Uvoz artikala u stavke dokumenta 
Prozor "Eksterni dokumenti" koristite kada je neophodno učitavanje raznih podataka, npr. cenovnika, artikala, naloga za knjiženje, ... iz TXT datoteka generisanih u MS Office programima ili drugim izvorima podataka. Datoteka koja se učitava (uvozi, importuje) mora biti u određenom formatu koji se određuje izborom "Izvora podataka", ( vidi sliku ) 
.
Postupak uvoza artikala prema izvoru "Artikli u stavke dokumenta – TAB"
Podešavaje regionalnih opcija Windows-a
Važno
Pre učitavanja odnosno pripreme tabela iz kojih se podaci učitavaju u Calculus cenovnik operativni sistem računara mora biti podešen tako da odgovara srpskom jezičkom području.
Pre nego što otpočnete formiranje tabele i učitavanje u Calculus cenovnik morate proveriti da li su regionalne opcije OS ispravno podešene. Ovo podešavanje vrši se u "Windows -> Control Panel -> Region".
Takođe, obratite pažnju na kodnu stranu prilikom snimanja tekstualnih datoteka. Calculus koristi ANSI kodnu stranu pa je neophodno da u programima za obradu teksta kao što je npr. Notepad Encoding bude podešen na ANSI.
Priprema tabele za učitavanje stavki u dokumenta
Postupak učitavanja stavki u dokumenata isti je za većinu tipova dokumenata i vrši se preko dugmeta "Iz datoteke" koje se nalazi u stavkama dokumenta u koji želimo da učitamo podatke. Pre učitavanja stavki neophodno je napraviti zaglavlje dokumenta i formatirati tabelu iz koje se podaci učitavaju. U ovom uputstvu objašnjeno je učitavanje iz tekstualne datoteke koja mora biti u Text (TAB delimited *.txt) formatu. Kolone koje tabela mora da sadrži, bez obzira da li su popunjene ili ne, su: Šifra artikla, Naziv artikla,Jedinica mere,Tarifa, Barkod, Količina, Nabavna cena, VP Cena, MP Cena, Naziv u kasi, Kotrolni broj, Barkod stavke. Tabelu je moguće formirati u Excel-u a kasnije je snimiti u txt format.
Nakon što popunimo Excel tabelu sa podacima koje želimo da učitamo potrebno je da je snimimo u odgovarajući format iz kog je moguće učitati u Calculus. Ne moraju sve kolone biti popunjene, program će učitati samo one podatke koje pronađe u tabeli ali je neophodno da sve kolone postoje kako bi format bio ispravan. Iz Excela preko opcije File > Save As izaberemo ime datoteke a ispod toga podesimo format na Text (TAB delimited) (*.txt).
Nakon što snimimo tekstualnu datoteku potrebno je iz nje obrisati prvi red odnosno zaglavlje koje predstavlja nazive kolona. Ukoliko ovo ne uradimo program će u stavke dokumenta učitati i prvi red pa će dokument biti neispravan. Tako pripremljena tabela spremna je za import u Calculus.
Raspoređivanje artikala u grupe
Prilikom učitavanja artikala koji ne postoje u bazi moguće ih je odmah raspodeliti u grupe ukoliko za to postoji potreba. Prvi uslov je naravno da u bazi postoje definisane grupe artikala a drugi uslov je da uz datoteku za učitavanje artikala postoji i datoteka u kojoj se nalaze informacije o grupi artikla. Datoteka sa grupama takođe mora biti u txt tab delimited formatu i mora sadržati kolone: Šifra Artikla, Naziv Artikla, Šifra Grupe, Naziv Grupe. Ono što je bitno jeste da naziv datoteke za grupe bude identičan nazivu datoteke iz koje se učitavaju stavke sa dodatkom _grupe. U našem primeru tabela za import stavki zove se Tabela za import artikala u calculus.txt pa se tabela za učitavanje grupa mora zvati Tabela za import artikala u calculus_grupe.txt.
Ukoliko u datoteci postoji naziv grupe koji ne postoji u bazi podataka on neće biti učitan kao što je to slučaj sa artiklima.
Za korisnike koji imaju povezan fiskalni uređaj sa Calculusom bitno je napomenuti da će program ažurirati nazive u kasi sa podacima iz tabele kao i da će ih skratiti ukoliko su duži od predviđenih prema podešenim opcijama u programu. Podešavanje dužine naziva u kasi vrši se u Trgovina > Opcije > Opcije programa na kartici Trgovina.
Učitavanje dodatnih osobina artikala – rastera
Prilikom učitavanja stavki u dokumenta za korisnike koji imaju dodatne osobine artikala omogućeno je učitavanje i ovih podataka. Dodatne osobine artikala odnosno rasteri učitavaju se na identičan način ali iz posebne tabele koja mora da postoji i koja je u direktnoj vezi sa tabelom za import samih stavki. Naziv tabele iz koje se učitava raster mora biti identičan nazivu tabele u kojoj se nalaze stavke plus dodatak u nazivu _raster. U našem primeru tabela za import stavki zove se Tabela za import artikala u calculus.txt pa se tabela za učitavanje rastera mora zvati Tabela za import artikala u calculus_raster.txt. Kolone koje tabela mora da sadrži bez obzira da li su popunjene ili ne su: Redni broj stavke, Šifra Artikla, Naziv Artikla, Naziv Osobine 1, Vrednost osobine 1, Naziv Osobine 2, Vrednost osobine 2, Naziv Osobine 3, Vrednost osobine 3, Količina. Kolona redni broj stavke odnosi se na redni broj stavke tog artikla iz prve tabele (za import stavki).
Nakon što popunimo Excel tabelu sa podacima koje želimo da učitamo potrebno je da je snimimo u odgovarajući format iz kog je moguće učitati u Calculus. Ne moraju sve kolone biti popunjene, program će učitati samo one podatke koje pronađe u tabeli ali je neophodno da sve kolone postoje kako bi format bio ispravan. Iz Excela preko opcije File > Save As izaberemo ime datoteke a ispod toga podesimo format na Text (TAB delimited) (*.txt). Nakon što snimimo tekstualnu datoteku potrebno je iz nje obrisati prvi red odnosno zaglavlje koje predstavlja nazive kolona.
Za razliku od prethodnog slučaja kada je program ubacivao artikle u bazu koji ne postoje, kada je reč o dodatnim osobinama one moraju biti unapred definisane u bazi a nazivi u tabeli moraju odgovarati nazivima osobina koji su definisane u bazi. Ukoliko nazivi osobina ne postoje u bazi ili se nazivi u tabeli razlikuju od onih u bazi program će prilikom učitavanja izbaciti obaveštenje o tome.
Prilikom exporta stavki dokumenata iz programa uvek će se uz datoteku sa stavkama dokumenta formirati još dve dodatne datoteke _grupe i _raster. Ove datoteke će biti prazne ukoliko korisnici nemaju grupe i dodatne osobine artikala i možemo ih obrisati ili ignorisati.