Porudžbenice

Da otvorite prozor "Dokumenti - Porudžbenica" u glavnom meniju programa "Trgovina" odaberite stavku "Dokumenti - Otvori - Porudžbenice" ( vidi sliku ) ili kliknite na ikonu osnovnog menija "Porudžbenice" .

Porudžbenica je obrazac ili poslovno pismo kojim kupac traži od prodavca da mu isporuči određenu vrstu, količinu i kvalitet robe, pod određenim uslovima prodaje. Porudžbenica se najčešće formira na osnovu primljenih ponuda od prodavca, ranijih isporuka, upita kupca ili stečenog poverenja iz poslovne veze. Porudžbenica nije obavezna a posebno u slučaju hitnih potreba, umesto slanja porudžbenice roba se može poručiti telefonom, e-poštom ili faksom.

Elementi porudžbenice su:

• Način i rok plaćanja;
• Rok, mesto i način isporuke;
• Vrsta, količina, cena i kvalitet tražene robe;
• Način pakovanja i ambalaža.

Prozor za unos zaglavlja ovog dokumenta sadrži tri celine (oblasti) prikaza podataka. Prva oblast sadrži polja za postavljanje filtera za pretragu porudžbenica: kreator, broj porudžbenice, datum (period), dobavljač, kontakt osoba dobavljača, agent kupca, naziv-šifra-barkod artikla, referenca dobavljača, referenca kupca, aktivne porudžbenice, realizovane porudžbenice, vrsta lica u prometu. Takođe može se izabrati način rada: sa prikazom zaglavlja ili sa prikazom i zaglavlja i stavki, filter ( vidi sliku ) .

Druga oblast daje zbirni prikaz unetih dokumenata u skladu sa zadatim filterom za pretragu, filter ( vidi sliku ) .

Treća oblast sadrži editabilne podatke zaglavlja dokumenta pa se stoga naziva - editor zaglavlja, filter ( vidi sliku ) .

Ovde se unose podaci vezani za realizaciju konkretne porudžbine:

• Broj: - broj se obično dodeljuje automatski ali se može unositi i ručno;
• Datum: - automatski se postavlja tekući, odnosno sistemski datum ali se može proizvoljno menjati;
• Valuta: - uneti valutu u kojoj se plaća poručena dobra ukolikoo se razlikuje od glavne valute;
• Kreator - unosi se organizaciona jedinica koja je vlasnik dokumenta;
• Dobavljač: - unosi se naziv dobavljača od koga se poručuje određena dobra (artikli);
• Namena porudžbine: - unosi se namena na koju se odnosi porudžbenica, npr. za dalju prodaju, nabavku osnovnog sredstva, kupac je ujedno i krajnji kupac ili se poziva dobavljač da izvrši određene usluge za kupca);
• Način isporuke: - unosi se opisno način na koji će dobra biti isporučena;
• Mesto isporuke: - unosi se mesto gde će se kupcu isporučiti dobra;
• Adresa isporuke: - unosi se naziv ulice u kojoj se nalazi organizaciona jedinica preduzeća kupca;
• Datum potvrde: - unosi se datum kada je dobavljač potvrdio da će isporučiti dobra;
• Rok isporuke: - unosi se rok isporuke za koji bi trebalo da dobavljač isporuči dobra;
• Naša referenca: - unosi se broj (referenca) kupca za ovu transakciju;
• Vaša referenca: - unosi se broj (referenca) dobavljača za ovu transakciju;
• Aktivna: - unosi se iz padajuće liste trenutni status porudžbine;
• Kontakt: - unosi se iz padajuće liste lice koje je dobavljač odredio kao kontakt lice;
• Način plaćanja: - unosi se opisno način plaćanja poručenih dobara;
• Agent: - unosi se iz padajuće liste odgovorno lice kupca za kontakr sa dobavljačem dobara;
• Paritet isporuke: - unosi se paritet isporuke prema međunarodnom pravilniku INCOTERM;
• Opisno polje: - unosi se duži tekst koji sadrži posebne napomene i podatke koji prethodnim poljima za unos nisu predviđeni a od velike važnosti su za konkretnu porudžbinu.

Polja za potvrdu (ček polja):

• Polje za potvrdu "Realizovana" potvrdite onda kada je realizovana porudžbina na osnovu ove porudžbenice.

Stavke porudžbenice

Klikom na dugme "Stavke" u okviru editora zaglavlja porudžbenice otvara se prozor za obradu stavki porudžbenice, filter ( vidi sliku ) .

U gornju oblast prozora za unos stavki porudžbenice prepisuju se podaci navedeni u editoru zaglavlja porudžbenice. Ova oblast sadrži i sledeću dugmad:

• Raster - klikom na ovo dugme otvara se iskačući prozor za prikaz rastera selektovanog artikla ukoliko se artikal vodi po nekom rasteru (broj, veličina, ...);
• Napravi drugi dokument - od porudžbenice se može napraviti drugi dokument, npr. prijemnica robe, koja će sadržati iste podatke kao i porudžbenica od koje je napravljena, filter ( vidi sliku ) ;
• U datoteku - izvoze se artikli iz porudžbenice u datoteku za prenos podataka, filter ( vidi sliku ) ;
• Iz datoteke - uvoze se podaci u porudžbenicu iz eksterne datoteke koja može imati format standardne Calculus datoteke za uvoz podataka ili specijalno izrađene po zahtevu komitenta, filter ( vidi sliku ) .

Srednja oblast prozora služi za unos, pregled i brisanje stavki porudžbenice, odnosno sadrži sve unete redove sa podacima o unetim artiklima, filter ( vidi sliku ) .

Oblast editora stavki artikla služi za unos i ažuriranje podataka o artiklu koji se poručuje, filter ( vidi sliku ) .

Unose se podaci za konkretni artikal koji se poručuje i to: naziv/šifra/barkod artikla, količina, cena, opis artikla, prikaz teksta na štampi, kontrolni broj i detaljni opis artikla.

Dugme "Prijem po stavkama porudžbenice"

Klikom na dugme sa ikonicom kolica omogućeno je ručno zatvaranje pojedinih stavki porudžbenice, bez povezivanja sa dokumentima prijema (prijemnice, povratnice, ulazne kalkulacije, evidencioni listovi). Ova mogućnost je namenjena za razduživanje porudžbenica kod kojih ne postoje dokumenti prijema ili se iz bilo kog drugog razloga zatvaranje mora obaviti ručno. Detalnije o pojedinačnom zatvaranju stavki porudžbenica pročitajte u delu uputstva "Prijem po stavkama porudžbenice".

Štampanje porudžbenica