Ulazni dokumenti trgovine

Ulazni dokumenti trgovine su:

• Kalkulacija cena ( vidi sliku )

• Ulazne kalkulacije veleprodaje ( vidi sliku )

• Ulazne kalkulacije maloprodaje ( vidi sliku )

• Ulazne kalkulacije - povrat ( vidi sliku )

• Evidencioni listovi ( vidi sliku )

Promene koje nastanu kreiranjem ulaznih dokumenata trgovine mogu se videti u različitim pregledima kao što su: pregledi nabavke, pregledi kartica po komitentima, zbirni pregledi, lager liste i slično. Svi ovi pregledi mogu se generisati i videti u okviru glavnog menija Trgovina - Pregledi, a objašnjeni su u delu Uputstva koji se odnosi na preglede u odeljku Pregledi.

Za tehniku unosa i obradu zaglavlja i stavki ovih dokumenata pročitajte sledeća poglavlja:

• Polja za unos podataka i kontrole u prozorima,
• Prikaz, unos i obrada podataka,
• Prozori za manipulisanje podacima,
• Prozori za obradu dokumenata.

Za sve ove dokumente postoje određene logičke celine, polja i dugmad koja su zajednička. Na početku rada sa određenim ulaznim dokumentima moguće je videti pregled već unetih dokumenata ili uneti nove dokumente.

Prozori ulaznih dokumenata podeljeni su na tri funkcionalne oblasti. Prva, koja se naziva i "oblast filtera", sadrži polja za kreiranje brze pretrage (vidi sliku) . Oblast filtera služi za pretraživanje postojećih podataka i generisanje pregleda liste dokumenata po određenim kriterijumima. Tako je moguće dobiti pregled postojećih podataka po sledećim kriterijumima: Vrsta dokumenta; Kreator; Broj; Magacin; Komitent; Komisionar; Artikal (naziv, šifra, barkod); Valuta; Lica; Period itd. Takođe sadrži dugmad koja pozivaju određene specifične obrade vezane za ulazna dokumenta trgovine.

Prikaz pregleda po zadatom filteru generiše se klikom na dugme "Nađi" .

Druga funkcionalna oblast daje pregled liste kreiranih ulaznih dokumenata ili stavki dokumenta ( vidi sliku ) (dokumenta, stavke dokumenata) koji zadovoljavaju kriterijum pretage, ili ukoliko kriterijum nije naveden, pregled svih dokumenata određene vrste za koju želimo pregled. Ovde je takođe omogućeno unošenje novih i brisanje postojećih dokumenata ili stavki dokumenata.

Treća funkcionalna oblast - editor zaglavlja tekućeg ulaznog dokumenta i editor stavki ulaznog dokumenta ( vidi sliku ) . Služi za unos podataka u tekući ulazni dokument. Postoje podaci koji su zajednički za sve ulazne dokumente. To su: datum nastanka - koji je sistemski ali se može menjati, magacin koji po dokumentu zaprima robu pri čemu je izbor olakšan postojanjem padajućih (drop-down) lista. Pri tome magacin može biti ujedno i kreator ulaznog dokumenta. Slede polje za unos rednog broja ulaznog dokumenta za koje se može automatski dodeljivati vrednost ili se može unositi ručno ali se u tom slučaju mora voditi računa o jednoznačnosti, polje za unos dobavljača, polje za unos valute za dokument, polja za potvrđivanje - proknjižio magacioner koje potvrđuje magacioner ukoliko se samo vodi robni magacin bez finansijskog efekta i polja za potvrđivanje proknjižen koje tek ukoliko se potvrdi knjiži sve promene na magacinske kartice artikala.

Editor zaglavlja ulaznog dokumenta

Listić Zaglavlje ( vidi sliku )

Sadrži sledeće podatke:

• "Broj dokumenta" - obično je određeno da se unosi automatski, a ukoliko se unosi ručno potrebno je voditi računa o jednoznačnosti rednih brojeva date vrste dokumenata.
• "Datum" - u ovo polje upisuje se sistemski datum ali ga je moguće promeniti.
• "Valuta" - navodi se valuta u kojoj se obračunava ulazni dokument.
• "Tarifa" - navodi se PDV tarifa u kojoj se koristi u dokumentu.
• "Kreator" (naziv ili šifra) - u ovo polje unosi se organizaciona jedinica koja je kreirala određeni dokument.
• "Dobavljač" (naziv ili šifra) - u ovo polje unosi se dobavljač od koga preduzeće nabavlja određeni artikal/artikle.
• "Magacin" (naziv ili šifra) - navodi se magacin u kome će se evidentirati ulaz (promena) za artikal koji pripada tom magacinu.
• "Agent" (naziv ili šifra) - navodi se ime i prezime agenta.
• "Valuta plaćanja" - polje u kome se navodi datum kada treba realizovati plaćanje prema dobavljaču.
• "Cassa sconto" - polje za unos procenta cassa sconta. Ovim poljem se samo evidentira da će preduzeće dobiti popust od dobavljača ukoliko plati u navedenom roku, ali se nabavna cena dobavljača ne smanjuje.
• "Porudžbenica" - u ovo polje se unosi broj porudžbenice na osnovu koje je poručena roba.

Izbor za polja valuta, kreator, dobavljač, magacin i porudžbenica olakšan je postojanjem drop-down (padajućih) lista.

Listić Zavisni troškovi ( vidi sliku )

Služi pri definisanju zaglavlja dokumenta za unos zavisnih troškova kao što su: carina, manipulativni troškovi, transport, špedicija, EKO takse... kao i za način njihovog obračuna. Ulaskom u stavke dokumenta moguće je i za artikle pojedinačno definisati zavisne troškove.

Klikom na dugme otvara se prozor za unos i definisanje načina obračunavanja zavisnih troškova, koji su prethodno definisani u programu Osnovni podaci u poglavlju - Vrste zavisnih troškova.

Unose se sledeća polja:

• Tip - definiše stranu u odnosu na koju se zavisni trošak računa tako da može biti na: dobavljača ukoliko on npr. vrši i transport fakturisanih artikala, treće lice ukoliko se npr. pri transportu artikala angažuje treće lice odn. špediter, interni ukoliko preduzeće kao zavisni trošak obračunava manipulativne troškove u okviru preduzeća.

• Način obračuna - obračun se može vršiti proporcionalno vrednosti - pri čemu se unosi ukupni iznos zavisnog troška a raspodela se vrši prema vrednosti artikala. Proporcionalno količini - unosi se ukupan iznos zavisnog troška i raspoređuje u zavisnosti od količine artikala. Proporcionalno - navodi se određeni procenat tako da će se dobiti vrednost zavisnog troška koja će predstavljati deo vrednosti artikla u procentu koji je naveden. Fiksno - navodi se iznos koji će biti uvek isti bez obzira na vrednost artikala i njihovu količinu.

• Carinska tarifa - polje u kome se unosi carinska tarifa po kojoj će se obračunati carina.

• Ulazna faktura - unosi se broj fakture ukoliko se radi o fakturama carine, špeditera i sl.

• Iznos troška u valuti fakture - u ovo polje se unosi vrednost troška u valuti ulazne fakture.

Listić Dažbine ( vidi sliku ) - služi za PDV pregled koji se obračunava za dati dokument.

Listić Napomena ( vidi sliku )

Listić Napomena - služi za širi opis dokumenta koji kreiramo. U ovom polju je omogućen unos većeg broja znakova.

Listić Dokumenti ( vidi sliku )

Listić Dokumenti - sastoji se iz tri dela. U prvom delu se vide brojevi dokumenata koji su nastali iz dokumenta koji kreiramo. U drugom delu se vide brojevi dokumenta iz kojih je nastao dati dokument. U trećem delu se klikom na dugme može kreirati dati dokument iz nekog već postojećeg. Iz liste dokumenata koji su ranije kreirani izabere se odgovarajući od kog se želi napraviti dokument koji upravo unosimo i klikom na dugme potvrdi izbor. Na ovaj način novi dokument će naslediti kako zaglavlje prethodnika tako i njegove stavke.

Listić Transportne informacije ( vidi sliku )

Listić Transp. inf. - služi za prikaz transportnih informacija i preračunatih transportnih gabarita zaprimljene robe.

Listić Faktura dobavljača ( vidi sliku )

Listić Faktura dobavljača - služi za unos polja koja bliže određuju fakturu dobavljača

Unose se sledeća polja:

Vrši se izbor broja fakture za koju se vezuje dati dokument a iz nje se preuzimaju: naziv dobavljača i iznos fakture i zatim unose sledeća polja:

• JCI broj - polje za unos broja jedinstvene carinske izjave.
• Uvozna prijava - unosi se broj uvozne prijave iz ponuđene liste prethodno kreiranih.
• Dostavnica/prijava - unosi se broj dostavnice dobavljača.
• Paritet - unosi se paritet.
• Zaključak - unosi se zaključak.
• Rok uvoza - unose se datumski rokovi uvoza.

Listić Veze ( vidi sliku )

Listić Veze - vrši se izbor dokumenata iz padajuće liste koji su transakciono vezani za dati dokument a iz njega se preuzimaju sledeći podaci:

• Datum - datum nastanka veznog dokumenta.
• Iznos - iznos veznog dokumenta po valuti.
• Komitent - naziv komitenta sa veznog dokumenta.

Prozor sa sadržajem stavki ulaznog dokumenta

Klikom na dugme ulazi se u prozor za unošenje, obradu i prikaz ( vidi sliku ) stavki ulaznog dokumenta.

Prozor za unos stavki ulaznih dokumenata se sastoji iz tri dela:

U prvom delu se u naslovnoj liniji prozora vidi naziv i broj dokumenta iz zaglavlja dokumenta čije stavke razmatramo kao i opciono sledeća dugmad:

• Dugme - poziva prozor Obračun kalkulacije ( vidi sliku ) koji sadrži bitne kalkulativne elemente koji se mogu primeniti na sve stavke kalkulacije.
• Dugme - koje služi da se formira magacinski dokument - prijemnica u toku unosa stavki u kalkulaciju.
• Dugme - koje služi da bi se promena koja nastaje unošenjem određene stavke realizovala (videla) na kartici artikla.
• Dugme - klikom na ovo dugme inicijalizuje se prazna lista serijskih brojeva artikala a njihov broj zavisi od količine artikala koje smo putem stavki uneli tako da je moguće za prijemne dokumente uneti serijske brojeve artikala. Posle unosa ili inicijalizacije prozor Serijski brojevi artikala ( vidi sliku ) sadrži serijske brojeve svakog artikla na ulazu u magacin.
• Dugme - klikom na ovo dugme poziva se prozor Eksterni dokumenti ( vidi sliku ) za import stavki ulaznog dokumenta iz eksternog fajla.
• Dugme - klikom na ovo dugme otvara se prozor za izbor datoteke za eksportovanje podataka ( vidi sliku ) iz tekućeg dokumenta odnosno njegovih izabranih stavki.
• Dugme - klikom na dugme Primeni cene ( vidi sliku ) vrši se promena cena artikla cenama iz izabranog cenovnika.
• Dugme - klikom na ovo dugme vrši se ažuriranje cene ( vidi sliku ) datog artikla nastale formiranjem novog ulaza odn. cena iz svih stavki ulaznog dokumenta.
• Dugme - klikom na ovo dugme otvara se prozor izbor magacina za formiranje nivelacija ( vidi sliku ) a zatim formira nivelacija za odabrani magacin.
• Dugme - klikom na dugme Napravi drugi dokument ( vidi sliku ) otvara se prozor za izbor vrste novog dokumenta koji će biti kreiran na osnovu zaglavlja i stavki izvornog dokumenta. Dugme napravi drugi dokument radi „copy-paste“ radi uštede vremena i truda korisniku oko prekucavanja podataka. Ova funkcija je zamena za eksport podataka u fajl pa zatim import istih. Imajte u vidu da se na taj način ne sprovode složene operacije kao što su povezivanje stavki po ulazu, osobine ili svojstva artikala. Povezivanje po kontrolnim brojevima poseduje složeni mehanizam pri kome se proverava samo povezivanje i ažuriraju prateće evidencije. Postoji i procedura FIFO (First Input First Out) metode koje se u na ovaj način formiranim dokumentima ne sprovodi. Dokumenta formirana na ovaj način nemaju vezu roditelj-dete i ne pojavljuju se u prozoru za pregled vezanih dokumenata.
• Dugme - klikom na ovo dugme otvara se prozor Provera porudžbine ( vidi sliku ) i to kompletnih stavki porudžbine ili samo neusaglašenih stavki porudžbine i ulaznog dokumenta.

Lista stavki ulaznog dokumeta

U središnjem (drugom) delu prozora za prikaz stavki ulaznog dokumenta izlistane su stavke dokumenta ( vidi sliku ) .

Editor stavki ulaznog dokumenta

Treća oblast - editor ( vidi sliku ) služi za unos podataka u kolone stavki ulaznog dokumenta razvrstanih u logičke celine - listiće:

Listić Stavka ( vidi sliku )

Sadrži padajuće liste za unos naziva ili šifre artikla koje su neophodne za formiranje stavke ulaznog dokumenta.

Listić Stavka sadrži sledeća polja:

• "Tarifa:" - ovo polje služi za izbor PDV stope po kojoj će se obračunati porez na dodatu vrednost.
• "PP" - polje za čekiranje preneti porez služi ukoliko je čekirano da se naznači da u cenu artikla treba uračunati i preneti PDV.
• "Barcode" - polje u koje, ukoliko se unese ručno ili barcode čitačem, pronalazi i unosi artikal u stavke ulaznog dokumenta. Ovaj način unosa praktikuje se sa takozvanom Barcode korpom prilikom prijema robe.
• "Na štampi:" - polje za unos naziva koji će se videti na štampi datog dokumenta.
• Dugme "Stanje" - klikom na dugme Stanje ( vidi sliku ) dobija se pregled ukupno raspoložive količine na stanju sa rezervacijama i poslednjom cenom nabavke.
• "Opis:" - dodatni opis uz artikal u karticama artikala.

• "Količina" - u polje Fakturisano i polje zaprimljeno unosi se količine artikla po jedinici mere. U prvo polje se unosi količina navedena na dokumentu dobavljača, u drugo polje se unosi količina koja je zaista stigla (zaprimljena) jer uvek postoji mogućnost loma, kala i rastura. Ukoliko je u prozoru Artikli ( vidi sliku ) definisan odnos jedinice mere i transportnog pakovanja biće automatski preračunat broj transportnih pakovanja. I obrnuto, unosom broja transportnih pakovanja biće izračunata količina artikala preračunata u osnovnu jedinicu mere.

  Pri unosu količine artikla koji se unosi u stavke dokumenta, klikom na polje za količinu ili pakovanje, u slučaju da se artikal vodi po dodatnim osobinama otvara se prozor za unos količina po tim dodatnim osobinama. Ukoliko se artikal vodi po dve dodatne osobine koristi se matrični ( vidi sliku ) prikaz rastera artikla, dok se u slučaju da se artikal vodi po jednoj dodatnoj osobini obično koristi linijski ( vidi sliku ) prikaz rastera artikla.

• "Jedinica mere" - jedinica mere za artikal se preuzima iz magacina ili polja za jedinicu mere u okviru evidencije artikla.
• "Cena dob.:" cena dobavljača (DIN i paralelna valuta) - u ovo polje se unosi cena dobavljača sa ulazne fakture. Ukoliko se čekira polje koje se nalazi pored polja za unos nabavne cene dobavljača to znači da je dobavljač u svojoj fakturi iskazao punu cenu i odobrio rabat. Rabat se unosi u listiću Dobavljaču ( vidi sliku ) . Ukoliko je dobavljač u svojoj fakturi iskazao rabat i svoju nabavnu cenu umanjenu za rabat, cena dobavljača se ne fiksira a rabat se unosi na isti način kao u prethodnom slučaju.
• Rabat: - moguće je za svaku stavku posebno, iz listića Stavke uneti rabat ukoliko je naveden u fakturi dobavljača.
• "NC:" (nabavna cena) - u ovom polju se prikazuje nabavna cena koja predstavlja cenu dobavljača umenjenu za rabat ili popust. Nabavna cena i cena dobavljača će biti jednake ukoliko ne postoji rabat odobren od dobavljača.
• "Os.zav.tr" - osnovica zavisnih troškova se može uneti ručno uz svaki artikal. Ukoliko su definisani zavisni troškovi u zaglavlju ulaznog dokumenta u okviru listića Zavisni troškovi ( vidi sliku ) , ovo polje će biti automatski popunjeno.
• "Fakturisana vrednost bez PDV-a" - u ovo polje možete uneti vrednost bez PDV-a ukoliko se nalazi na ulaznom dokumentu dobavljača.
• "Fakturisana vrednost sa PDV-om" - u ovo polje možete uneti vrednost sa PDV-om ukoliko se nalazi na ulaznom dokumentu dobavljača.
• "Kontr.broj:" - vezivanje stavke za kontrolni broj ulaza (samo ukoliko se artikal vodi po kontrolnim brojevima ulaza).
• "Cena iz cenovnika:" - prikazuje cenu iz cenovnika ukoliko je za dati artikal definisana cena u cenovniku vezanom za ulazni dokument u osnovnim podacima - "Vrste dokumenta - listić "Cenovnici"" ( vidi sliku ) .
• Cena nabavke - polje u kome se vidi krajnja nabavna cena na koju će se dodati marža. Ova cena se formira tako što se na nabavnu cenu dodaju zavisni troškovi ( carina, transport, manipulativni troškovi... ) i odbije PDV na nabavnu cenu.
• "Marža:" - navodi se u procentima ili iznosu. Polje koje služi za unos marže koji će se dodati na cenu nabavke artikla i formirati prodajnu cenu bez poreza.
• "Cena bez poreza:" - prodajna cena prema krajnjem kupcu bez uključenog PDV-a.
• "Dažbine:" - iznos obračunatog PDV-a prema PDV stopi unetoj u polje Tarifa.
• "Prodajna cena:" - cena prema krajnjem kupcu. Formira se u slučaju veleprodaje i maloprodaje sa uključenim PDV-om. Kod obračuna unapred, od nabavne ka krajnjoj ceni, ona se formira prema marži. Kod obračuna unazad unosi se željena krajnja cena, čekira polje za fiksiranje prodajne cene, pa se obračunava marža koja će važiti za taj slučaj. Postoji treći slučaj kada dobavljač diktira i nabavnu i prodajnu cenu, odnosno ne iskazuje rabat već preduzeće svoju zaradu ostvaruje iz razlike u ceni. Dakle u ovom slučaju je marža jednaka rabatu.

Kada su unešeni svi podaci snime se klikom na dugme snimi i može se pristupiti obračunu klikom na dugme . Otvara se prozor u kome se definišu dodatni uslovi obračuna - Obračun kalkulacije ( vidi sliku ) .

Zatim se klikom na dugme pokreće operacija obračuna. Kada je obračun završen moguće je iz prozora za unos i obradu stavki kreirati:

• Prijemnicu za dati artikal;
• Ažurirati cenovnike u kojima učestvuje dati artikal;
• Proknjižiti stavke na karticu artikla;
• Videti raster sa dodatnim osobinama i raspoređenim količinama artikla po tim osobinama;
• Uneti serijske brojeve za datu količinu artikla za svaki od artikala;
• Formirati nivelacije zaliha datog artikla u odgovarajućem magacinu.

Dugme "Izbor artikla iz paralelnih šifarnika"

Klikom na dugme za izbor artikla iz paralelnih šifarnika , ( vidi sliku ) , otvara se iskačući prozor "Izbor artikla iz paralelnih šifarnika". Detalnije o formiranju paralelnih šifarnika pročitajte u delu uputstva "Šifarnici artikala".

Dugme "Transportne informacije"

Dugme "Transportne informacije" ( vidi sliku ) - transportne informacije se unose samo na ulaznim dokumentima a na izlaznim se mogu videti samo ukoliko se koristi povezivanje po ulazima i kontrolnim brojevima. Ne prepisuju se u izlazna dokumenta (otpremnicu, fakturu...) već ako je stavka vezana po ulazu, te informacije se čitaju sa odgovarajuće ulazne stavke prijemnice, predatnice itd.

Dugme "Prijem po stavkama porudžbenice"

Dugmetom sa slikom kolica u donjem desnom uglu prozora sa stavkama ulazne kalkulacije otvara se prozor "Prijem po stavkama porudžbenica". Detalnije o zatvaranju stavki porudžbenica iz stavki ulazne kalkulacije pročitajte u delu uputstva "Prijem po stavkama porudžbenice".

Listić Dokument ( vidi sliku )

Listić "Dokument" - služi za prikaz podataka iz zaglavlja dokumenta.

Listić Dobavljaču ( vidi sliku )

Listić "Dobavljaču" - sadrži sledeća polja:

• Cena dobavljača - koja se prepisuje iz listića Stavka ( vidi sliku ) .
• Rabat - polje u koje se unosi procenat rabata koji nam dobavljač daje, s tim da je ukoliko je to predviđeno za dati dokument moguće da nam dobavljač odobri rabat na rabat, što znači da će se najpre obračunati prvi procenat a zatim na novo dobijenu cenu dobavljača zaračunati drugi procenat rabata i dobiti konačna nabavna cena. Ukoliko nam dobavljač odobri rabat, popust ili lom, njihov obračun se vrši tako što se najpre saberu procenti za rabat, popust ili lom a zatim ta vrednost odbije od cene dobavljača formirajući nabavnu cenu.
• Ostala polja se izračunavaju - Cassa sconto; Preneti porez; Nabavna cena; Vrednost dobavljaču; Vrednost rabata; Vrednost popusta; Vrednost loma; Vrednost Cassa sconta; Vrednost prenetog poreza; Nabavna vrednost.

Listić Zavisni troškovi ( vidi sliku )

Listić "Zavisni troškovi" - vide se zavisni troškovi koji se prepisuju iz zaglavlja ulaznog dokumenta

Listić Dažbine ( vidi sliku )

Listić "Dažbine" - u ovom listiću se vidi iznos obračunatog poreza na dodatu vrednost i prenetog poreza sa razlikom koja predstavlja poresku obavezu.

Listić Vrednosti ( vidi sliku )

Listić "Vrednosti" - služi za prikaz vrednosti sledećih podataka: Količina; "Nabavna cena"; "Cena dobavljača" - prikazuje se pojedinačna i zbirna cena; "Zavisni troškovi" - po jedinačni i ukupni; "Dažbine" - preneti porez pojedinačno i zbirno; "Cena nabavke" - pojedinačna i ukupna; "Marža" - procentualni prikaz kao i prikaz po jedinici artikla i zbirni prikaz; "Cena bez poreza" - pojedinačna i ukupna; "Dažbine" - obračunate na prodajnu cenu pojedinačno i zbirno; "Prodajna cena" - po jedinici mere i ukupna.

Listić Napomena ( vidi sliku )

Listić "Napomena" - ovo je polje u kome se može navesti napomena kojom se šire opisuje sve ono što se odnosi na stavku ulaznog dokumenta.

Prikaz stanja preko rastera

Matrični prikaz ( vidi sliku )

• Klikom na dugme popuniće se sva stanja za vrednosti količina za dati artikal koji se vodi po određenim osobinama. Bitno je istaći da se kod vođenja artikala po dve dodatne osobine, jedna od tih dodatnih osobina mora voditi po maksimalno šest vrednosti.
• Klikom na dugme potvrđuju se prikazane vrednosti, dok se klikom na dugme odustaje od ove operacije.
• Količina artikala koja se fakturiše unosi se u polje Fakturisano, dok se količina artikala koja se prima u određeni magacin čiji se artikli vode po dodatnim osobinama unosi u polje Zaprimljeno.

Linijski prikaz ( vidi sliku )

• Klikom na dugme izlistaće se sva stanja za već postojeće zapise.
• Klikom na dugme ubacuju se sve kombinacije kojih ima na stanju u datom magacinu.
• Klikom na dugme potvrđuju se prikazane vrednosti, dok se klikom na dugme odustaje od ove operacije.