Vrste dokumenata

Prozor Vrste dokumenata služi za definisanje konkretnih vrsta dokumenata koje korisnik koristi u svakodnevnom radu: faktura, ulaznih kalkulacija, otpremnica, prijemnica, izvoda, blagajnickih dokumenata, radnih naloga i drugih dokumenata.

Otvara se iz modula Osnovni podaci:

Tabele > Otvori > Dokumenti > Vrste dokumenata

Postupak za ovaj prozor je u pripremi za proveru u aktuelnoj verziji.

Tip dokumenta određuje osnovnu grupu i logiku dokumenta, na primer Faktura, Izvod žiro računa, Kalkulacija cene ili Interna otpremnica. Vrsta dokumenta je konkretno podešavanje unutar tog tipa.

Primer: tip dokumenta je Faktura, a vrste mogu biti Faktura, Faktura softvera, Faktura usluga, Izlazno knjižno odobrenje, Izlazno knjižno zaduzenje i druge vrste koje imaju različite prefikse, podtipove, račune, poreska pravila, kontiranje ili pravila ponasanja.

Ovaj prozor je osetljiv jer promena vrste dokumenta može uticati na:

• način numeracije dokumenata
• izbor računa ili blagajne
• obračun i primenu poreza
• SEF i podtip fakture, odobrenja ili zaduzenja
• kontiranje i knjiženje dokumenta
• rad sa cenovnicima, magacinima, otpremnicama i PDV periodima

Zbog toga se vrste dokumenata ne menjaju rutinski. Pre izmene treba proveriti da li se vrsta već koristi u dokumentima i da li promena utiče na knjiženje, poresku evidenciju ili elektronske fakture.

Prozor ima tri glavne oblasti:

Polje Tip dokumenta u filteru ogranicava prikaz na vrste izabranog tipa dokumenta. Ako je polje prazno ili ako se prikazuje siri pregled, tabela može prikazati vrste iz vise tipova dokumenata.

Dugmad u gornjem delu:

Srednji deo prozora prikazuje formirane vrste dokumenata. Na snimku su vidljive kolone kao sto su Tip dokumenta, Naziv vrste, Prefiks, Sufiks, Podr., Svrha, Broj žiro računa / Blagajna, Sredstvo plaćanja, Prim.porez i Grupa artikala.

Korisnik u tabeli bira vrstu dokumenta koju želi da pregleda ili izmeni. Donji editor uvek prikazuje podatke za trenutno selektovani red.

Listić Vrsta sadrži osnovna pravila za selektovanu vrstu dokumenta. Na snimku je selektovana vrsta Faktura, sa prefiksom FA.

Najvažnija polja:

Polje Podtip je posebno važno. Kod vrsta koje predstavljaju knjižno odobrenje ili knjižno zaduzenje ne treba ostaviti podtip Faktura, jer program na osnovu tog podatka određuje kako se dokument tretira, posebno u vezi sa SEF-om.

U donjem delu listica nalaze se opcije koje menjaju ponasanje dokumenta. Na primer:

Ove opcije ne treba uključivati bez razumevanja posledica, jer mogu direktno promeniti način rada dokumenta u drugim modulima.

Listić Opcije sadrži dopunska pravila za selektovanu vrstu dokumenta. Prikaz polja nije isti za sve tipove i vrste dokumenata, pa se ovaj listić uvek tumaci u kontekstu izabranog reda u tabeli.

Na snimku je izabrana vrsta Faktura. Vidljiva su polja:

TRG-10 je propisani mesečni izveštaj trgovine na malo. Republicki zavod za statistiku ga vodi kao obrazac Mesečni izveštaj trgovine na malo - TRG-10, sa rokom dostave do 15. kalendarskog dana po završetku referentnog meseca. Zato opciju Ide u TRG-10 ne treba uključivati samo zato sto je dokument prodajni, već samo ako ta vrsta dokumenta stvarno treba da uđe u podatke za taj izveštaj.

Listić Napomena služi za tekst koji se automatski prenosi na dokumente nastale iz te vrste. Kod fakture se, na primer, ovde može upisati standardna napomena koja treba da bude dostupna na svakoj novoformiranoj fakturi te vrste.

Napomena je korisna za stalne tekstove, instrukcije, uslove ili dodatna objašnjenja koja korisnik ne želi da unosi svaki put ručno. Ne treba je koristiti za podatke koji se menjaju od dokumenta do dokumenta.

Listić Cenovnici određuje koji tipovi cenovnika su vezani za izabranu vrstu dokumenta. Ovo je posebno važno u trgovini i komercijali, jer od ovog podešavanja zavisi iz kog cenovnika će program traziti cenu artikla ili usluge.

Na snimku je za vrstu Faktura vezan Cenovnik usluga, smer je Kupac, a prioritet je 1.

Ako za artikal ne postoji cena u cenovniku sa prioritetom 1, program može nastaviti pretragu po cenovnicima sa nizim prioritetom, ako su oni definisani. Zato redosled cenovnika treba podesiti svesno: najčešći i najvazniji cenovnik ide na prvi prioritet, a pomoćni ili rezervni cenovnici iza njega.

Opcija Formira ceo cenovnik je bitna kod dokumenata koji ažuriraju cenovnike, na primer kod ulaznih kalkulacija. Kada je isključena, ažuriranje se odnosi na artikle iz tekućeg dokumenta. Kada je uključena, program može formirati cenovnik na osnovu prethodnog važećeg cenovnika i u njemu ažurirati postojeće i dodati nove cene.

Listić Kontiranje definiše kako se dokument te vrste knjiži u glavnu knjigu. Ovo je jedan od najosetljivijih delova prozora: pogresno podešena knjižna stavka, konto, strana knjiženja ili analitika može proizvesti neispravan nalog glavne knjige.

Na snimku je za vrstu Faktura podešeno knjiženje u valuti DIN, u nalog Nalog glavne knjige - kupci. U donjoj tabeli su vidljive knjižne stavke Vrednost kupcu bez poreza i Iznos poreza.

Listić ima tri funkcionalna dela:

Najvažnije kolone donje tabele:

U starom uputstvu je posebno naglašeno da postoje knjižne stavke koje ne predstavljaju direktan iznos sa dokumenta, već uključuju knjiženje definisano u drugom delu programa. Primeri su Dazbine pojedinacno, Zavisni troskovi pojedinacno, Ulazna faktura i Fakture zavisnih troskova.

Kontiranje treba menjati samo kada je poznato kako dokument treba da se knjiži i kada je proveren kontni plan. Za izmene koje utiču na finansijsko knjigovodstvo obavezno je testirati knjiženje na probnom dokumentu pre rada u živoj bazi.

Listić PK-1 služi za podešavanje knjiženja u poslovnu knjigu prihoda i rashoda po sistemu prostog knjigovodstva. Ovo je uglavnom zastarela ili ređe korišćena evidencija, ali je pojedine baze još mogu koristiti.

Na snimku su za vrstu Faktura vidljive PK-1 kolone kao sto su:

• Izlazna faktura - Prihod od dobara po opstoj stopi
• Izlazna faktura - Prihod dobara po posebnoj stopi
• Izlazna faktura - Prihod od dobara bez PDV
• Izlazna faktura - Prihod od usluga po opstoj stopi
• Izlazna faktura - Prihod od usluga bez PDV
• Izlazna faktura - PDV obračunati

Dugme Iniciraj knjiženje PK-1 služi za formiranje inicijalnih pravila za PK-1 knjiženje. Donja tabela zatim određuje koja knjižna stavka dokumenta puni izabranu PK-1 kolonu. Na snimku je primer: Iznos fakture, predznak +, Art/Usl = Artikli, PDV = Opsta stopa.

PK-1 podešavanja ne treba menjati ako korisnik ne vodi poslovnu knjigu na taj način. Ako se koristi, proveriti sa knjigovodjom koje kolone PK-1 obrasca treba da se pune za konkretnu vrstu dokumenta.

Listić Ug.zahtevi služi samo za dodelu već definisanih ugovornih zahteva izabranoj vrsti dokumenta. U ovom listiću se ne opisuje ceo postupak definisanja ugovornih zahteva, već samo veza između zahteva i vrste dokumenta.

U tabeli se dodaje novi red, a u koloni Naziv ugovornog zahteva bira se zahtev iz padajuće liste. Tako se određuje da se taj ugovorni zahtev koristi za selektovanu vrstu dokumenta.

Ako potreban ugovorni zahtev ne postoji u listi, prema starom uputstvu dvoklik na polje Naziv ugovornog zahteva otvara prozor Ugovorni zahtevi, gde se zahtev može definisati. Taj prozor treba obraditi kao zasebnu stranu kada bude snimljen.

Listić Veze određuje iz kojih vrsta dokumenata može nastati selektovana vrsta dokumenta. Ovo je važno za tok dokumentacije, jer program pri formiranju novog dokumenta može preuzeti podatke iz prethodnog dokumenta.

Na snimku je za vrstu Faktura navedeno da može nastati iz:

• Profaktura - Profaktura (PF)
• Ponuda - Ponuda (PO)

Kada dokument nastaje iz prethodnika, program preuzima podatke iz zaglavlja i stavki prethodnog dokumenta, u skladu sa pravilima izabrane vrste dokumenta. Ovaj listić zato treba podešavati pazljivo: pogresna veza može korisniku ponuditi pogresan put formiranja dokumenta ili sakriti očekivani put.

• Tipovi dokumenata
• Osnovni podaci