumeva se da se učitavanje vrši u tekuću bazu.

Ovde se moramo još jednom podsetiti da se sve opcije za konfigurisanje prenosa pamte pod imenom tekuće baze. Kod učitavanja u tekuću bazu, jasno je da se primenjuju opcije učitavanja podešene u toj bazi. Međutim, koje se opcije primenjuju kod prenosa u više baza? Izgleda logično da se primenjuju opcije podešene za svaku od tih baza. Međutim to bi zahtevalo konfigurisanje prenosa za svaku bazu posebno, što je u slučaju prenosa opštih podataka u više baza u opštem slučaju sasvim nepotrebno. Zbog toga je postavljeno pravilo da se za sve baze u koje se učitavaju podaci primenjuje konfiguracija učitavanja tekuće baze.

Time je omogućeno da se konfiguracija definiše samo jednom i postupak prenosa maksimalno je pojednostavljen. Treba samo u jednoj bazi konfigurisati i snimanje i učitavanje i u toj bazi unositi podatke. Kad je potrebno preneti podatke u druge baze, prijavi se u izvornu bazu, snime se podaci u datoteke, izabere operacija učitavanja, izaberu se baze u koje se prenose podaci i startuje se učitavanje. Izabrane baze za učitavanje takođe se pamte i to za svaku kombinaciju posebno, tako da kod sledećeg prenosa nije potrebno ponovo ih određivati, osim ako dođe do nekih promena u organizaciji. Ovakvim sistemom pojednostavljen je prenos u više baza, a i dalje postoji mogućnost da se za specifične baze definiše drugačija konfiguracija učitavanja podataka i da se učitavanje u njih obavlja pojedinačnom prijavom u te baze i startovanjem učitavanja posebno za savaku od njih.

Izveštaji o prenetim podacima

U glavnom prozoru za prenos podataka nalazi se dugme Izveštaj (vidi sliku) Dugme za pregled Izveštaja.. Zavisno od izabrane operacije i tekuće kombinacije, otvoriće se prozor sa odgovaraućim opcijama za izbor izveštaja.

Ako želite da pogledate izveštaj o podacima koje ste snimili ili su Vam poslati na učitavanje, treba da selektujete operaciju "Snimanje", izaberete odgovarajuću kombinaciju i otvorite prozor za izveštaj. U njemu će biti prikazana baza iz koje su podaci snimljeni i vreme snimanja (vidi sliku) Izveštaj o snimljenim podacima.. Možete izabrati osnovne podatke ili dokumente i dodatno ih filtrirati po tipu podatka. Pozovite pregled i videćete sve podatke koji su snimljeni.

Ako želite da pogledate izveštaj o podacima koje ste učitali u bazu, treba da selektujete operaciju "Učitavanje", izaberete odgovarajuću kombinaciju i otvorite prozor za izveštaj. Izveštaji o učitavanju pamte se hronološki za svaku operaciju učitavanja i smešteni su na direktorijumu koji predstavlja glavnu putanju prenosa (polje "Putanja" u glavnom prozoru). To su TXT datoteke čiji naziv počinje na "BSPPIzv_". U prozoru za izveštaje prikazane su sve datoteke za izabranu kombinaciju, sa nazivom baze u koju je učitavanje izvršeno i vremenom učitavanja.

Treba da izaberete jednu od njih i odredite da li gleate osnovne podatke ili dokumente. Pozovite pregled i videćete sve podatke koji su učitani. Izveštaj o učitavanju ima kolonu koja prikazuje da li je podatak ubačen u bazu ili samo ažuriran. Izveštaj o dokumentima ima broj originalnog dokumenta iz izvorne baze i broj dokumenta u odredišnoj bazi.

Napomene vezane za prenos dokumenata

Ovaj sistem bi, u principu, trebalo koristiti samo za prenos novih dokumenata, tako što će se dokumenti snimati za određeni period (npr. dnevno ili nedeljno) i slati na učitavanje u odredišnu bazu. Ipak, program omogućava i ažuriranje (izmene) postojećih dokumenata. Ovo se može izvesti namerno, ponovnim snimanjem već poslatih dokumenata, ali se može dogoditi i nenamerno (npr. ako ste juče poslali sve dokumente tog dana, a danas nekom od tih dokumenata promenili datum na današnji, taj dokument će ponovo otići u odredišnu bazu). Verovatno će se pojaviti potreba da se u odredišnoj bazi nekad ažuriraju promene na dokumentima urađene u izvornoj bazi. Ovo bi uglavnom trebalo izbegavati, jer to nije osnovna namena ovog sistema.

Program ne može sam da ustanovi koji su dokumenti menjani i da snimi samo te dokumente za slanje. Morate sami evidentirati koje ste dokumente menjali od poslednjeg prenosa i administratoru koji će slati dokumente za prenos naznačiti da ih ponovo pošalje. U opcijama za prenos tada treba podesiti tip dokumenta za prenos i u filteru popuniti polja tako da se snime samo ti dokumenti (po broju, vrsti, datumu i sl). Najbolje je da za ovo koristite posebnu kombinaciju za snimanje, da ne biste remetili podešene opcije u kombinaciji koju redovno primenjujete. To će najčešće biti po jedan ili dva dokumenta, pa je najbolje u filter uneti broj i snimati po jedan dokument. Nemojte zaboraviti da svako snimanje "gazi" prethodno snimljene podatke. Ako snimate jedan po jedan dokument treba da posle svakog snimanja iskopirate snimljene datoteke na poseban direktorijum. Kada budete slali podatke imaćete više kompleta datoteka. Kod učitavanja ovih podataka u odredišnu bazu, takođe treba snimati te komplete jedan po jedan na direktorijum za učitavanje i učitavati jedan po jedan komplet. Naravno, za učitavanje treba da bude uključena opcija za ažuriranje dokumenata koji se prenose.

Najbolje je da i ovde napravite bar dve kombinacije za učitavanje:

• Jednu bez ažuriranja za standardni prenos novih dokumenata

• Jednu sa ažuriranjem svih dokumenata za ovaj drugi slučaj

Prilikom svakog prenosa, kod dokumenata se pamti skriveni ključ izvorne baze iz koje je dokument prvi put prenet. Čak i kada se dokument prenese npr. iz jedne baze u drugu, pa iz druge u treću itd, uvek se zna iz koje je baze prvi put došao. Takođe je moguće preneti dokument u jednu bazu, tu ga izmeniti i zatim preneti natrag u izvornu bazu. Sistem za prenos prepoznaće dokument i ažurirati ga.

Preporučljivo je da kod prenosa dokumenata budu isključena sva ažuriranja, kao što je inicijalno i postavljeno, pa čak i dodavanja vezanih podataka. Ovo će omogućiti najstrožu kontrolu u prvom periodu, dok se prenos testira. Kasnije se, po potrebi, mogu uključivati pojedina ažuriranja.

Dokument roditelj

Dokument roditelj je vezani podatak koji se pojavljuje u većini dokumenata trgovine i podrazumeva:

• Dokument od kojeg je napravljen tekući dokument, korišćenjem dugmeta "Napravi dokument od ..." (npr. kada kreirate fakturu od profakture i sl, pri čemu je profaktura "roditelj" fakturi)

• Dokument od kojeg je tekući automatski nastao (npr. kada unosite fakturu ona automatski pravi otpremnicu, pri čemu je faktura roditelj otpremnici)

Kod standardno podešenih opcija (svi vezani podaci su uključeni), prenosom izabranih dokumenata preneće se i dokumenti roditelji. Npr. ako uključite prenos otpremnica, preneće se i sve fakture i profakture koje su im "roditelji", iako prenos faktura i profaktura nije uključen. Prenošenje dokumenata roditelja možete izbeći isključivanjem ovog vezanog podatka. Ipak, to nije moguće za sve dokumente. Npr. kada faktura nastane od otpremnice, prenosom fakture automatski se prenose i otpremnice, jer faktura bez otpremnice ne može egzistirati i stavke fakture pripadaju otpremnicama.

Čak i kada otpremnice nastaju automatski, unosom fakture, prenosom fakture biće prenete i otpremnice, iako su one "potomci", a ne "roditelji" fakture, zato što su stavke fakture vezane na otpremnice. Ovo važi za sve magacinske dokumente, koji nastaju automatski unosom prodajnog dokumenta (prijemnice kod unosa kalkulacije, povratnice kod unosa fakture povrat i sl).

Originalni dokument

Originalni dokument je vezani podatak, koji za storno dokumente ili dokumente povrata predstavlja dokument od kojeg su nastali, korišćenjem operacija "Storno" ili "Povrat". Ovaj vezani podatak uvek se može isključiti, ako ne želite da uz storno dokument ili dokument povrata prenosite i originalni dokument.