Opcije za snimanje u PDF

Prozor "Opcije za snimanje u PDF" otvara se iz prozora za štampu kad se klikne na dugme "Print u PDF" ili "Print u PDF + E-mail", (vidi sliku) Opcije za snimanje u PDF.

Dokumenti se kreiraju i šalju kroz prozor za štampu, posle selektovanja željenih zapisa (npr. isplatni listići selektovanjem stavki u prozoru za obračune), dugmetom "Print u PDF + E-mail", (vidi sliku) Dugme "Print u PDF + E-mail". U prvom dijalogu, (vidi sliku) Opcije za snimanje u PDF bira se folder u kojem se kreiraju PDF datoteke i dve dodatne opcije:

• "Primeni lozinke za zaključavanje PDF datoteka"
• "Ako ne postoji lozinka kreiraj PDF bez lozinke"

Dijalog "Opcije za snimanje u PDF" sadrži iste opcije ako se iz prozora za štampu pokrene samo "Print u PDF" (bez slanja e-mail-om). Ove opcije su vidljive samo za pojedine štampane izveštaje i samo ako u bazi postoji barem jedan radnik sa lozinkom, videti Evidencija lozinki radnika. U tom slučaju, prva opcija je podrazumevano uključena (PDF dokumenti će se kreirati sa lozinkom). Ako u nekom trenutku želite da kreirate PDF datoteke bez lozinke, možete isključiti tu opciju. Druga opcija određuje kako će program postupati ako radnik nema definisanu lozinku. Opcija je podrazumevano isključena, što znači da radnicima bez lozinke neće biti kreiran PDF niti poslat e-mail, a u izveštaju o slanju (videti sledeće poglavlje) ti radnici će biti prikazani u sekciji "Slanje nije uspelo". Uključivanjem ove opcije, radnicima bez lozinke će biti kreiran i dostavljen nezaštićen PDF dokument.

Zatim se otvara standardni dijalog za slanje elektronske pošte, (vidi sliku) Kreiranje izveštaja o slanju, uz dodatnu opciju "Kreiraj izveštaj o slanju", koja je takođe vidljiva samo za određene štampane izveštaje i podrazumevano je uključena. Kod prvog pokretanja, treba da unesete naslov i tekst poruke i snimite u datoteku, da bi se kod sledećih slanja automatski primenjivali. Po potrebi, podesiti i ostale opcije: za e-mail program, adresu na koju se šalju poruke (poslovna ili kućna) itd. Sve podešene opcije ostaju upamćene za sledeća slanja. Dugmetom "Potvrdi" pokreće se kreiranje PDF dokumenata i slanje poruka.

Po završetku slanja, u folderu koji je izabran za kreiranje PDF dokumenata biće kreirana i dodatna PDF datoteka sa izveštajem o poslatim dokumentima. Naziv datoteke je u formatu MailReport_yyyy.mm.dd_HH.mm.ss.pdf. Izveštaj je podeljen u dve sekcije "Uspešno poslato" i "Slanje nije uspelo". U drugoj sekciji se prikazuju radnici koji nemaju e-mail adresu, nemaju lozinku (ako je tako izabrana opcija za kreiranje PDF-a) ili slanje nije uspelo iz tehničkih razloga. Treba imati u vidu da Calculus 12 smatra da je slanje uspelo kada je izabranom programu za e-mail dostavljena poruka sa PDF prilogom za slanje. To još uvek ne znači da je poruka stvarno uspešno dostavljena, jer e-mail adresa može da bude pogrešna ili da iz bilo kojih drugih tehničkih razloga ne bude dostavljena. Informacije o neuspešnoj isporuci trebalo bi da dobijete u Vašem e-mail programu.

Prilog dokumenta

Uključivanjem opcije "Prilog dokumenta", (Vidi sliku) Prilog dokumenta., kreirana PDF datoteka se automatski dodaje u tabelu eksternih dokumenata vezanih za dokument iz kojeg se obavlja štampa, uz oznaku da datoteka predstavlja prilog dokumenta, a u imenu PDF datoteke se dodaje sufiks "_PrilogX" sa rednim brojem priloga.

Ova opcija je prvenstveno namenjena za štampe koje predstavljaju priloge fakture, radi slanja priloga u servis Moj eRačun. Npr. kada uz fakturu treba da se pošalje otpremnica, atest i sl, svaku od tih štampi treba izvršiti dugmetom "Print u PDF" uz uključenu opciju "Prilog dokumenta", čime se obezbeđuje jedinstvenost naziva kreiranih PDF datoteka. Bez uključene opcije "Prilog dokumenta", većina štampi kreira PDF čiji je naziv uvek isti (sadrži samo datum i broj dokumenta iz kojeg se obavlja štampa), pa bi se PDF datoteke međusobno "gazile".

Neke od ponuđenih štampi iz faktura nisu prilagođene ovom sistemu imenovanja PDF datoteka. Takođe, ako imate štampe posebno kreirane prema Vašim zahtevima, moguće je da i neka od tih štampi nije usklađena sa sistemom imenovanja. U tim slučajevima, ako želite da i te štampe koristite kao priloge, molimo Vas da se obratite tehničkoj podršci, kako bismo obavili potrebne izmene u programu.