Eksterni dokumenti 
Eksterni dokumenti predstavljaju dokumenta drugih aplikacija vezanih uz tekući zapis. Pod "drugim aplikacijama" podrazumevamo programe za obradu tekstualnih datoteka, programe za obradu fotografija, crteža, zvuka ili video sadržaja. Da biste povezali takve eksterne datoteke sa nekim podatkom ili dokumentom u bazi Calculus-a 12 nije neophodno da na vašem računaru imate instaliran program kojim možete otvoriti ili obraditi povezanu eksternu datoteku. Nasuprot tome, da biste otvorili i pregledali eksterni dokument morate imati instaliran program za pregled tog tipa datoteke.
Primer
Nije neophodno da za pregled eksternog dokumenta imate instaliran program za obradu tog tipa datoteke ali morate imati instaliran program za pregled (eng. preview application). Ukoliko ne možete videti sadržaj povezanog eksternog dokumenta tada preuzmite sa interneta neki od besplatnih programa za pregled tog tipa datoteka, odnosno za pregled datoteka određene ekstenzije (.xls, .doc, .odt, .html, .jpg, .pdf, ...).
Eksterni dokument možete povezati praktično sa bilo kojim podatkom u bazi, bilo da se radi o nekom od osnovnih podataka (npr. komitenti, artikli) ili o nekom dokumentu (izlazna faktura, ulazna faktura, kalkulacija, ...) pa čak i stavci dokumenta. Na primer, ako imate detaljan tehnički opis nekog proizvoda, njegove fotografije, kataloge i sl, možete ih povezati sa određenim artiklom u evidenciji artikala. Možete za ulaznu fakturu u KUF vezati eksterni dokument, (vidi sliku) 
Vezivanje eksternog dokumenta, ili ako imate tekstualne dokumente vezane za kontakte sa određenim komitentima, možete ih vezati uz komitenta i naravno ukoliko imate ugovor u vidu teksta ili kopije sa nekim vašim komitentom, možete fajl ugovora povezati sa konkretnom izlaznom fakturom itd. Eksterni dokumenti za povezivanje mogu biti smešteni u bilo koju fasciklu na vašem računaru ali se mogu nalaziti i na mrežnom disku, CD ROM-u, fleš memoriji ili na Internet oblaku (MS OneDrive, Dropbox, Google Drive, ...). Osim dokumenata koji se čuvaju u datotekama i pristupa im se preko lokalnog diska ili lokalne mreže, u donjem panelu možete navesti i linkove (URL, odnosno Internet adrese) ka web stranicama ili datotekama na web-u.
Calculus pravilo
Radi lakše i ažurnije evidencije u opcijama programa, u listiću Opšte u okviru sekcije Direktorijumi možete postaviti inicijalnu putanju do direktorijuma u kojem čuvate eksterne dokumente (vidi sliku) 
Inicijalni direktorijum za čuvanje eksternih datoteka i odatle ih povezati sa dokumentima u Calculus 12 bazi podataka.
.
Da biste povezali eksterni dokument sa dokumentom ili podatkom u bazi podataka postupite na sledeći način:
Ukoliko želite neki eksterni dokument da povežete sa ulaznom fakturom, otvorite prozor KUF, selektujte željenu ulaznu fakturu i kliknite u okviru radnog menija na ikonicu dugmeta "Eksterni dokumenti", (vidi sliku) Dugme radnog menija za pozivanje prozora "Eksterni dokumenti" ili iz glavnog menija Dokumenti - Eksterni dokumenti otvorite prozor za povezivanje eksternih dokumenata (vidi sliku) Stavka glavnog menija za pozivanje prozora "Eksterni dokumenti".
Sačekajte da se otvori dijalog prozor "Eksterni dokumenti" i ubacite novi zapis, (vidi sliku) 
Novi zapis.
Zatim kliknite na ikonicu otvorene fascikle 
kako biste otvorili prozor za izbor eksternog dokumenta koji želite povezati (vidi sliku) 
Izbor eksternog dokumenta. Izaberite eksterni dokument i kliknite na taster Potvrdi 
.
Kada se zatvori prozor za izbor eksternog dokumenta unesite kratak opis eksternog dokumenta (vidi sliku) 
Unos opisa eksternog dokumenta.
Linkovi se unose ručno ili sa copy-paste npr. iz internet pregledača u kolonu "Link (URL)".
U koloni "PD" može se uključiti oznaka da se ta datoteka ili link koristi kao prilog dokumenta za slanje u B2B servise (SEF, Moj-eRačun, Kancelarko itd).
Posle unosa svih potrebih podataka, kliknite na dugme Snimi, pa Izađi.
Jednom povezane eksterne dokumente u bilo kom trenutku možete pregledati i otvoriti klikom na ikonicu dugmeta "Eksterni dokumenti" , (vidi sliku) 
Vezani eksterni dokumenti za ulaznu fakturu.. Dugmetom 
otvarate selektovani eksterni dokument dok dugmetom 
možete odštampati vezani eksterni dokument.
Vezani dokument otvara program kojem je u Vindovsu pridružena ekstenzija dokumenta (.xls, .doc, .odt, .html, .jpg, .pdf, ...) (vidi sliku) Primer otvorenog vezanog eksternog dokumenta..
Eksterni dokumenti u lokalnoj mreži i oblaku
Eksterni dokumenti u mreži
Mapiranjem mrežnog diska možete omogućiti korisnicima pristup eksternim dokumentima na svim ili pojedinim umreženim računarima. Mapiranje diska obavite preko istraživača datoteka (File Explorer-a) u operativnom sistemu Windows 10, kako biste mogli da unesete njegovu mrežnu adresu kao inicijalnu putanju do direktorijuma u kojem čuvate eksterne dokumente (vidi sliku) 
Inicijalni direktorijum za čuvanje eksternih datoteka u lokalnoj mreži za sve mrežne korisnike.
Mapiranje mrežnog diska
Otvorite istraživač datoteka (File Explorer) sa linije poslova ili putem Start menija ili pritisnite taster sa Windows logotipom 
+ E.
Izaberite stavku Ovaj računar (This PC) u levom prozoru. Zatim na listiću kartici Računar (Computer) izaberite opciju Mapiraj mrežni disk (Map network drive).
Izaberite oznaku disk jedinice na listi Disk jedinica, (vidi sliku) 
Izbor jedinice diska - izaberite bilo koje dostupno slovo.
U okviru Fascikla (Folder) unesite putanju fascikle ili računara ili izaberite stavku Potraži da biste pronašli fasciklu ili računar. Da biste se povezali svaki put kada se prijavite na računar, potvrdite izbor u polju za potvrdu Ponovo uspostavi vezu prilikom prijavljivanja (Reconnect at sign-in).
Kliknite na dugme Završi. (Finish)
Svi eksterni dokumenti koje će biti povezivani sa dokumentima Calculus-a moraju biti snimljeni na mapirani disk kako biste mogli da im pristupite i da ih otvorite klikom na ikonicu dugmeta "Eksterni dokumenti" , (vidi sliku) 
Inicijalni direktorijum za čuvanje eksternih datoteka u lokalnoj mreži.
Savet
Ako ne možete da se povežete sa mrežnim diskom ili fasciklom, računar sa kojim pokušavate da se povežete je možda isključen ili možda nemate odgovarajuće dozvole. Za pomoć se obratite administratoru mreže.
Eksterni dokumenti na oblaku (Cloud)
Eksterni dokumenti na OneDrive
Eksterne datoteke pored lokalnih i mrežnih disk jedinica možete držati i na oblaku. U tu svrhu na Vebu možete koristiti besplatno Microsoft OneDrive kapaciteta do 5GB. Prednosi su višestruke i pobrojaćemo samo one najvažnije:
Ukoliko imate autorizovan pristup na OneDrive možete dodavati, menjati i uklanjati eksterne dokumente i van kompanijske lokalne računarske mreže a datoteke će biti automatski sinhronizovane na svim računarima koji imaju pristup OneDrive na oblaku.
Eksterni dokumenti vezani na Calculus 12 dokumente su dostupni svim umreženim računarima koji imaju instaliran OneDrive. U istraživaču datoteka možete da dodajete, preimenujete i brišete eksterne datoteke, kreirate nove fascikle u fascikli OneDrive. Sve promene će automatski biti unete u OneDrive na svim računarima na kojima je instalirana aplikacija OneDrive.
Da biste automatski otpremili eksterne datoteke u OneDrive na Vebu dovoljno je da samo kopirate ili premestite eksterne datoteke u fasciklu OneDrive na računaru pomoću istraživača datoteka (File explorer) ili da ih sačuvate u fascikli OneDrive iz nekog programa. Ako instalirate aplikaciju OneDrive na druge računare, sve eksterne datoteke će automatski biti dodate i sinhronizovane u OneDrive fascikle i na tim računarima.
OneDrive na računaru
Kada instalirate OneDrive aplikaciju za Windows, biće instalirana fascikla OneDrive, (vidi sliku) 
OneDrive na računaru.
Ova fascikla se sinhronizuje sa OneDrive na oblaku. Ako dodate, ažurirate ili obrišete datoteku ili fasciklu na OneDrive na računaru sve promene će se odraziti i na datoteke i fascikle na Veb lokaciji OneDrive i obrnuto, (vidi sliku) 
Veb lokacija OneDrive.
Napomena
Ako ste iskoristili mnogo prostora za skladištenje datoteka u fascikli OneDrive, preuzimanje svih datoteka može da potraje prilikom prve instalacije aplikacije OneDrive.
Korisno je znati
Ako na računaru imate Windows 10 aplikacija OneDrive je ugrađena u OS tako da ne morate da je instalirate. OneDrive se automatski pojavljuje u istraživaču datoteka (File explorer) kao lokacija za čuvanje datoteka. Informacija o OneDrive u Windows-u 8.1 i Windows-u RT 8.1 pročitajte u Microsoft uputstvu: Pomoć za OneDrive za Windows 8.1. Za Windows 7 ovde preuzmite aplikaciju za Windows 7 . Aplikacija OneDrive nije podržana na operativnom sistemu Windows XP. Ako pokušate da je instalirate na računaru sa operativnim sistemom Windows XP, dobićete poruku o grešci ali je moguće preko internet istraživača (Internet Explorer) pristupiti sadržaju u One Drive.
Mapiranje OneDrive oblaka kao mrežnog diska
Prijavite se na Vaš OnDrive na Vebu, (vidi sliku) 
Prijava na OneDrive naa Vebu.
Izaberite stavku Datoteke (Files) u levom prozoru. URL će sadržati cID broj. Kopirajte i snimite cID na sigurno mesto, (vidi sliku) Određivanje cID broja.
Otvorite istraživač datoteka (File Explorer) sa linije poslova ili putem Start menija ili pritisnite taster sa Windows logotipom + E.
Izaberite stavku Ovaj računar (This PC) u levom prozoru. Zatim na listiću kartici Računar (Computer) izaberite opciju Mapiraj mrežni disk (Map network drive).
Izaberite oznaku disk jedinice na listi Disk jedinica, (vidi sliku) 
Izbor jedinice diska i foldera OneDrive na Vebu - izaberite bilo koje dostupno slovo.
U okviru Fascikla (Folder) unesite putanju https://d.docs.live.net/ i dodajte joj cID koji ste sačuvali u drugom koraku tako da kompletna putanja sada izgleda https://d.docs.live.net/F2F9910529B07F38. Imajte na umu da je Vaš cID različit od ovog u datom primeru. Da biste se povezali svaki put kada se prijavite na računar, potvrdite izbor u polju za potvrdu Ponovo uspostavi vezu prilikom prijavljivanja (Reconnect at sign-in).
Kliknite na dugme Završi. (Finish)
Sistem će zatražiti da se ulogujete na OneDrive - korisničko ime i lozinku. Sada kada se prijavite, novi disk će biti vidljiv u istraživaču datoteka (File Explorer), u stavci Ovaj računar (This PC), s nazivom koji odgovara unešenom cID broju, (vidi sliku) 
Prikaz mape.
Ukoliko želite možete preimenovati naziv mape, Preimenuj je, ako je potrebno, (vidi sliku) 
Promena naziva mape.
U glavnom meniju birajte stavku Opcije -> Opcije programa ..., i u listiću Opšte u okviru sekcije Direktorijumi postavite inicijalnu putanju do OneDrive za eksterne dokumente (vidi sliku) 
Inicijalni direktorijum na OneDrive za čuvanje eksternih datoteka i odatle ih povezivati sa dokumentima u Calculus 12 bazi podataka.
Svi eksterni dokumenti koje će biti povezivani sa dokumentima Calculus-a moraju biti snimljeni i sinhronizovani na OneDrive na Vebu kako biste mogli da im pristupite i da ih otvorite klikom na ikonicu dugmeta "Eksterni dokumenti" , (vidi sliku) 
Inicijalni direktorijum za čuvanje eksternih datoteka na OneDrive.
Trik
Eksterni dokumenti koji su izgubili vezu sa dokumentom u bazi podataka ili više ne postoje označeni su crvenom bojom u koloni "Datoteka" ili "Link (URL)", (vidi sliku) 
Nepostojeći eksterni dokument.
Savet
Ako ne možete da se povežete na OneDrive, računar sa kojim pokušavate da se povežete možda ima problem sa internet konekcijom.