Priprema i unos podataka u Calculus 12

Automatski uvoz podataka u Calculus 12

Ukoliko poznajete SQL (eng. Structured Query Language) možete iskoristiti Calculus 12 funkcije za uvoz podataka u Calculus 12 bazu podataka kao što su artikli, grupe artikala, evidenciju kometenata (kupaca i dobavljača), kontni plan i sl. Ovde moramo napomenuti da se uvoze samo evidencije (spiskovi i šifarnici) ali ne i dokumenta (transakcije). Ukoliko imate velik broj podataka, njihovim automatizovanim SQL uvozom uštedećete dragoceno vreme.

Pre nego što se započne sa prenosom inicijalnih podataka neophodno je da Vaša baza nosi neko smi sl.no ime, koje je jedinstveno u celoj firmi. To ime sadrži polje "Firma" i polje "Podfirma", koja se ažuriraju kroz program "Upgrade baze", čuvaju se u bazi i jednako su vidljiva na svakoj radnoj stanici, a ostaju nepromenjena kod prenosa podataka u novu poslovnu godinu (vidi sliku) Naziv firme i podfirme..

Navedene podatke za uvoz u Calculus 12, iz prethodnog programa koji ste koristili izvezite u TXT fajl u CSV formatu po šablonu koji ćete dobiti od naše servisne službe. To je u osnovi poseban tekstualni fajl koji je tako oblikovan da Calculus 12 "razume" njegov sadržaj.

Konsultacije sa našim sertifikovanim stručnjacima

Postoji veliki broj mesta u celom ovom uputstvu, gde vam savetujem da se pre donošenja odluka posavetujete sa vašim Calculus 12 distributerom, zastupnikom ili sertifikovanim konsultantom i podrazumeva se sa vašim računovođom. Spisak pitanja oko kojih treba potražiti savet je dugačak ali su pitanja formiranja početnog stanja, formiranja i korišćenja vrsta dokumenata kao i transakcionih tokova jedna od najvažnijih. Pozivam vas da obratite pažnju na ovaj savet. Calculus 12 vam pruža izvanredne alate za definisanje, formiranje i oblikovanje vaših specifičnih procesa rada po kojima se razlikujete od drugih i na koje ste tako ponosni. Da postignete tako visok stepen prilagođavanja Calculusa 12 vašim potrebama biće vam sigurno potrebna pomoć stručnjaka.

Pomoć stručnjaka

Calculus 12 serviseri i sertifikovani konsultanti na raspolaganju su vam tokom čitave radne nedelje u radno vreme ali i u hitnim slučajevima i van radnog vremena, neradnim danima pa čak i praznicima. Ove timove sertifikovanih stručnjaka obezbedili smo u svim regionimana. Ako ne možete da rešite neki problem, to ne znači da program ima grešku već da verovatno nepoznajete dovoljno napredne Calculus 12 funkcije ili vam nije poznata zakonska regulativa. Od Vašeg Calculus 12 distributera ili zastupnika mođete dobiti spisak sertifikovanih Calculus 12 stručnjaka. Oni Vam mogu na licu mesta pomoći prilikom postavljanja sistema ili oko rešavanja problema kada nešto u sistemu „zaglavi“ ili samo želite da naš stručnjak pregleda i analizira podatke koje ste uneli u Calculus 12 bazu podataka.

Pomoć knjigovođe

Ne zaboravite da vam Calculus 12 obezbeđuje alate koji su potrebni za upravljanje poslovima finansijskog knjigovodstva ali ne zamenjuje vašeg knjigovođu ukoliko to niste sami. Vaš knjigovođa ima veoma važnu ulogu u vašem poslu. On će vam pomoći da formirate i održite ažurnost svih poslovnih evidencija, da vam pruži vredne poreske savete i pomogne oko strateškog planiranja i izradi poslovnih planova. Pored toga, knjigovođi je mnogo lakše da identifikuje i upotrebi neke računovodstvene funkcije u Calculus-u 12, npr. Glavnoj knjizi, obračunu zarada ili evidenciji osnovnih sredstava.

PDV učesnici – obezbedite PDV registrarski broj i podatke od Vašeg knjigovođe o načinu obtračunavanja i uplate PDV-a (mesečno ili kvartalno).

Računovodstvena šema - proverite sa knjigovođom ako niste sigurni kontnu šemu za knjiženje dokumenata u Glavnu knjigu.

Odmah na početku morate imati na umu da Calculus 12 nije isto što i program za unakrsne tabele, kao što je npr. MS Excel. Calculus 12 čini skup klijen-server aplikacija koje koriste relacionu bazu podataka. Jednostavno, sistem koji zahteva poštovanje određenih zakonitosti, reda i poretka. Ako analizirate Vaše svakodnevne poslove u preduzeću, dolazite do istog zaključka. Vi zapravo poslujete poštujući određene Zakone i pridržavate se određenih pravila, reda i poretka. Zato prva stvar koju trebate uraditi, je podešavanje baze podataka u skladu sa Vašim poslovanjem. Ispravno podešavanje baze podataka je najvažniji posao koji ćete uraditi da biste pomogli sebi u upravljanju firmom na efikasan način i sa punum poverenjem u ono što preduzimate.

Proces podešavanja je lak. U zavisnosti od kompleksnosti vašeg poslovanja zavisi i potrebno vreme za postavljanje baze podataka u direktno zavisi od toga koliko ćete dodati detalja o svojim kupcima, dobavljačima, tekućim računima, zaposlenima, artiklima (sirovinama, proizvodima, robi) i uslugama kao i broju početnih stanja koje morate formirati.

Matični podaci preduzeća

Radi efikasnosti, pre početka ovog posla, prikupite na jedno mesto sve potrebne podatke iz registra pravnih lica odnosno: naziv firme i adresu – sadrži pun registrovan naziv firme iz APR rešenja koji će se pojavljivati na eksternim dokumentima, skraćen naziv firme je onaj koji želite da se pojavi na raznim pregledima i izveštajima, zatim podatke kao što su PIB (Poreski Identifikacioni Broj), pretežnu šifru delatnosti, matični broj, registarski broj u sudu, registarski broj obveznika uplate doprinosa, PDV registrarski broj ukoliko ste obveznik poreza na promet i brojeve dinarskih i deviznih tekućih računa preduzeća.

Radnici

Podaci o zaposlenima – za obračun zarada zaposlenih morate imati podatke iz njihovih radnih knjižica, tekuće račune zaposlenih kod banaka za isplatu zarada i uneti registarski broj firme kao obveznika uplate doprinosa. U bazu su već unete stope poreza i doprinosa.

Prikupljanje podataka za unos u Calculus 12 bazu podataka

Start-Up preduzeća

Osnovni podaci za Start-Up preduzeće – osim osnovnih podataka koje treba uneti vi nemate zadatake oko unosa početnih stanja. Možete uneti svoj prvi dokument što ujedno znači da ste počeli sa korišćenjem Calculus 12 softvera. Taj dokument može biti nalog glavne knjige za proknjižavanje osnivačkog uloga i izvod žiro računa za evidentiranje prvog izvoda banke na koji je prenet vaš osnivački ulog. Želimo vam uspeh u poslu i ostvarenje jedinog cilja zbog koga ste u biznisu – profit.

Preduzeća sa poslovnom istorijom

Datum početka za firmu sa poslovnom istorijom - obezbedite sve evidencije sa stanjem na dan na koji počinjete da koristire Calculus 12 (početna stanja u svim magacinima, prodajnim objektima, stanja tekućih računa, stanja na kontima glavne knjige, popis i vrednost osnovnih sredstava, radni staž radnika, idr.). Ovo je sve potrebno da biste obezbedili potpunu računovodstvenu evidenciju o poslovanju firme.

Datum početka je prvi dan posle dana do koga ste pripremili i prikupili informacije. Ako otpočinjete da koristite Calculus 12 od 1. januara tekuće godine, svi prikupljeni podaci moraju biti sa stanjem na 31. decembar prethodne godine uključujući i 31. decembar. Isto važi ukoliko se otpočinje sa radom u Calculus-u 12 od npr. 1. marta tekuće godine. Svi podaci moraju biti prikupljeni sa stanjima do 28. (29.) februara tekuće godine.

Ako ste već isplaćivali zarade – potrebno je da imate podatke o isplaćenim zaradama i plaćenim porezima i doprinosima raspodeljene po uplatama na teret radnika i na teret poslodavca za sve isplate izvršene u tekućoj kalendarskoj godini bez obzira na period na koji se zarade odnose.

Izvodi banaka, računi kreditnih kartica firme, nenaplaćeni čekovi - potrebno je da pribavite od Vaših poslovnih banaka bilans na dan početka rada u Calculus-u 12 odnosno sve informacije o nerealizovanim čekovima, depozitima, podizanoj gotovini itd.

Aktiva i pasiva – pribavite od knjigovođe Bilans uspeha, Bilans stanja, Zaključni list ili Bruto bilans do dana početka rada u Calculus-u 12 odnosno obezbedite podatke za nalog početnog stanja Glavne knjige, uključujući i iznos neuplaćenog PDV-a.

Osnovna sredstva - ako Vaše preduzeće već ima nabavljena osnovna sredstva, kao što su kancelarijska oprema, postrojenja, vozila itd. obezbedite podatke o njihovoj nabavnoj vrednosti i vrednosti na dan početka rada na Calculus-u 12.

Dodatne informacije - na kraju, biće potrebno da unesete detaljne informacije o svojim klijentima, dobavljačima i zaposlenima, kao i proizvodima i uslugama koje prodajete, proizvodima i rezervnim delovima, podsklopovima i sklopovima koje držite na zalihama, i sva ostala obrtna sredstva.