Knjiga evidencije (KEP)

Da otvorite prozor "Pregledi - KEP" u glavnom meniju programa "Trgovina" odaberite stavku "Pregledi - KEP" ( vidi sliku ) ili kliknite na ikonu osnovnog menija "KEP" .

Pregled je urađen prema zakonom propisanoj knjizi evidencije prometa robe.

U KEP ulaze sledeći dokumenti, pod navedenim uslovima:

Svi magacinski dokumenti - Samo ako su proknjiženi.

Fakture i fakture povrat - Samo ako sadrže usluge. Inače se kao stavka KEP pojavljuje otpremnica ili prijemnica po povratu, a uz nju se samo u opisu iskazuje broj i datum fakture. Ako je faktura nastala od više otpremnica, svaka otpremnica se pojavljuje kao posebna stavka u KEPU i uz svaku otpremnicu naveden je i broj i datum fakture. Ako faktura sadrži i robu i usluge, onda se u otpremnici iskazuje samo iznos robe, a faktura se pojavljuje kao dodatna stavka KEP, sa iznosom usluga. Iznos usluga iskazuje se u obe kolone: zaduženje i razduženje, tako da ne narušava saldo KEP, koji treba da odražava vrednost robe u magacinu.

Uplate - Postoje tri uslova pod kojima se uplata sa računa ili blagajne može naći u KEPU:

1. Na uplati je naveden konto koji je defnisan u prozoru "Konta blagajne" i označen jednom od opcija KEPU ("Komisiona roba", "Trgovačka roba" ili "Sva roba"). Uz ovaj uslov, uplata mora imati dodeljen i magacin za koji se vodi KEPU u analitici "Org.jedinica".

2. Uplata je direktno vezana za fakturu koja pripada KEPU. Umesto organizacione jedinice uplate, ovde de proverava magacin fakture.

3. Uplata je vezana za avansni račun. Uz ovaj uslov, uplata mora imati dodeljen i magacin za koji se vodi KEPU u analitici "Org.jedinica".

Ako se KEPU knjiga gleda odvojeno za komisionu i trgovačku robu, postavlja se pitanje koje će uplate biti prikazane u kojoj od ove dve knjige. Za uplate koje imaju naveden konto definisan u kontima blagajne, opcija na kontu blagajne određuje gde će se ta uplata naći. Ako je odabrana opcija "Sva roba", uplata će se pojaviti u obe knjige. Zato je za odvojeno vođenje komisione i trgovačke robe najbolje definisati dva konta pazara, pa svaki označiti svojom opcijom. Ako je uplata vezana na fakturu, onda se iznos uplate iskazuje u svakoj knjizi srazmerno učešću trgovačke i komisione robe u toj fakturi. Na sličan način određuje se i iznos uplate koja je vezana za avansni račun, ali samo ako je istovremeno vezana i za profakturu, jer avansni račun ne sadrži specifikaciju robe. Ako takva uplata nije vezana na profakturu, prikazuje se u obe knjige u punom iznosu. Zato je i za ove slučajeve preporučljivo da se otvore dva konta za primljene avanse (komision i trgovačka roba), pa da se i ove uplate vezuju za konta definisana u kontima blagajne.

Opcijama filtera mogu se postaviti dodatni uslovi za prikaz dokumenata.

Opcije filtera

Datum od - do:

Period za koji se traži pregled. Ako treba da štampate KEPU, obavezno pozovite pregled od 01.01 tekuće poslovne godine, jer štampani obrazac KEPU zahteva ispravne brojeve stranica i numeraciju stavki. Ako želite da odštampate samo neke stranice, opseg stranica možete izabrati naknadno, u prozoru za štampanje.

Org.jed.:

Organizaciona jedinica (prodajni objekat). Program prikazuje dokumente iz svih magacina koji su podređeni navedenoj organizacionoj jedinici. Ovim je omogućeno da unutar jednog objekta definišete više logičkih magacina, a da KEPU izlistate za sve zajedno. Svi magacini unutar izabrane org. jedinice moraju imati jednako definisano vođenje cena, inače nećete moći da izlistate zajedničku KEPU knjigu.

Izveštaj:

Forma i način obrade KEPU knjige. Izveštaj "KEPU 1996" prikazuje KEPU po propisima koji su važili od 1996. do 2009. godine i treba ga koristiti za prikaz KEPU iz ranijih poslovnih godina. Izveštaj "KEPU 2010" primenjuje propise od 2010. godine. Ostali izveštaji su trgovačke knjige (jedna verzija za Srbiju i dve za Republiku Srpsku). Izveštaj "Trgovačka knjiga RS 2 1996" je trgovačka knjiga koja se ranije dobijala uključivanjem opcije RS sa sivom "kvačicom" (treće stanje polja RS).

Tip mag.:

Tip magacina određuje se automatski iz izabrane org.jedinice. Ako je izabrana org.jedinica koja obuhvata više magacina različitog tipa, a sama nije magacin, ovo polje ostaje prazno, pa sami morate odrediti koji je tip magacina primarni za KEPU, jer pravila formiranja KEPU zavise i od tipa magacina.

Roba:

Ovom opcijom određuje se koji dokumenti će biti prikazani u KEPU: dokumenti koji sadrže samo trgovačku robu i usluge, dokumenti koji sadrže komisionu robu ili svi dokumenti. Ako neki od dokumenata sadrži i trgovačku i komisionu robu, a izabrana je npr. samo komisiona roba, u KEPU će biti iskazan samo iznos sa stavki komisione robe. Komisiona roba je određena time što je na artiklu definisan komisionar (polje "Dobavljač kom.").

Po ceni:

Izbor cene po kojoj se štampa KEPU. Cena mora odgovarati načinu vođenja knjigovodstvene cene u magacinu. U izveštaju "KEPU 2010" omogućeno je da se za magacine koji paralelno, uz VP ili MP cenu, vode i nabavnu cenu, odštampa KEPU po nabavnim cenama. Ova mogućnost nije predviđena propisima, ali može se koristiti za interne izveštaje.

Uplate:

Zavisno od izabrane opcije "Roba", ovo polje nudi različite opcije, a određuje hoće li se i koje će se uplate prikazivati u KEPU (uplate za trgovačku robu, komisionu robu ili sve). Ako je opcija "Uplate" uključena, uplate vezane za konta definisana u kontima blagajne uvek će se prikazivati. Ostale uplate, vezane za fakture i avansne račune, prikazuju se zavisno od podešenih opcija "Uplate po fakturama" i "Avansne uplate".

Rabat u koloni zaduženje:

Kod vođenja magacina i KEPU po VP ceni (bez PDV), rabat ne izaziva izlaznu nivelaciju u magacinu. U tom slučaju, ako je ova opcija isključena, KEPU prikazuje ukupan VP iznos u koloni "Razduženje". Ako je uključena, iznos u koloni "Razduženje" je umanjen za rabat, a sam rabat se prikazuje u koloni "Zaduženje".

Kada se magacini i KEPU vode po MP ceni (sa PDV), rabat izaziva izlaznu nivelaciju u magacinu, jer je MP cena umanjena. Bez obzira da li je ova opcija isključena ili uključena, iznos u koloni "Razduženje" biće isti - ukupan iznos sa PDV. Razlika se pojavljuje u koloni "Zaduženje". Ako je opcija isključena, biće prikazana nivelacija koja je nastala zbog rabata kao posebna stavka, a ako je opcija uključena, nivelacija neće biti prikazana, a rabat (u MP vrednosti) biće iskazan u koloni "Zaduženje" uz fakturu ili otpremnicu.

Kod prikaza KEPU po nabavnoj ceni ova opcija nije dostupna.

Ovu opciju treba konzistentno koristiti kroz celu poslovnu godinu, jer od nje zavisi da li će neki dokumenti biti prikazani u KEPU ili ne, a time se menjaju redni brojevi stavki u KEPU.

Potražni promet zbirno:

U maloprodaji se na kraju dana priprema specifikacija prikupljenog pazara i dnevni izveštaj iz fiskalne kase. Uobičajeno je da se ukupan iznos ostvarenog prometa u KEPU iskazuje u jednoj stavci. Ovo možete rešiti formiranjem jedne izlazne kalkulacije maloprodaje za sav promet jednog dana. Ali ako iz operativnih razloga imate više izlaznih dokumenata, a želite da u KEPU imate samo jednu stavku, onda to možete postići uključivanjem ove opcije. U tom slučaju, svi izlazni dokumenti: otpremnice, prijemnice po povratu, fakture i fakture povrat (interni izlazi se ovde ne računaju), biće sabrani u jednoj stavci KEPU. U koloni opisa se tada pojavljuje samo tekst "Specifikacija:" i broj specifikacije. Kao broj specifikacije uzima se broj naloga blagajne za uplatu tog dana u tom magacinu (prodavnici). Ako tog dana nema naloga blagajne, umesto broja ispisuje se datum. I uz uplate se u tom slučaju prikazuje tekst "Specifikacija:" sa brojem naloga blagajne.

Definisanje opcija KEPU na magacinima

Navedene opcije filtera KEPU možete unapred definisati, i to posebno za svaki magacin. U prozoru za organizacione jedinice, dugmetom "Opcije KEPU" otvara se prozor sa opcijama za tekuću organizacionu jedinicu. Kao i kod filtera KEPU, opcije možete definisati za org. jedinicu koja sama nije magacin, ali obuhvata nekoliko logičkih magacina. Opcije se definišu posebno za svaki izveštaj. Dugmetom "Definiši opcije" otvara se forma za unos opcija za izabrani izveštaj. Ako na ovaj način, unapred definišete opcije KEPU, kad otvorite prozor KEPU i izaberete taj magacin i izveštaj, opcije će biti automatski podešene u filteru i više ih ne možete menjati, osim izbora robe, odnosno odvojenih knjiga komisione i trgovačke robe.

Ovde se pojavljuje i jedna dodatna opcija: "RB KEPU iz dokumenata", za koju sledi objašnjenje u idućem podpoglavlju.

Redni broj KEPU na dokumentima

Standardni način rada KEPU podrazumeva automatsko formiranje knjige kod svakog pregleda, pri čemu se redosled dokumenata određuje prema pravilima definisanim u apikaciji u trenutku pregleda. Ako želite da imate više uticaja na redosled dokumenata u KEPU ili da redni broj iz KEPU prikažete na štampanom dokumentu (otpremnici, fakturi) onda ti redni brojevi moraju negde da budu upamćeni. Uključivanjem opcije "RB KEPU iz dokumenata" u prozoru za definisanje opcija KEPU na magacinu, aktivira se mehanizam koji pamti redne brojeve KEPU u svakom dokumentu koji "pripada" KEPU prema opcijama podešenim u tom prozoru.

Ova opcija nije kompatibilna sa opcijama razdvajanja KEPU na komisionu i trgovačku robu, niti sa opcijom "Potražni promet zbirno". Kad se uključi RB KEPU, mora se voditi jedna knjiga za ceo magacin, a potražni promet se mora iskazivati pojedinačno za svaki dokument. Ovo praktično znači da se opcija RB KEPU može koristiti samo u velikoprodaji, jer se navedene dve opcije koriste u maloprodaji, osim ako u maloprodaji nema komisione robe i ako se potražni promet može iskazati preko dokumenata.

Uključivanjem ove opcije, pojavljuje se još nekoliko dodatnih opcija:

"RB na štampi otpremnica" - Da li će se RB KEPU štampati na otpremnicama.

"RB na štampi faktura" - Da li će se RB KEPU štampati na fakturama. Samo fakture koje sadrže usluge imaju sopstveni broj KEPU, jer se jedino one pojavljuju samostalno u KEPU. Kod ostalih faktura u KEPU se prikazuje otpremnica, pa se sledećom opcijom određuje hoće li RB KEPU otpremnice biti štampan na fakturi.

"RB otpremnica na štampi faktura" - Da li će se RB KEPU sa svih otpremnica koje su vezane za fakturu štampati na fakturi.

Kad je opcija za RB KEPU u dokumentima uključena, u prozoru KEPU kolona sa rednim brojem postaje editabilna (brojevi se u njoj mogu menjati). Time dobijate mogućnost da "presložite" dokumente prema svojim potrebama. Pamćenjem rednih brojeva u dokumentima dolazi do mogućnosti da redni brojevi budu "duplirani", da neki brojevi budu preskočeni ili da njihov redosled ne odgovara datumskom redosledu. Zbog toga se u filteru KEPU pojavljuje još jedno polje: "Prikaz", sa tri opcije:

"Samo dokumenti sa RB KEPU (sortirano po RB)" - Ovo je osnovna opcija kad je uključen RB KEPU u dokumentima i treba je koristiti i za štampanje KEPU. Prikazuju se samo dokumenti koji imaju dodeljen RB. Dakle, ako neki dokument, prema pravilima KEPU treba da bude prikazan, ali iz nekog razloga nema dodeljen RB, on neće biti prikazan. Sledeće dve opcije služe za proveru KEPU.

"Samo dokumenti sa RB KEPU (sortirano po datumu i RB)" - I ovde se prikazuju samo dokumenti koji imaju RB, ali sortirani po datumima. U prvoj koloni se prikazuju automatski formirani redni brojevi, a u drugoj RB upamćeni u dokumentima.

"Svi dokumenti (sortirano po pravilima KEPU)" - Prikazuju se svi dokumenti koji po pravilima deinisanim u aplikaciji treba da budu u KEPU (kao kada RB KEPU nije uključen). U prvoj koloni se prikazuju automatski formirani redni brojevi, a u drugoj RB upamćeni u dokumentima.

Kad se izabere druga ili treća opcija prikaza, ako bilo gde dolazi do neslaganja, RB iz dokumenta biće označen žutom bojom. Neslaganja možete ispraviti ručno, odmah u prikazu KEPU ili automatskim ažuriranjem rednih brojeva, dugmetom "Ažuriraj RB". Ovo dugme otvara prozor u kojem se obavlja "masovno" ažuriranje, kada želite da izmenite redne brojeve na većem broju dokumenata odjednom. Ovaj prozor se koristi i kada prvi put uključite opciju za RB KEPU u dokumentima, a na magacinu već postoje dokumenti. Tada je potrebno da inicijalno, svim dokumentima dodelite redne brojeve, pri čemu treba koristiti opciju prikaza "Svi dokumenti (sortirano po pravilima KEPU)".

Bilo bi dobro svakoga dana prekontrolisati KEPU sa opcijom "Svi dokumenti (sortirano po pravilima KEPU)", da bi se na vreme uočile i ispravile nepravilnosti, pre štampanja.

Kad je uključena opcija RB KEPU u dokumentima, postavlja se pitanje KADA dokument dobija RB u KEPU? Svaki tip dokumenta ima određena pravila, zavisno od podataka na samom dokumentu ili u stavkama, po kojima ulazi ili ne ulazi u KEPU, pa je važno da dokument bude potpuno završen da bi mu se ovaj broj ispravno dodelio.

Magacinski dokumenti dobijaju redni broj u trenutku kada se proknjiže. Na fakturama, nalozima blagajne i izvodima računa uvedeno je novo polje "Završen". Ovo polje treba uključiti kad je dokument kompletno završen i time će se dodeliti redni broj u KEPU, kao da ga tog trenutka "knjižite" u KEPU. Nalozi blagajne i izvodi računa sami nemaju RB KEPU, već ih dodeljuju svim svojim stavkama koje po pravilima ulaze u KEPU. Polje "Završen" nema uticaja na pojavljivanje dokumenata u KEPU kada nije uključen RB KEPU, ali ako je uključen, fakture i uplate pojaviće se u KEPU samo ako su označene kao završene.

Naloge blagajne i izvode računa bilo bi najbolje označiti kao završene tek na kraju dana, tako da oni poslednji dobiju RB i u KEPU se pojave kao poslednje stavke u danu.

Program dodeljuje redni broj kao prvi slobodan broj na datum dokumenta, ali bez popunjavanja "preskočenih" brojeva. Redni broj može se naknadno izmeniti na samim dokumentima ili u prozoru KEPU. Jednom dodeljeni redni broj više se ne menja automatski, osim ako se na dokumentu izmeni magacin ili godina u datumu. Ovim izmenama dokument se "seli" u drugu KEPU knjigu, pa mu se mora dodeliti broj u toj knjizi. U svim drugim slučajevima, ako je dokument imao dodeljen RB, a izmenom podataka na dokumentu ili otknjižavanjem dokumenta on više ne pripada KEPU, njegov RB ostaje upisan, ali se dokument ne prikazuje u KEPU. Ako se dokument ponovo izmeni ili proknjiži, njegov stari RB ponovo se pojavljuje u KEPU. Naravno, ovakvim izmenama može doći do narušavanja ispravnosti rednih brojeva.

Prenos podataka (replikacija)

Ako koristite aplikaciju za prenos podataka između dve baze, a uključena je opcija za RB KEPU, brojevi KEPU se sada prenose između baza, pa treba dobro razmi sl.ti kako organizovati posao. Prenos podataka u vezi sa RB KEPU ima sledeća pravila:

1. Ako se RB KEPU vodi u izvornoj bazi, originalni brojevi iz izvorne baze uvek će biti preneti u odredišnu bazu. Ako dokument iz izvorne baze nema dodaljen RB KEPU, a u odredišnoj bazi se vodi RB KEPU i dokument ulazi u KEPU, biće mu dodeljen novi broj u odredišnoj bazi.

2. Ako se u izvornoj bazi ne vodi RB KEPU, a vodi se u odredišnoj, svaki preneti dokument, ako po pravilima ulazi u KEPU dobiće dodeljen novi redni broj.