Elektronska pošta

E-pošta (skraćenica za elektronsku poštu) je najbrži način dostave dokumenata kreiranih u programu i komunikacije sa komitentima i zaposlenima. Prozor "Elektronska pošta" dostupan je iz glavnog menija opcija "Dokumenti - Elektronska pošta" svih korisničkih programa paketa Calculus 12 (vidi sliku) Prozor elektronska pošta. Prozor za E-poštu možete koristiti samo za slanje tekstualnih poruka i dodatih dokumenata samoj poruci. E-poruku možete poslati svakoj osobi koja ima e-adresu unetu u za to određeno polje u evidenciji komitenata i kadrovskoj evidenciji. Poruka stiže u prijemno poštansko sanduče e-pošte primaoca u roku od nekoliko sekundi do nekoliko minuta.

Svrha ovog prozora je da iskoristi centralizovanu Calcuolus 12 bazu podataka sa e-mail adresama organizacionih jedinica, radnika, komitenata i lica za kontakt kod komitenata i da omogući slanje e-mail poruka. Najinteresantniji primer je slanje cirkularnih poruka na adrese svih komitenata, radnika i sl. Takođe, sistem za e-mail omogućuje automatsko slanje štampanih dokumenata koji nastaju u samom Calculusu direktno na adresu primaoca dokumenta (npr. ugovor sa kupcem, faktura komitentu, kartica obračuna zarada radniku, rešenje za godišnji odmor i sl.).

Ovaj modul ne zamenjuje e-mail klijent, odnosno nije kompletan program za slanje, primanje i organizaciju elektronske pošte. Sistem omogućava samo slanje e-mail poruka, a na računaru morate imati instaliran poseban program za elektronsku poštu (e-mail klijent) ili otvoren e-mail nalog kod nekog provajdera i podešene parametre e-mail servera tog provajdera za slanje pošte iz programa Calculusa 12.

U listi "Primaoci poruke" možete ručno da unesete primaoce ili da ih izaberete iz Calculus baze podataka dugmetom "Dodaj primaoce". Izbor primalaca iz Calculus baze podataka obavlja se u posebnom prozoru "Izbor primalaca za slanje e-mail-a". Po zatvaranju tog prozora, izabrani primaoci biće dodati u listu "Primaoci poruke". Ako ručno unosite primaoce, jedino obavezno polje je "E-mail". Polja "Komitent / Org.jed." i "Lice" su samo informativna polja. Polje "Lice" se upisuje uz e-mail adresu kod slanja poruke.

U listi "Dokumenti – prilozi uz poruku" možete dodati dokumente koji će biti poslati kao prilozi (attachments) uz poruku. Dugmetom "Pošalji" otvara se prozor "E-mail poruka i opcije za slanje" u kojem unosite tekst poruke, birate opcije za slanje i konačno šaljete poruke.

Posle slanja, svi primaoci kojima je uspešno poslata poruka imaće u listi "Primaoci poruke" uključeno polje "Poslato". Ako nekim primaocima poruke nisu poslate iz bilo kojeg razloga, možete pokušati ponovno slanje. U tom slučaju možete najpre dugmetom "Obriši primaoce – Poslato" obrisati iz liste sve primaoce kojima je uspešno poslata poruka, tako da ostanu samo oni kod kojih slanje nije uspelo.

Dugmetom "Definiši poruku" možete otvoriti prozor "E-mail poruka i opcije za slanje" samo da biste definisali i upamtili tekst poruke i opcije za slanje, bez slanja poruke.

Dugmetom "Pošalji ranije pripremljene poruke" otvara se prozor za izbor foldera u kojem ste ranije pripremili komandne datoteke sa ekstenzijom PS1 (PowerShell) za naknadno slanje poruka. U izabranom folderu selektujte sve datoteke koje želite da pošaljete i potvrdite. Ako slanje neke datoteke ne bude uspešno, ona će ostati u tom folderu, dok se sve uspešno poslate datoteke automatski brišu. Ako su datoteke za naknadno slanje poruka pripremljene iz prozora za štampu zajedno sa PDF datotekama, posle ovog naknadnog slanja uspešno poslate PDF datoteke biće premeštene u podfolder EMailSent.

Uz Pretpostavku da Calculus 12 koristite za sve vaše svakodnevne operativo-knjigovodstvene poslove i da ste u bazu podataka uneli podatke o svim vašim poslovnim partnerima i zaposlenima, postaje nepotrebno da u nekom od e-mail programa ponovo unosite adresar partnera. Ovaj prozor vam omogućava da koristeći postojeću bazu komitenata i organizacionih jedinica sastavite i pošaljete e-poštu uz većinu standardnih opcija koje se koriste u elektronskoj prepisci.

Prozor "Izbor primalaca za slanje e-mail-a"

Ovaj prozor služi za izbor jednog ili više primalaca kojima šaljete e-mail iz prozora za elektronsku poštu ili šaljete e-mail ili fax iz prozora za štampu.

U gornjem delu prozora je filter za podešavanje pregleda:

1. U gornjem levom uglu birate čije e-mail adrese (brojeve fax-a) pretražujete: komitente, lica za kontakt, org. jedinice i radnike. Podrazumevano su uključeni komitenti, ali možete dodatno uključiti pojedine opcije ili sve odjednom. Za lica za kontakt i radnike možete posebno da pretražujete poslovne ili kućne adrese (brojeve fax-a).
2. Ispod komitenata u padajućoj listi "Sve vrste adresa" možete dodatno da filtrirate pojedine vrste adresa komitenata (osnovnu e-mail adresu komitenta, adresu za dostavu ugovora, finansijskih dokumenata, robnih dokumenata ili robe). U drugoj padajućoj listi, ispod radnika, možete izabrati da li prikazujete sve zapise u bazi (komitente, radnike itd) ili samo one koji imaju definisanu e-mail adresu (broj fax-a).
3. U sledeće dve padajuće liste možete izabrati za komitente pravna ili fizička lica, a za radnike zaposlene ili nezaposlene.
4. Ostatak filtera sadrži standardna polja za pretragu po nazivu, šifri, području i sl.

U listi "Izbor" prikazuju se zapisi definisani filterom. Dvostrukim klikom na određeni zapis ili selektovanjem više zapisa i dugmetom "Dodaj selektovane" ubacujete primaoce kojima želite da pošaljete e-mail (fax) u donju listu "Izabrani primaoci". Program ne ubacuje višestruke e-mail adrese (brojeve fax-a) u donju listu. Ako selektujete npr. više zapisa sa istom e-mail adresom, u donju listu biće ubačena samo prva. Listu "Izabrani primaoci" možete editovati i ručno.

Dugmetom "Potvrdi" potvrđujete izbor i nastavljate rad u onom delu programa iz kojeg je pozvan ovaj prozor.

Prozor "E-mail poruka i opcije za slanje"

U gornjem delu prozora unosite naslov i tekst poruke. Dugmetom "Snimi u datoteku" možete da upamtite naslov i tekst poruke u datoteci negde na Vašem disku, tako da možete da je koristite kasnije, bez ponovnog kucanja poruke. Prethodno upamćene poruke možete učitati dugmetom "Učitaj iz datoteke".

U donjem delu prozora definišu se opcije za slanje poruke:

1. E-mail program – Izbor programa preko kojeg se šalje e-mail. Calculus omogućuje komunikaciju sa tri standardna Microsoft e-mail klijenta: Outlook, Outlook Express i Windows Live Mail, kao i direktnu komunikaciju preko SMTP servera. Detalje o korišćenju pojedinih programa pogledajte u nastavku, u poglavlju "Tehnički detalji sistema za elektronsku poštu". Ovaj prozor inicijalno nudi program koji je podešen kao podrazumevani e-mail klijent na Vašem računaru. Ako taj program nije jedan od tri navedena, onda se nudi opcija "E-mail server (SMTP)".
2. Slanje – Izbor da li poruku šaljete odmah ili je pripremate za kasnije slanje. Za kasnije slanje možete se odlučiti iz različitih razloga (trenutno nedostupan Internet, želite samo da pripremite sve za neki kasniji termin slanja i sl). U tom slučaju morate izabrati i folder gde će biti pripremljene posebne komandne datoteke sa ekstenzijom PS1 (PowerShell). Naknadno slanje poruka obavlja se dugmetom "Pošalji ranije pripremljene poruke" u prozoru "Elektronska pošta".
3. Sastavljanje poruke – Opcija "Zajedno" šalje jednu poruku sa adresama svih primalaca u adresnom polju e-mail-a, tako da svaki primalac vidi i sve ostale kojima je poslata poruka. Opcija "Pojedinačno" šalje posebnu poruku svakom primaocu.
4. Folder za pripremu – Izbor foldera u kojem pripremate poruke za kasnije slanje. Program će unutar tog foldera automatski napraviti podfolder EMailDrafts i u njemu pripremiti komandne datoteke za slanje poruka.

Ako ste menjali inicijalno podešene opcije, dugmetom "Podrazumevane opcije" možete vratiti sve opcije na podrazumevane.

Dugmetom "Potvrdi" obavljate slanje poruka ili se vraćate u prozor "Elektronska pošta" ako ste iazbrali samo definisanje poruke.

Ako ste kao e-mail program izabrali neki od klijentskih programa, poruke će biti pripremljene u folderu poruka za slanje (Outbox). Zavisno od izabranog programa za e-mail i njegovih podešavanja, poruke će biti odmah poslate ili će u Outbox-u čekati da ih kasnije pošaljete iz samog e-mail programa.

Posle potvrde, pamte se sve izabrane opcije i datoteka u koju je snimljena ili iz koje je učitana poruka, tako da se kod sledećeg otvaranja ovog prozora nude upamćene opcije i tekst poruke. Sve opcije se snimaju posebno za svakog korisnika Calculusa.

Tehnički detalji sistema za elektronsku poštu

Sistemski zahtevi

Kod slanja poruka preko programa Outlook ili preko SMTP servera, Calculus koristi Windows PowerShell komande kao "posrednika" u komunikaciji. Zbog toga je potrebno da na računaru imate instaliran Windows PowerShell 2.0 ili noviji. Calculus proverava verziju PowerShell-a i prikazaće obaveštenje ako nije instalirana odgovarajuća verzija.

Od verzija Windows-a 7 na dalje PowerShell 2.0 je uključen u sam Windows. U ranijim verzijama Windows-a (XP, Vista, Server 2003, Server 2008) PowerShell 2.0 nije uključen, ali je moguće da je instaliran sa nekom od Windows nadogradnji (update-a). Ako nije instaliran, možete ga preuzeti sa Calculus web sajta. Na Calculus web sajtu izaberite Softver --> Preuzmite, pa "Besplatne programske alatke drugih proizvođača". Na toj stranici u donjem delu forme (Preuzmite pripremljene alatke sa ovog web sajta) izaberite instalaciju PowerShell-a 2.0 za Vašu verziju Windows-a.

Instalacija PowerShell-a zahteva da je na računaru instaliran i Microsoft .NET Framework 2.0 SP1 ili SP2. Zavisno od verzije Windows-a i instaliranih nadogradnji, na računaru možda već imate odgovarajući .NET Framework, možete da ga aktivirate kao dodatnu opciju Windows-a ili morate posebno da ga instalirate. Ako nemate odgovarajuću verziju, instalacija PowerShell-a će prijaviti grešku. Microsoft .NET Framework 2.0 SP2 možete preuzeti sa Calculus web sajta. Na istoj stranici gde se nalazi instalacija PowerShell-a izaberite instalaciju .NET Framework-a koja odgovara vašem računaru.

Izbor e-mail programa

Ako u opcijama za slanje e-mail-a podesite neki od klijentskih programa Microsoft-a (Outlook, Outlook Express ili Windows Live Mail), na računaru morate imati instaliran taj program. Outlook je deo Microsoft Office paketa i mora imati plaćenu licencu, dok su ostala dva besplatna. Međutim, samo Outlook omogućava punu komunikaciju sa drugim programima (u našem slučaju sa Calculusom), dok ostala dva klijenta ne omogućavaju slanje priloga (attachments), kao ni pripremu i naknadno slanje pošte. Takođe, ovi programi kod slanja svake poruke otvaraju svoj prozor za potvrdu, što je neprihvatljivo kod slanja poruka na veći broj adresa. Pored toga, ako iz prozora za štampu koristite direktno slanje štampanih dokumenata e-mail-om, jedini klijent koji može da se koristi je Outlook.

U slučaju da nemate Outlook, a želite punu komunikaciju, morate izabrati četvrtu opciju "E-mail server (SMTP)". Ova opcija ne zahteva nikakav program instaliran na računaru. Potrebna je samo Internet konekcija i otvoren e-mail nalog kod nekog provajdera. U tom slučaju prozor za opcije otvara dodatna polja za konfigurisanje servera.

• Izbor servera – Ako imate otvoren nalog kod nekog od navedenih besplatnih e-mail servisa: Yahoo, GMail ili Microsoft Outlook.com (bivši Hotmail), možete izabrati taj server, pri čemu će Calculus automatski podesiti naziv i port SMTP servera i da li server koristi bezbednu SSL (Secure Socket Layer) konekciju. Ako želite da koristite SMTP server nekog drugog besplatnog servisa, Vašeg Internet provajdera ili imate e-mail server u Vašoj firmi, izaberite u ovom polju opciju "Nijedan od ponuđenih", a parametre servera morate podesiti sami.
• Naziv SMTP servera, Port SMTP servera i Koristi SSL – Ove parametre bi trebalo da podesite na isti način kao kada prvi put definišete e-mail nalog (Account) u nekom od programa za e-mail (Outlook i sl). U najvećem broju slučajeva port SMTP servera ne treba unositi, jer se on automatski detektuje u toku komunikacije sa serverom.
• Ko šalje (vaša e-mail adresa) – Unesite Vašu e-mail adresu (u poruci će biti prikazana primaocu u polju "From").
• Korisničko ime i Lozinka – Vaše korisničko ime i lozinka kojima inače pristupate izabranom serveru, odnosno email nalogu. Kod većine besplatnih servisa u korisničko ime morate da unesete ne samo ime koje koristite za vaš email nalog, nego vašu kompletnu e-mail adresu za taj nalog, npr. mojeime@yahoo.com ili mojeime@gmail.com. Kod ostalih servera morate se raspitati kod administratora na koji način unosite korisničko ime za prijavu SMTP serveru. Polje "Sačuvaj" određuje da li će lozinka biti sačuvana ili ćete je uvek unositi. Lozinke se čuvaju u kriptovanom obliku.

Kada prvi put podesite ove opcije one se snimaju, pa će kod svakog sledećeg otvaranja ovog prozora odmah biti ponuđene. Sve opcije se snimaju posebno za svakog korisnika Calculusa.

Problemi u komunikaciji sa e-mail programima

Iako je opcija za slanje preko SMTP servera najpovoljnija, jer ne zahteva nikakav e-mail program na računaru, ona, osim dodatnih podešavanja servera, ima još jedan nedostatak. Neki SMTP serveri (npr. Yahoo) ne čuvaju poruke poslate direktno preko SMTP servera u folderu poslatih poruka (Sent) u e-mail nalogu koji ste definisali korisničkim imenom kod konfigurisana servera. U tom slučaju nemate nikakav trag da li ste i kome ste poslali poruke.

Sa druge strane, e-mail klijenti uvek čuvaju poslate poruke (ako ste tako podesili opcije u klijentu), ali i oni imaju svoje nedostatke. Pored navedenih problema komunikacije sa programima Outlook Express i Windows Live Mail, komunikacija sa programom Outlook takođe ima određene probleme, koji se javljaju zavisno od verzije Outlook-a (Microsft Office-a), verzije Windows-a i različitih podešavanja u Outlook-u i Windows-u:

• Kada Calculus započne slanje e-mail poruke preko Outlook-a, ako Outlook nije unapred otvoren Calculus pokušava da ga otvori. U nekim slučajevima ova operacija ne uspeva, pa slanje poruke nije moguće. Zbog toga je najbolje da pre slanja poruka iz Calculusa uvek sami otvorite Outlook.
• Različite verzije Outlook-a imaju različite bezbednosne postavke i različito se ponašaju kada drugi program (u našem slučaju Calculus i PowerShell) pokušava da pristupi Outlook-u. Obično se javljaju dva problema: ili Outlook potpuno odbija komunikaciju sa drugim programima ili pre slanja svake poruke prikazuje dijaloge kao na slici da biste mu dozvolili pristup, što je neprihvatljivo kod slanja većeg broja poruka.

U oba slučaja potrebno je izmeniti bezbednosne postavke u Outlook-u:

Novije verzije Outlook-a (od 2007 na dalje):

U meniju Outlook-a izaberite File --> Options --> Trust Center, pa dugme "Trust Center Settings ...". Zatim sa leve strane izaberite "Programmatic Access" i dobićete opcije kao na sledećoj slici. Poslednja opcija sigurno omogućava pristup drugim programima.

Ponekad ove opcije nisu dostupne ili ne rešavaju problem, kao što je slučaj sa Outlook-om 2003. U tom slučaju možete sa Calculus web sajta preuzeti dva rešenja, pa primeniti ono koje odgovara Vašem računaru. Na Calculus web sajtu izaberite Softver --> Preuzmite, pa "Besplatne programske alatke drugih proizvođača". Na toj stranici u donjem delu forme (Preuzmite pripremljene alatke sa ovog web sajta) izaberite:

• Microsoft Outlook podešavanja za komunikaciju sa Calculusom (Registry datoteke) Sačuvajte na računaru ponuđenu ZIP datoteku i raspakujte je. U kreiranom podfolderu "OutlookRegistryAllowMAPI" pronađite REG datoteku za Vašu verziju Outlook-a. Kliknite dvaput na nju i u Windows Registry će biti upisane opcije koje dozvoljavaju pristup Outlook-u. Ponekad je potrebno resetovati računar posle izvršavanja REG datoteke.
• MAPILab Advanced Security for Outlook (Omogućava e-mail komunikaciju Calculusa sa Outlook-om) Ovo je dodatak za Outlook, koji se instalira kao poseban program. Može se koristiti za sve verzije Otulook-a od 2002 (XP) na dalje, ali isključivo za 32-bitne instalacije Outlook-a. Ako imate 64-bitni Outlook od verzije 2007 na dalje, probajte prethodno rešenje sa Registry datotekama.

Sačuvajte MAPILabAdvancedSecurityForOutlook.exe na svom računaru, pa obavite instalaciju. Ponekad je potrebno resetovati računar posle instalacije. Kod prvog sledećeg slanja poruke iz Calculusa ovaj program će otvoriti prozor kao na prvoj slici dole.

Budući da Calculus ne komunicira direktno sa Outlook-om, nego preko Windows PowerShell komandi, prikazano je da Outlook-u pokušava da pristupi Windows PowerShell. Izaberite opcije kao na drugoj slici i potvrdite sa OK. Ovim ste naznačili Outlook-u da ubuduće uvek omogući pristup Calculusu, odnosno Windows PowerShell-u. Dešava se da se ova podešavanja "izgube", pa je moguće da u nekom trenutku kasnije opet bude prikazan ovaj prozor i da ponovo morate da podesite opcije.

Starije verzije Outlook-a (XP i 2003):

U ovim verzijama ne postoje bezbednosna podešavanja koja možete podesiti iz programa niti je moguće primeniti rešenje sa Registry datotekama. Jedini način je instalacija dodatka "MAPILab Advanced Security for Outlook", koja je opisana u postupku za novije verzije Outlook-a.

Štampanje u PDF formatu

Prozor za štampu omogućava štampanje pojedinačnog dokumenta ili niza dokumenata u PDF formatu preko programa PDFCreator i, po želji, automatsko slanje ovih dokumenata elektronskom poštom.

PDFCreator je besplatan program koji se instalira kao virtualni štampač. Posle instalacije otvorite bilo koju Calculsu aplikaciju i u opcijama programa u listiću "Opšte" postavite PDFCreator API na vrednost "OLE".

Kod uobičajenog načina štampanja dugmetom "Print", PDFCreator podrazumevano za svaki dokument otvara prozor u kojem birate naziv PDF datoteke i folder na kojem će biti sačuvana datoteka. Kod serijskih štampi niza dokumenata (npr. štampa niza faktura ili kartica plata za radnike) ovakav način dodeljivanja naziva datoteka je neefikasan. Zbog toga je omogućena posebna štampa dugmetom "Print u PDF" (na slici).

Ova opcija otvara prozor za izbor foldera u kojem će biti formirane PDF datoteke. Posle toga Calculus automatski generiše imena datoteka i šalje ih PDFCreator-u, tako da nema otvaranja prozora za izbor imena datoteke.

Format imena datoteke zavisi od dokumenta i izabrane vrste štampe. Npr. za dokumente trgovine (fakture, otpremnice i sl) format je DatumDokumenta_BrojDokumenta, pri čemu je datum u formatu GGGGMMDD zbog lakšeg sortiranja datoteka. Za kartice radnika je format DatumObracuna_KljucObracuna_MBP_KljucStavkeRadnika. Kod štampanih izveštaja koji ne predstavljaju pojedinačne dokumente (razni pregledi), format je NazivStampe_RedniBroj, gde je naziv štampe iz padajuće liste u prozoru za štampu, a redni broj se generiše u toku štampe. Ovako izabrani formati predstavljaju jedinstven naziv za svaku datoteku u okviru jedne operacije štampe. Zbog ograničenja koja nameću protokoli za komunikaciju sa štampačima (pa tako i sa PDFCreator-om), maksimalna dužina naziva datoteke je 30 znakova (bez ekstenzije). Zbog toga će često naziv štampe biti skraćen.

Slanje štampanih dokumenata e-mail-om

U prozoru za štampu dugmetom "Print u PDF + E-mail" (na slici) možete u toku štampe automatski poslati PDF dokumente elektronskom poštom. Kao i kod dugmeta "Print u PDF", najpre se otvara prozor za izbor foldera u kojem će biti sačuvane PDF datoteke.

Zatim se otvara prozor za unos e-mail poruke i izbor opcija za slanje (na sledećoj slici).

Ovaj prozor je u osnovi identičan onom koji se otvara iz prozora "Elektronska pošta", uz neke dodatne opcije. Uputstvo za osnovne opcije prozora pogledajte uz delu uputstva za prozor "E-mail poruka i opcije za slanje". Dodatne opcije odnose se na način pronalaženja e-mail adresa. Da bi program mogao odrediti na koju e-mail adresu da pošalje pojedini dokument, taj dokument mora imati polje iz kojeg se može odrediti primalac (komitent, lice za kontakt kod komitenta, organizaciona jednica ili radnik). Npr. kod faktura je to komitent, a kod kartice obračuna plata radnik.

Zavisno od tipa dokumenta i primaoca, u desnom delu prozora za opcije prikazane su dostupne vrste e-mail adresa i redosled njihove pretrage. Npr. kod komitenata su ponuđene razne vrste dodatnih adresa za slanje pojedinih tipova dokumenata i osnovna adresa komitenta, dok se kod radnika nude poslovna ili kućna adresa. Za svaku vrstu štampe, postoji inicijalno ponuđena vrsta adrese, ali ponuđeni izbor možete promeniti. Ako uključite više vrsta adresa, pretraživanje se vrši redom odozgo na dole. Dugmetom "Promeni redosled" možete obrnuti redosled pretraživanja. Opcijom "Šalje se na" birate da li se e-mail šalje samo na prvu pronađenu adresu svakog primaoca ili na sve pronađene adrese (ako ste uključili više vrsta adresa).

Poslednja opcija određuje kako se program ponaša ako ne pronađe e-mail adresu za nekog primaoca. Podrazumevano je isključena i dokument jednostavno neće biti poslat, a ako se uključi, program će za svakog takvog primaoca otvoriti prozor "Izbor primalaca za slanje e-mail-a" , gde možete eventualno izabrati adresu primaoca iz Calculus baze ili je ručno uneti.

Opcije koje podesite pamte se za svaku vrstu štampe posebno, tako da prilikom sledećeg štampanja imate unapred podešene sve opcije. Sve opcije se snimaju posebno za svakog korisnika Calculusa.

Po završetku štampe i slanja e-mail poruka, u folderu koji ste odredili za kreiranje PDF datoteka pojaviće se tri podfoldera. Sve PDF datoteke biće, umesto u osnovnom folderu, razvrstane u ova tri podfoldera:

EMailSent – Datoteke koje su uspešno poslate e-mail-om.

EMailDrafts – Datoteke za koje nije uspelo slanje e-mail-a iz bilo kog razloga. Uz PDF datoteke, ovde će biti sačuvane i PS1 (PowerShell) komandne datoteke, tako da ove dokumente možete naknadno poslati iz prozora "Elektronska pošta".

EMailPrint – Datoteke za koje nije pronađena e-mail adresa. Podfolder se zove "Print", jer se podrazumeva da ćete ove dokumente naknadno stvarno odštampati i poslati poštom.

Podrazumevane opcije su npr. za fakture tako podešene, da unapred možete da odredite kojim komitentima šaljete finansijske dokumente e-mail-om, a kojima običnom poštom. Za komitente kojima želite slati fakture e-mail-om, treba u prozoru za komitente da unesete dodatnu adresu za "Dostavu finansijskih dokumenata". Ako nije neophodno, ne morate unositi podatke o mestu, adresi i licu, nego samo e-mail adresu. Pošto je u opcijama prozora za e-mail poruku za štampu fakture inicijalno podešeno da se za komitente traži adresa za finansijske dokumente, da se šalje na prvu pronađenu adresu i da se ne otvara prozor za izbor i unos adresa, kada pokrenete štampu svim komitentima koji imaju definisanu e-mail adresu za dostavu finansijskih dokumenata faktura će biti poslata e-mail-om i smeštena u podfolder EMailSent, a svim ostalima će datoteka biti smeštena u EMailPrint.

U programu je za nekoliko osnovnih tipova dokumenata definisan način određivanja primaoca (ponude, profakture, fakture, otpremnice, prenosne dostavnice, kartice komitenata u finansijskoj operativi, kartice i listići za obračun zarada). Ako se pokaže potreba, dopunićemo ove definicije i za neke druge dokumente.

Ako dokument nema polje iz kojeg se može odrediti primalac, prozor za unos e-mail poruke i izbor opcija izgledaće kao na sledećoj slici.

To ne znači da takav dokument ne možete poslati e-mail-om, samo što će u tom slučaju program uvek automatski otvoriti prozor za izbor primalaca, gde možete izabrati ili ručno uneti e-mail adrese.

Program Vas ne sprečava da ovo uradite, jer postoje situacije u kojima slanje ovakvih dokumenata ima smi sl. (npr. ako želite da kartice više komitenata pošaljete sve zajedno Vašoj knjigovodstvenoj agenciji). Program će Vas u nekim slučajevima, na štampama koje mogu da odrede polje sa primaocem, obavestiti da štampa sadrži više primalaca, a kod ostalih štampi neće biti nikakvog obaveštenja. Zbog toga je važno da uvek proverite kakav je sistem štampe, šta ste selektovali u osnovnom prozoru i kome nameravate da pošaljete dokumente.

Copyright © Uputstvo 2004-. Calculus d.o.o. , Calculus uputstvo. Made In SAGITARION SUBOTICA