Knjižno pismo kupcu 
Da otvorite prozor "Dokumenti - Knjižno pismo kupcu" u glavnom meniju programa "Trgovina" odaberite stavku "Dokumenti - Otvori - Knjižno pismo kupcu" ( vidi sliku ) 
ili kliknite na ikonu osnovnog menija "Knjižno pismo kupcu" . Na već jednom izdatu fakturu (račun) moguće je izdati još odobrenje i/ili zaduženje (zajednički naziv im je knjižna pisma). Knjižna pisma su dva tipa dokumenata koji se nalaze u istom nizu kao i fakture jer se i odobrenja i zaduženja vezuju na prethodno izdatu fakturu (račun) i "utiču" na nju.
Calculus pravilo
Knjižna pisma kupcu se izdaju samo u slučaju kada smo kupcu već IZDALI račun i kreiraju se iz stavki već izdatog računa koji je kupac evidentirao u svojim poslovnim knjigama. U prozoru "Knjižno pismo kupcu" biće prikazana samo knjižna pisma kreirana iz stavki faktura i samo tako kreirana knjižna pisma mogu se ažurirati i štampati.
Knjižno odobrenje kupcu (Finansijsko odobrenje)
Knjižno odobrenje (finansijsko odobrenje ili obaveštenje o knjiženju) je dokument kojim se utvrđuje da je došlo do određene poslovne promene odnosno da se komitentu umanjuje već nastalo zaduženje po nekoj tačno određenoj fakturi.
Knjižno odobrenje kupcu možete izdati u sledećim slučajevima:
- Kupac je vratio robu (koju je primio oštećenu, ne odgovara uzorku i sl.)
- Kupcu je naknadno odobren popust (npr. cassa sconto u veleprodaji kada kupac plati u dogovorenom roku – stimulacija kupcu da plati ranije)
- Izdali ste fakturu kupcu sa greškom (greška tokom izrade fakture)
- Niste odobrili ugovoreni/dogovoreni rabat kupcu.
- Odobravate godišnji bonus na ostvareni promet na osnovu Ugovora.
- Posao je ugovoren uz primenu valutne klauzule.
Korisno je znati
Naknadno odobreni popusti (cassa-sconto, super rabat i sl.) odnose se na ranije obavljeni promet za koji je izdat račun kupcu u kojem je iskazan pripadajući PDV. Odobrenje naknadnog popusta vrši se na osnovu ugovorenih kriterijuma prodaje, po kojima se utvrđuje iznos popusta za koji se kupcu izdaje "Knjižno odobrenje kupcu" u kome se iskazuje iznos odobrenog popusta i iznos PDV iznos obračunat na dati popust.
Valutna klauzula je odredba ugovora kojom se iznos transakcije vezuje za vrednost strane valute, a plaćanje se vrši u dinarskoj protivvrednosti, primenom ugovorenog kursa. Ukoliko je kursna razlika negativna, prodavac će kupcu izdati knjižno odobrenje na iznos kursne razlike.
Postupak izdavanja knjižnog odobrenja kupcu
Knjižno odobrenje kreira se iz stavki izlazne fakture na koju se odobrenje odnosi. Otvorite prozor "Fakture", pronađite i selektujte fakturu na osnovu koje treba napraviti knjižno odobrenje kupcu. Otvorite stavke te fakture i u stavkama kliknite na dugme za pravljenje drugog dokumenta "Napravi drugi dok.". Otvoriće se novi iskačući dijalog prozor. U dijalog prozoru birajte iz padajuće liste "Vrsta dokumenta: stavku Knjižno odobrenje kupcu, po potrebi unesite ostale podatke koji su navedeni i kliknite na dugme "Formiraj", ( vidi sliku ) 
. Program će formirati knjižno odobrenje kupcu koje možete dalje editovati.
Upozorenje
U stavkama fakture se ne vrše bilo kakve izmene. Iz stavki fakture se samo kreira knjižno pismo a zatim se u stavkama knjižnog pisma kupcu vrše potrebne korekcije.
Do novo kreiranog knjižnog odobrenja kupcu dolazite tako što iz glavnog menija programa "Trgovina" odaberete stavku menija "Dokumenti → Otvori → Knjižno pismo kupcu" ( vidi sliku ) , izlistajte sva knjižna odobrenja i selektujete upravo kreirano knjižno odobrenje vezano za konkretnu fakturu, uđite u stavke i korigujete cenu kupcu na stavkama za koje se daje odobrenje.
BRŽI POSTUPAK KREIRANJA KOK:
Možete koristiti i kraći i brži postupak kreiranja knjižnogo odobrenja kupcu tako što ćete odmah ažurirati stavke odobrenja kupcu. Da prilikom kreiranja drugog dokumenta iz stavki fakture odmah otvorite stavke novo kreiranog knjižnog odobrenja kupcu, u iskačućem dijalog prozoru umesto na dugme "Formiraj" kliknite na dugme "Formiraj i otvori". Program će otvoriti prozor sa stavkama knjižnog odobrenja kupcu gde možete odmah izvršiti potrebne korekcije cena kupcu i snimitei promene.
Važno
Na svim artiklima kojima se menja cena u KOK cena prodaje u polju "Cena prodaje:" ostaje ne promenjena, dok se promena unosi kao nova cena prodaje u polje "Cena kupcu:".
Razlog: u fakturi cena koja je navedena u polju "Cena kupcu:" u KOK je navedena u polju "Cena prodaje:" tako da novu cenu unosite u KOK u polje "Cena kupcu:". Na taj način će se pojaviti razlika između cene prodaje u fakturi i cene prodaje u KOK što je uslov za formiranje knjižnog odobrenja.
Stavke odobrenja/zaduženja
Potrebne korekcije vršite u stavkama knjižnog odobrenja kupcu. Izvršite potrebne prepravke na stavkama artikala koji su predmet odobrenja i snimite promene - na primer za naknadno odobren rabat na neke od artikala, ( vidi sliku ) 
. Na štampi izaberite dokument za štampu "Knjižno odobrenje kupcu", ( vidi sliku ) 
.
Knjižno odobrenje možete štampati iz zaglavlja ili iz stavki knjižnog odobrenja kupcu ali kako će ono biti automatski evidentirano u Knjizi izlaznih faktura (KIF) možete ga štampati i iz KIF. U KIF-u će biti izvršena korekcija iznosa i PDV-a za poreski period naveden u knjižnom odobrenju (Listić "Ostalo").
U okviru prozora za štampu izaberite dokument za štampu "Odobrenje / Zaduženje", ( vidi sliku ) 
.
Formiranje knjižnog odobrenja/zaduženja direktno iz knjige izlaznih faktura (KIF)
Knjižno odobrenje/zaduženje možete kreirati direktno iz knjige izlaznih faktura (KIF). Pronađite i selektujte fakturu koja je osnov za izdavanje odobrenja/zaduženja. Kliknite zatim na dugme "Dokument" koje će otvoriti stavke fakture, ( vidi sliku ) 
. Ponovite iste korake kao u odeljku ovog uputstva Postupak izdavanja knjižnog odobrenja.
Formiranje finansijskog knjižnog pisma kupcu iz knjige izlaznih faktura (KIF)
Finansijsko knjižno odobrenje/zaduženje kupcu možete kreirati direktno iz knjige izlaznih faktura (KIF). Knjižno pismo kupcu samo sa finansijskim iznosom odobrenja/zaduženja kupca izrađuje se kada se kupcu izdaje knjižno pismo za promet ostvaren u prethodnom periodu - ugovoreni period, godišnji i td.
Kako bi ova knjižna pisma u KIF bila dostupna u padajućem meniju za izbor vrste dokumenta na vrstama dokumenata kreirajte novu vrstu dokumenta u tipu dokumenta "Faktura" i dodelite mu naziv npr. "Finansijsko knjižno odobrenje kupcu" i "Fnansijsko knjižno zaduženje kupca". Za ove vrste dokumenta u polju "Podtip" obavezno navedite "Knjižno odobrenje" ili "Knjižno zaduženje", ( vidi sliku ) 
.
Knjižna zaduženja kupca (Finansijska zaduženja)
Knjižno zaduženje kupca možete izdati u sledećim slučajevima:
- Naknadno dodatno plaćanje
- Kupcu nije vratio ambalažu koja je dogovorena sa prehodne fakture ili računa/otpremnice
- Aktiviranje ugovorenih penala
Postupak izdavanja knjižnog zaduženja kupca
Knjižno zaduženje sa robnim stavkama kreira se iz stavki izlazne fakture na koju se zaduženje odnosi. Kliknite na dugme za pravljenje drugog dokumenta "Napravi drugi dok.". U dijalog prozoru birajte iz padajuće liste "Vrsta dokumenta: stavku Knjižno zaduženje kupca, po potrebi unesite ostale podatke i kliknite na dugme "Formiraj" ili ukoliko želite odmah da ažurirate stavke odobrenja kupcu, kliknite na dugme "Firmiraj i otvori". Ostali koraci istovetni su kao i kod formiranja knjižnih odobrenja kupcu.
Upozorenje
Prilikom ažuriranja stavki knjižnog zaduženja kupca u stavkama se ne menja cena prodaje - ona ostaje ista kao i u stavkma fakture. Menja se samo cena kupcu koja mora biti veća od cene kupcu navedene u fakturi.
Važno
Izlazna faktura od koje je formirano knjižno pismo kupcu više se ne sme menjati. U stavkama fakture od koje je nastalo knjižno pismo kupcu stoji upozorenje da su nad tim dokumentom zabranjene izmene, ( vidi sliku ) 
.
Savet
Moguće je raditi i knjižna odobrenja ili knjižna zaduženja po predračunu, ali u tom slučaju ipak je korisnije da jednostavno izdate fakturu sa konačnim cenama.
Napomena
Dugme Informacije o kupcu 
- klikom na ovo dugme otvara se prozor sa komercijalnim informacijama o kupcu. Više o ovom prozoru pročitajte u delu uputstva "Informacije o komitentu".
Trik
Ukoliko štampate knjižna odobrenja iz prozora "Dokumenti - Knjižno pismo kupcu" ne morate svaki put da u napomenu dokumenta pišete Zakonom definisane klauzule. Dovoljno je da u prozoru "Vrste dokumenata" za tip dokumenta Knjižno pismo kupcu u listić "Napomena" unesete tekst sličan donjem primeru, ( vidi sliku ) 
.
Ovo ODOBRENJE Vam dostavljamo u dva primerka od kojih jedan zadržavate u svojoj evidenciji, a drugi potpisan i overen sa Vaše strane u delu OBAVEŠTENJE O IZMENAMA PORESKE OSNOVICE I PRETHODNOG POREZA, potrebno je da nam u originalu vratite, kako bi u našem knjigovodstvu mogli da sprovedemo knjiženje ovog ODOBRENJA i da izvršimo korekciju poreske obaveze u skladu sa odredbama čl. 21. i 31. Zakona o PDV (Službeni glasnik RS br. 84/2004,86/2004 i 83/2024)
Za (naziv firme):______________
OBAVEŠTENJE O IZMENI PORESKE OSNOVICE I PRETHODNOG POREZA
(U skladu sa čl. 21. i 31. Zakona o PDV (Službeni glasnik RS br. 84/2004,86/2004)
Obaveštavamo Vas da smo u svojim knjigama sproveli knjiženja vezana za navedeno Knjižno ODOBRENJE broj ________, od ____________ god., i da smo po tom osnovu, u skladu sa čl. 21. i 31. Zakona o PDV (Službeni glasnik RS br. 84/2004,86/2004 i 83/2024) izvršili korekciju prethodnog PDV-a u iznosu od ___________________ dinara u periodu _________________.
Gore navedeni tekst je informativnog karaktera.
Ukoliko prodavac nije u sistemu PDV-a, unosi samo podatke koji su relevantni, odnosno izostavlja podatak o iznosu poreza, osnovici, poreskoj stopi i napomenu o sistemu naplate.