Rezervacija robe i materijala

Sistem za rezervacije koristi se za rezervisanje robe i materijala za izradu gotovih proizvoda u određenom periodu. Rezervacije se obavljaju kroz različite dokumente, zavisno od scenarija prodaje i proizvodnje i potreba svakog korisnika. Na slikama 1 do 3 prikazane su opcije kojima se podešavaju pojedini detalji sistema za rezervacije.

Slika 1:

Slika 2:

Slika 3:

1. Dokumenti koji rezervišu robu

1. Nalog rezervacije

Rezerviše robu u određenom magacinu i za određenog kupca (neobavezno), od datuma naloga do datuma u polju "Do:". Ovaj dokument nema nikakv poseban status kojim bi se podešavalo da li je rezervacija aktivna. Umesto toga, ako polje "Do:" nije popunjeno, nalog se ne uzima u obzir. Koristi se za rezervaciju koja nije vezana ni za kakvu konkretnu prodaju. Npr. kupcu iz određenog razloga rezervišemo robu u nekom periodu, a on u tom periodu može više puta poručiti različite količine.

Kada se kupcu prodaje roba (nekim od prodajnih dokumenata), rezervisane količine se moraju na neki način umanjiti (razdužiti) za količinu koja je prodata. Umanjenje rezervisane količine može se obaviti u različitim fazama prodaje (porudžbina kupca, profaktura, otprema i sl).

U ranijim verzijama Calculusa, jedini način da se umanji količina u nalogu rezervacije je bila ručna korekcija u samom nalogu rezervacije. Ovaj način je i dalje podrazumevana opcija i daje najveću slobodu, jer korisnik sam odlučuje da li se određena prodaja odnosi baš na tu rezervaciju i da li treba da je umanji.

Kasnije je u opcijama programa uvedena opcija "Proknj. otpremnica u periodu naloga rez. umanjuje rezervisanu količinu", koja podrazumeva da se svaka proknjižena otpremnica tom kupcu u periodu rezervacije odnosi na tu rezervaciju i automatski umanjuje rezervisanu količinu za otpremljenu količinu u prikazima rezervacija (količina u samom nalogu rezervacije ostaje neizmenjena). Time se ukida potreba za ručnim umanjenjem količina u samom nalogu rezervacije. Otpremnice vezane za druge dokumente koji rezervišu robu (profakture, zahtevi, ugovori) ne uzimaju se u obzir, jer one "razdužuju" rezervacije tog drugog dokumenta, koje su nezavisne od naloga rezervacije. Uključivanjem ove opcije, automatski se uključuje i opcija "U prod. dokumentima prikaži količine naloga rez. bez tekućeg komitenta" (objašnjena je u nastavku uputstva).

Iako je u praksi malo verovatno, moguće je za isti period, magacin, kupca i artikal uneti više naloga rezervacije. U tom slučaju se otpremnice "vezuju" redom hronološki od prvog naloga rezervacije na dalje. Ukoliko je otpremljeno više nego što je rezervisano, negativne količine se nikada ne prikazuju (obračunavaju se kao nule), da ne bi uvećavale raspoloživu količinu na magacinu.

2. Profaktura

Rezerviše robu za tu prodaju od datuma dokumenta do datuma u polju "Rezervisano do:" i ako ima aktivan status (Aktivna, Prihvaćena). Ako polje "Rezervisano do:" nije popunjeno ili je status Neaktivna, profaktura ne rezerviše robu.

Formiranjem otpremnice ili fakture iz profakture, profaktura više ne rezerviše robu.

3. Zahtev komitenta

Rezerviše robu koju je kupac poručio (porudžbinu evidentiramo kroz zahtev komitenta) od datuma dokumenta do datuma u polju "Rezervisano do:" i ako ima aktivan status (nije označen kao Završen). Ako polje "Rezervisano do:" nije popunjeno ili je status Završen, zahtev ne rezerviše robu. Opcijom "Rezerviše dok ne bude Završen" na vrsti dokumenta može se podesiti da zahtev rezerviše robu i kada nema datum rezervacije, sve dok se ne označi kao završen. I u tom slučaju može se koristiti polje "Rezervisano do:" da se na određenim zahtevima te vrste ipak ograniči trajanje rezervacije.

Formiranjem proknjižene otpremnice ili fakture iz zahteva, rezervisana količina po zahtevu se u prikazu rezervacija automatski umanjuje za otpremljenu količinu.

Opcijom "Faktura postavlja zahtev na Završen" na vrsti dokumenta može se podesiti da se status zahteva automatski postavi na završen u trenutku formiranja fakture po zahtevu. Ako ova opcija nije uključena, formiranjem fakture status zahteva se ne menja, ali se briše datum u polju "Rezervisano do:".

Opcijom "U periodu naloga rez. umanjuje rez. količinu" određuje se da zahtev "preuzima" rezervaciju sa naloga rezervacije na sebe. Ovu opciju možete uključiti samo ako je u opcijama programa uključena i opcija "Proknj. otpremnica u periodu naloga rez. umanjuje rezervisanu količinu". Uključivanjem ove opcije, automatski se uključuje i opcija "Rezerviše dok ne bude Završen". Ovo se koristi kada se nalogom rezervacije roba rezerviše na duži rok, a zatim se u tom periodu kroz zahteve ili ugovore evidentiraju sukcesivne porudžbine kupaca, koje umanjuju količine sa naloga rezervacije, a te iste količine same rezervišu do isporuke i statusa Završen. Ovim "preuzimanjem" rezervacije omogućuje se da kupac poruči određenu količinu pri kraju perioda naloga rezervacije, a da ta količina ostane rezervisana čak i ako istekne period naloga rezervacije, sve dok se ne isporuči ili se zahtev označi kao Završen.

4. Ugovor sa kupcem

Pravila su ista kao kod zahteva komitenta, pri čemu porudžbinu evidentiramo kroz ugovor. Razlika je samo u tome što ugovori imaju drugačije statuse. Aktivan status ugovora je "U pripremi" ili "Potpisan", dok kod ostalih statusa ugovor ne rezerviše robu.

5. Neproknjiženi magacinski dokument

Ako se u opcijama programa uključi opcija "Neproknjiženi mag. dokumenti rezervišu robu", onda svaki izlazni neproknjiženi magacinski dokument automatski rezerviše robu, sve dok se ne proknjiži. To ne mora da bude samo otpremnica, nego i interna otpremnica, izdatnica itd.

6. Kasa račun

Sve količine artikala prodate na kasi na dan kada se posmatraju rezervacije, a za koje nije formirana izlazna kalkulacija maloprodaje, uključuju se u rezervisane količine, osim u prozoru za pregled rezervacija.

2. Dokumenti koji rezervišu materijal

Na osnovu proizvoda i njihovih receptura u pojedinim dokumentima, moguće je rezervisati materijal potreban za izradu tih gotovih proizvoda. U prozoru za tipove dokumenata (slika 3), izborom magacina u koloni "Rezerviše materijal za proizvod" za određeni tip dokumenta, zapravo podešavate u kojoj fazi porudžbine ili prodaje želite da nastane rezervacija materijala (ugovor, ponuda, profaktura, faktura, radni nalog ili trebovanje). Možete izabrati da se materijal rezerviše u magacinu materijala, magacinu proizvodnje (prema tipu magacina u org. strukturi) ili u svim magacinima gde je dostupan.

Na taj način, u trenutku unosa ili formiranja dokumenta izabranog tipa, materijal se automatski rezerviše. Rezervacija se umanjuje u trenutku formiranja izdatnica ili prenosnih dostavnica iz pojedinih magacina materijala i proizvodnje.

3. Prikaz i obračun rezervisanih i raspoloživih količina

Rezervisana roba se može detaljno pregledati po artiklima, magacinima, komitentima i dokumentima u prozoru "Rezervacije". Ovaj prozor otvara se i dugmetom "Rezervacije" u stavkama prodajnih dokumenata (ugovori, ponude, profakture, fakture itd), pri čemu se odmah filtrira prema artiklu iz tekuće stavke dokumenta.

Ukupne rezervisane i raspoložive (stanje u magacinu – rezervacije – pozajmice) količine artikala (i robe i materijala) prikazuju se u prozorima "Lager lista" i "Nabavka".

U stavkama prodajnih dokumenata rezervisane i raspoložive količine se mogu pogledati na tri načina:

1. Dugmetom "Stanje" – prikazuje panel sa stanjem, rezervisanom i pozajmljenom količinom i raspoloživom količinom u magacinu stavke dokumenta u odnosu na kupca sa dokumenta

2. Dugmetom "Rezervacije" – otvara prozor sa svim rezervacijama za taj artikal u magacinu stavke dokumenta

3. Otvaranjem tab-a "Stanje u magacinima" – prikazuje listu magacina sa stanjem, rezervisanom, pozajmljenom i raspoloživom količinom u svakom magacinu (takođe u odnosu na kupca sa dokumenta)

U magacinskim dokumentima i prenosnim dostavnicama dostupno je samo dugme "Stanje".

Ako se na vrsti dokumenta podesi polje "Dozvoljen izlaz" na "<= raspoloživo", onda se u toku unosa količine u stavkama dokumenata proverava da li je uneta količina dostupna za prodaju, a dostupna količina se obračunava i na osnovu rezervacija. Zavisno od podešavanja opcije "Opcija 'Dozvoljen izlaz' na vrsti dokumenta" u opcijama programa, program zabranjuje unos količine veće od raspoložive ili samo prikazuje poruku upozorenja (slike 4 i 5). U prozorima za unos rastera se, zavisno od opcije "Dozvoljen izlaz", u stanjima prikazuje stanje magacina ili rapoloživo stanje.

Slika 4:

Slika 5:

Prikaz rezervisanih i raspoloživih količina u stavkama dokumenata zavisi od kupca samog dokumenta, od toga da li sam taj dokument rezerviše robu i od opcije "U prod. dokumentima prikaži količine naloga rez. bez tekućeg komitenta". Najlakše ćemo ovo objasniti na primerima. Pretpostavimo da je u trenutku unosa dokumenta uključena opcija "U prod. dokumentima prikaži količine naloga rez. bez tekućeg komitenta", da je stanje nekog artikla u magacinu 100 i da postoje sledeće rezervacije:

1. Nalog rezervacije 1 Kupac A 40 kom

2. Nalog rezervacije 2 Kupac B 20 kom

3. Ugovor 1 Kupac A 10 kom

Kada unosimo stavku sa tim artiklom u različitim dokumentima, videćemo različite rezervacije i raspoložive količine:

1. Faktura 1 Kupac A – rezervisano 30 – raspoloživo 70
   Nalogom rezervacije 2 je za kupca B rezervisano 20, a Ugovorom 1 za kupca A još 10 (za tu konkretnu prodaju). Količina od 40 kom rezervisana nalogom rezervacije 1 za ovog kupca je dostupna u ovoj fakturi (smatra se da ova prodaja "pripada" tom nalogu rezervacije).
   Kada bi opcija "U prod. dokumentima prikaži količine naloga rez. bez tekućeg komitenta" bila isključena, onda bi se i ovih 40 kom ubrajalo u rezervaciju, pa bi raspoloživa količina bila samo 30 kom. Ako bismo želeli da ovom fakturom prodamo npr. 50 kom, morali bismo ručno umanjiti nalog rezervacije 1.

2. Faktura 2 Kupac B – rezervisano 50 – raspoloživo 50
   Kupcu B je dostupna količina iz naloga rezervacije 2, a ostale rezervacije se uračunavaju.

3. Faktura 3 Kupac C – rezervisano 70 – raspoloživo 30
   Svih 70 kom je rezervisano za kupce A i B, pa je kupcu C dostupno samo 30 kom.

4. Ugovor 2 Kupac A (rezerviše robu) – rezervisano 70 – raspoloživo 30
   Pošto ovaj ugovor sam rezerviše robu za ovu konkretnu prodaju, sve rezervisane količine se uračunavaju.

5. Ugovor 3 Kupac A (rezerviše robu i "preuzima" rezervaciju iz naloga rezervacije) – rezervisano 30 – raspoloživo 70
   Ugovor sam rezerviše robu, ali ima uključenu opciju "U periodu naloga rez. umanjuje rez. količinu", čime "preuzima" rezervaciju sa naloga rezervacije 1, pa mu je ta rezervisana količina dostupna, kao kad ne bi rezervisao robu (kao Faktura 1 u prvom primeru).

6. Otpremnica 1 Kupac A (pripada ugovoru koji ne rezerviše robu) - rezervisano 30 – raspoloživo 70
   Obračun rezervacija je isti kao kod bilo kog drugog dokumenta koji ne rezerviše robu.

7. Otpremnica 2 Kupac A (pripada ugovoru koji rezerviše robu) - rezervisano 70 – raspoloživo 30
   Obračun rezervacija je isti kao kod bilo kog drugog dokumenta koji rezerviše robu.

Copyright © Uputstvo 2004-. Calculus d.o.o. , Calculus uputstvo. Made In SAGITARION SUBOTICA