Program "Osnovni podaci" obuhvata unos podataka koji ne predstavljaju poslovne promene i nazivaju se još i "osnovne tabele", "matični podaci", "šifarnici" ili "definisanja". Ovi podaci služe kao osnov funkcionisanja operativnih delova programa ( dokumenata ). Primer su komitenti, artikli, poreske tarife, radnici, organizaciona struktura itd. Ovi podaci se sporo menjaju pa ih ponekad nazivamo i statičkim podacima. Ove podatke dele različiti programi, odnosno kada jednom definišemo ove podatke oni se mogu koristiti u svim programima. Svaki korisnički program u svom meniju ima uključene prozore koji služe za unos i obradu osnovnih podataka koji su potrebni određenoj aplikaciji. Međutim, ponekad je potrebno da se različiti osnovni podaci pregledaju i ažuriraju na jednom mestu ( obično kod uvođenja programa u upotrebu, pa je potrebno definisati veliki broj osnovnih podataka da bi uopšte krenuo rad sa operativnim delom ). Zbog toga je napravljen program "Osnovni podaci", koji u sebi ima uključene sve prozore koji obrađuju osnovne podatke, iz svih ostalih programa.
Ovaj program obuhvata logički organizovane skupove podataka koji kasnije mogu biti korišćeni u ostalim programima pri operativnom funkcionisanju programa.To su:
- Opšti podaci ( područja, delatnosti, komitenti, analitike )
- Organizaciona struktura i kadrovi ( radnici, agenti prodaje, grupe agenata prodaje )
- Finansije ( valute, kursna lista, cenovnici, sredstva plaćanja,svrhe transakcija, kontni plan, amortizacione grupe,... )
- Artikli i usluge ( jedinice mera, dodatne osobine, boje, faze proizvodnje, artikli, grupe artikala, šifarnici artikala, artikli u magacinu, usluge, grupe usluga, radne operacije, grupe radnih opreacija, prevezivanje artikala )
- Dokumenti ( tipovi dokumenata, vrste dokumenata, štampe, ugovoreni zahtevi, vođenje magacinskih kartica )
- Hardver
- Prozori za specijalana definisanja